Вы можете подключить до пяти почтовых адресов к одной форме Pyrus. Все письма, приходящие на эти адреса, будут автоматически попадать в Pyrus в виде заявок.
1. Для настройки интеграции войдите раздел пользователя в нижнем левом углу экрана. Выберите вкладку Расширения, а затем на странице доступных интеграций нажмите иконку Эл. почта.
2. Выберите форму Pyrus, к которой будет подключена электронная почта.
3. Сопоставьте поля формы и содержимое письма.
4. Введите адрес службы поддержки в поле Эл. почта и нажмите Далее. Приходящие на этот адрес письма будут превращаться в заявки в Pyrus.
5. Настройки подключения — адрес и порт IMAP- и SMTP-серверов — Pyrus определит автоматически. Чтобы проверить их, нажмите на ссылку Показать расширенные настройки. Если есть сомнения, обратитесь к администратору вашего почтового сервера.
Введите пароль от почтового ящика и нажмите Далее.
Если параметры верные, адрес появится в строке Эл. почта. Теперь Pyrus будет превращать в заявки все письма, приходящие на указанную почту. Если Pyrus сообщит об ошибке, проверьте, правильно ли указаны адрес электронной почты, пароль и параметры почтового сервера.
Подключить электронную почту можно и в настройках выбранной формы Pyrus. Для этого на вкладке Настройка, в строке Эл. почта нажмите Настроить, а затем действуйте так же, как и в случае использования вкладки Расширения.
Если подключаемый почтовый ящик обслуживается Google, то параметры сервера вводить не потребуется. Вместо этого вас переключат на аккаунт Google, где вы подтвердите, что доверяете Pyrus доступ, и остальная настройка будет выполнена полностью автоматически.
Подсказка: если вы управляете пользователями с помощью G Suite и хотите увеличить квоту на отправку сообщений, ваш доменный администратор может настроить ретрансляцию SMTP (маршрутизацию исходящих сообщений с другого домена) по этой подробной инструкции. При настройке службы ретрансляции SMTP используйте параметры, указанные ниже:
Вы можете привязать до пяти email-адресов к одной форме. Это удобно, если у вашей службы поддержки больше одного адреса, например один для общих вопросов, второй для вопросов, связанных с API, а третий — для вопросов о работе мобильного приложения.
Кроме того, можно настроить автоматическое распределение заявок по специалистам в зависимости от того, на какой адрес пришла заявка. Подробнее об этом читайте в разделе Автозаполнение полей типа Выбор и Справочник.
Нажмите Добавить эл. почту под уже привязанным адресом и настройте новый адрес. Все заявки будут приходить в Pyrus, неважно на какой почтовый ящик написал пользователь.
Подсказка: чтобы подключить электронную почту из пакета Microsoft Bussiness, используйте центр администрирования Microsoft 365 для проверки подлинности SMTP-сервера для определенных почтовых ящиков.
1. Откройте центр администрирования Microsoft 365 https://admin.microsoft.com/ и перейдите в раздел Пользователи > Активные пользователи.
2. Выберите пользователя и в появившемся всплывающем окне нажмите Почта.
3. В разделе Приложения электронной почтыПолужирный нажмите Управление приложениями электронной почты.
4. Проверьте настройку SMTP с аутентификацией: снято = отключено, установлено = включено.
Вы в любой момент можете приостановить создание заявок из писем, переведя переключатель напротив почтового ящика в положение Выкл.
Иногда на привязанный к форме почтовый ящик приходят внутренние уведомления и другие письма, которые не нужно переводить в заявки Pyrus. Есть два способа фильтровать такие сообщения. Очевидный — направлять их на другой почтовый адрес. Если этот вариант не подходит, настройте в почтовом ящике папку-фильтр для уведомлений. Pyrus проверяет только Входящие почтового ящика, письма из других папок не превратятся в заявки.
Настроить папки можно во всех основных почтовых клиентах — Gmail, MS Exchange, Почта Mail.ru, Яндекс.Почта.
Иногда клиенты пишут в старую заявку по другой теме. Например, человек обращался, потому что не получалось оплатить заказ, а спустя неделю решил уточнить условия обслуживания и написал в ответ на старую переписку со службой поддержки. Но тема новая, и для статистики лучше, чтобы это была отдельная заявка. Можно задать условие для создания новой заявки.
Предположим, у вас есть несколько почтовых адресов и по техническим вопросам обычно пишут на support@example.com. Чтобы сразу идентифицировать такие обращения, настройте автозаполнение поля Тип заявки для писем, полученных с этого адреса. Кстати, все заявки по техническим вопросам сразу можно будет переводить на технического специалиста.
Чтобы настроить автозаполнение, откройте вкладку Настройка в форме. В блоке Интеграции нажмите на Эл. почта.
На вкладке Адреса кликните по адресу электронной почты, для которого нужно настроить автозаполнение.
В блоке Автоматически изменить поля нажмите Добавить поле и выберите поле заявки и значение, которое Pyrus заполнит автоматически. В нашем примере это Тип заявки — Технический вопрос.
Такое автозаполнение можно настроить для полей типа Справочник и Выбор.
Если вы пользуетесь статусами заявок, настройте обновление статуса при ответе по электронной почте. Предположим, специалист задал клиенту уточняющий вопрос и перевёл заявку в статус «Запрос информации». Как только клиент ответит, Pyrus автоматически переведёт заявку в статус «В работе».
Чтобы настроить автообновление статуса при ответе по электронной почте, откройте настройку формы и на вкладке Адреса кликните по адресу электронной почты, на которую пишут клиенты:
В блоке Автоматически изменить поля добавьте статус, который Pyrus назначит при получении ответа через электронную почту.
Бывает, что у привязанного почтового ящика изменили пароль. В такой ситуации Pyrus прекратит переводить письма из него в заявки. Если у вас есть такие формы, в левом меню рядом с пунктом Формы вы увидите цифру в красном кружке.
Рядом с формой, в которой нужно переподключить почтовый ящик, вы тоже увидите предупреждающую иконку.
Чтобы обработка писем возобновилась, обновите подключение к электронному ящику.