Госключ: двустороннее подписание договоров в Pyrus

С помощью расширения Госключ в Pyrus можно организовать электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами, которые не являются юридическими лицами:

• индивидуальными предпринимателями;
• самозанятыми специалистами;
• обычными физическими лицами.

Это особенно удобно для тех компаний, которые часто сотрудничают с физлицами-фрилансерами, в том числе из разных городов и регионов, и заказывает услуги на стороне.

Преимущества, которые дает расширение:

• не нужно приглашать контрагентов в офис для подписания документов, отправлять к ним курьеров и просить их отправить документы обратно почтой или службой доставки;

• контрагенту можно отправить до 15-ти документов одномоментно, приложив их в одну заявку, — он сможет подписать их все в Госключе одной кнопкой;

• не нужно тратиться на бумагу и копить её в офисе в виде громоздкого и неудобного архива;

• не будет ошибок при заполнении, подписании и хранении документов;

• доступен удобный поиск в электронном архиве, который позволяет найти любой договор за пару секунд.

Что нужно, чтобы расширение работало

• Вашим контрагентм-физлицам для подписи полностью достаточно мобильного приложения Госключ в смартфоне, в котором ключ электронной подписи выпускается бесплатно при наличии учетной записи на портале Госуслуги.

• Вам, как компании, которая будут подписывать договоры, необходимо:

  • получить сертификат квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для руководителя;
  • оформить УКЭП и машиночитаемые доверенности (МЧД) сотрудникам, которые будут подписывать договоры от имени компании;
  • установить в форму согласования и подписания договоров расширение КриптоПро. Это необходимо, чтобы подписывать документы со стороны организации, поскольку в сервис Госключ можно отправить только подписанный документ.

Как происходит подписание договора

1. Ваш сотрудник заполняет заявку на подписание договора, выбирает контрагента-исполнителя, который должен его подписать, загружает файл документа и нажимает Отправить.

   Обратите внимание: загружаемый файл документа должен быть в формате PDF.

   

   Подсказка: чтобы выбирать контрагентов из выпадающего списка, заведите на каждого из них карточку с данными, используя для этого форму Pyrus. Затем добавьте в шаблон формы для согласования договоров поле типа Форма, которое будет ссылаться на форму с карточками контрагентов.

   

   Если на исполнителя еще не заведена карточка, создать ее можно прямо из формы согласования договора, нажав значок + напротив поля Карточка исполнителя.

   

   Также карточку можно открыть прямо из формы, чтобы посмотреть детали или внести изменения.

   

2. В Pyrus автоматически создается новая заявка на подписание по форме, выбранной при подключении расширения Госключ. В качестве исполнителя-подписанта в заявке будет указан ваш контрагент.

   

3. Для отправки документа контрагенту на подпись в Госключ ваш сотрудник нажимает кнопку Подписать, а затем Отправить.

   

   Подписать документ можно также, нажав кнопку вверху левой части формы.

   

   Подсказка: для одновременной отправки документов нескольким исполнителям одним кликом перейдите в реестр формы, отметьте нужные заявки, откройте вкладку Действия и нажмите Подписать.

   

4. В открывшемся окне с данными сертификата УКЭП и машиночитаемой доверенностью ваш сотрудник подписывает документ.

   

5. Когда документ подписан организацией, в заявке появляется уведомление, а также комментарий об успешной отправке документа в Госключ.

   Исполнителю уведомление придет на смартфон и на электронную почту, привязанную к Госуслугам.

6. После того, как сотрудник подписал документ в Госключе, в Pyrus приходит уведомление о подписи.

   Подсказка: посмотреть документ, отправленный организацией в Госключ, исполнитель может в своем аккаунте на портале Госуслуг. Если он не подписал документ в Госключе в течение 24 часов, задача автоматически закрывается.

7. После того, как контрагент-исполнитель подпишет документ, в заявку Pyrus будет автоматически приложен файл с подписанным документом, файл с подписью организации и файл с подписью контрагента.

   

   Также в приложенном PDF-файле с документом автоматически проставится цифровой штамп о подписании с датой и временем подписи и ФИО работника.

   

8. Вы можете проверить действительность электронной подписи. Для этого нажмите специальную иконку рядом с подписанным файлом документа в левой части экрана.

   

   Подсказка: чтобы проверять действительность подписей, сделанных в мобильном приложении Госключ, следует установить на компьютер корневой сертификат УНЭП от Госключа. Скачайте архив и следуйте инструкциям для вашей ОС.

9. Все подписанные договоры хранятся в едином реестре, где мгновенно можно найти любой документ, отфильтровав его по исполнителю, дате подписания и многим другим другими параметрам.

   Подробнее о возможностях реестра заявок по формам

Как установить расширение в форму Pyrus

• Войдите в раздел Расширения, выберите в списке доступных расширений Госключ и нажмите Подключить.

• Выберите форму, в которой будет работать расширение.

  

  Важно! Убедитесь, что к форме подключено расширение КриптоПро.

• Войдите в настройки расширения.

  

• Для обмена данными между двумя сервисами установите соответствие между информацией из внешней системы, в данном случае из сервиса Госключ, и полями формы Pyrus.

  

• Выберите этап согласования заявки по форме, на котором будет работать расширение.

  

• Активируйте расширение.

  

Как приостановить, переподключить или удалить расширение

• Чтобы приостановить двустороннее подписание кадровых документов в Pyrus, на странице настроек расширения переведите переключатель в положение Приостановлено.

• А если нужно полностью удалить расширение Госключ, там же, в настройках расширения, нажмите на значок урны.