Госключ: двустороннее подписание кадровых документов в Pyrus

С помощью расширения Госключ Кадры в Pyrus можно организовать ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО): подписывать трудовые договоры между сотрудниками и работодателями и допсоглашения к ним; а также любые иные кадровые документы.

С расширением Госключ Кадры ваша кадровая служба сможет:

• обходиться без бумажных документов и встреч с сотрудниками в офисе для их подписания;
• избегать ошибок при заполнении, подписании и хранении документов;
• использовать удобный поиск в электронном кадровом архиве, который позволяет найти любой документ за пару секунд.

Обратите внимание: согласно законодательству, на бумаге должны быть оформлены:

• приказы об увольнении;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• журналы инструктажей по охране труда.

Что нужно, чтобы расширение работало

• Вашим сотрудникам для подписи нужно только мобильное приложение Госключ в смартфоне, в котором ключ усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) выпускается бесплатно при наличии у работника учетной записи на портале Госуслуги.

• Представитель/и работодателя, которые будут подписывать кадровые документы, должны получить необходимые сертификаты подписей (УКЭП), обезличенный сертификат организации и, если нужно, доверенность.

Подробно обо всех подготовительных действиях для перехода на КЭДО

• Кадровикам мы рекомендуем воспользоваться шаблоном формы Кадровые документы со встроенным расширением КриптоПро, которое необходимо, чтобы подписывать документы со стороны работодателя.

В форме Кадровые документы есть все нужные для КЭДО поля, которые заполняются автоматически в процессе подписания документа.

• Если вы хотите, чтобы документы автоматически загружались в заявку Pyrus на подпись из 1С:ЗУП, следует подключить внешний модуль для вашей 1С.

Как происходит подписание кадрового документа

1. Кадровик входит в систему 1С:ЗУП «Сотрудники» и выбирает сотрудника, для которого нужно сформировать кадровый документ. Затем формирует документ и нажимает кнопку Отправить в Pyrus.

   

   Подсказка: вы можете загружать документы на подпись в Pyrus вручную.

2. В Pyrus автоматически создается новая заявка на подписание по форме, выбранной при подключении расширения Госключ. В качестве подписанта в заявке будет указан сотрудник, выбранный в 1С:ЗУП.

3. Кадровый специалист подписывает документ квалифицированной электронной подписью и отправляет сотруднику в Госключ.

   

   Подписать документ можно также нажав кнопку вверху левой части формы.

   Кроме того, можно подписывать сразу несколько документов одним кликом. Для этого войдите в реестр формы, отметьте нужные задачи, откройте вкладку Действия и нажмите Подписать.

   

4. Когда документ подписан организацией, в заявке появляется соответствующее уведомление, а также комментарий об успешной отправке документа в Госключ.

5. Когда сотрудник подписывает документ Госключом, в заявку Pyrus приходит уведомление об этом.

   

   Подсказка: посмотреть документ, отправленный организацией в Госключ, сотрудник может в своем аккаунте на портале Госуслуг.

   Если сотрудник не подписал документ в Госключе в течение 24 часов, документ отзывается. Если подписание необходимо, перезапустите согласование заявки, вернув ее на первый этап, либо создайте новую заявку.

6. После того, как сотрудник подпишет документ, в заявку Pyrus будет автоматически приложен файл с подписанным документом и отдельно — файл с подписью сотрудника.

   

   Также в приложенном PDF-файле с документом автоматически проставится цифровой штамп о подписании.

   

7. Вы можете проверить действительность электронной подписи. Для этого нажмите специальную иконку рядом с подписанным файлом документа в левой части экрана.

   Подсказка: чтобы проверять действительность подписей, сделанных в мобильном приложении Госключ, следует установить на компьютер корневой сертификат УНЭП от Госключа. Скачайте архив и следуйте инструкциям для вашей ОС.

8. Все подписанные кадровые документы хранятся в едином реестре, где мгновенно можно найти любой документ.

   Подробнее о возможностях реестра заявок по формам

Как установить расширение в форму Pyrus

Установка в готовый шаблон

1. Войдите в раздел Формы в левом меню.

   

2. Нажмите Создать форму в верхней панели и выберите Кадры.

   

3. Выберите шаблон Кадровые документы и нажмите Установить.

   

4. При подключении расширения в шаблон формы добавляется два поля типа Форма.

   • Карточка сотрудника. Если у вас в компании сотрудники сами заполняют форму Карточка клиента при онбординге, вы можете подключить ее к форме с расширением Госключ, указав коды полей формы.

   • Расчетный листок. Важно: чтобы организовать рассылку сотрудникам расчетных листков через форму Pyrus, необходимо прописать этот способ в корпоративном нормативном акте и знакомит всех сотрудников под подпись.

   Подробнее о настройке шаблона формы

5. Также создается справочник с перечнем 123 кадровых документов с их кодами (согласно Приказу Министерства труда РФ №578Н). При заполнении формы вам нужно будет просто выбрать нужный документ из выпадающего списка.

   

Готово! Теперь в маршрут формы для КЭДО добавится бот Госключ. Когда документ будет подписан работодателем, бот отправит его на подпись сотруднику, а затем пришлет комментарий с сообщением о том, что документ подписан второй стороной, и закроет заявку.

Установка в собственную форму

При подключении готового шаблона формы Кадровые документы расширение Госключ устанавливается в ней автоматически. Если вы используете другую форму, подключить расширение можно в её настройках.

1. Войдите в настройки выбранной формы, в списке доступных расширений выберите Госключ и нажмите Подключить.

   

2. Войдите в настройки расширения.

   

3. Для обмена данными между двумя сервисами установите соответствие между информацией из внешней системы, в данном случае из сервиса Госключ, и полями формы Pyrus.

   

4. Активируйте расширение.

Как приостановить, переподключить или удалить расширение

• Чтобы приостановить двустороннее подписание кадровых документов в Pyrus, на странице настроек расширения переведите переключатель в положение Приостановлено.

• А если нужно полностью удалить расширение Госключ КЭДО, там же, в настройках расширения, нажмите на значок урны.