Справка

Работа в России: электронный кадровый документооборот

Подключите интеграцию с сервисом «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД) на портале Работа в России и удобно организуйте кадровый электронный документооборот у себя в компании. Без миграции бумаг в офисе и тяжелых архивов.

ЭКД на портале Работа в России позволяет подписывать электронной подписью документы, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем. Вы сможете прямо из Пайруса отправлять документы на подпись сотрудникам и получать информацию о статусе подписания.

Как всё происходит

  1. Сотрудник, которому нужно согласовать и отправить на подпись документ другому сотруднику, заполняет форму в Pyrus, указывает подписанта, его СНИЛС и прикрепляет подписанный работодателем документ и отдельно – файл с электронной подписью к нему.

  2. Как только задача создана, данные из полей и приложенные документы отправляются на портал Работа в России, а в комментарий в задачу приходит ссылка на документ, который нужно подписать.

  3. Сотрудник-подписант проходит по ссылке, авторизуется в личном кабинете на портале Работа в России и подписывает документ электронной подписью.

    Сразу после этого в задачу приходит комментарий о том, что документ подписан.

Важно: подписываемый документ должен иметь формат PDF/A. Для преобразования файла в этот формат можно воспользоваться программой Adobe Acrobat или другим подходящим сервисом.

Подписать PDF-документ электронной цифровой подписью можно с помощью сервиса СБИС, программы КриптоПРО или иных сервисов.

Документ, подписанный ЭЦП, скачайте в виде архива, в котором должен находиться исходный документ (PDF) и отдельно — подпись к нему в формате sig или sgn.

Рассказываем по шагам, как подключить электронный кадровый документооборот в компании.

Подключаемся к ЭКД на портале Работа в России

  1. Зарегистрируйте организацию на портале Гослуслуги.

  2. Заполните и отправьте заявку на подключение к ЭКД по адресу по форме предоставления доступа на адрес электронной почты: ekd_access@rostrud.ru.

  3. Посетите видеоконференцию, организованную Рострудом и посвященную ЭКД.

  4. После одобрения заявки оформите доступ к сервису ЭКД на портале «Работа в России».

  5. Пригласите сотрудников присоединиться к вашей организации на портале «Работа в России».

Подсказка: к сервису ЭКД можно подключить не более 50 работников от каждой организации.

Готовим форму Pyrus

  1. В левом меню открываем раздел Формы.

  2. Нажимаем Создать форму.

    Выбираем Без шаблона.

  3. Открываем шаблон формы и добавляем обязательные поля:

    Сотрудник — коллега, которому направляется документ на подпись (поле типа Контакт);

    Вид документа — перечень стандартных кадровых документов (поле типа Справочник);

    СНИЛС — поле типа Текст, в которое вносится СНИЛС сотрудника для идентификации его на портале Госуслуги;

    Документы для подписи — поле типа Файл, куда добавляется сам документ (файл в формате PDF) и открепленная подпись к документу (файл в формате sig или sgn).

    Сохраняем изменения. Форма готова.

Подсказка: мы рекомендуем наполнить справочник Вид документа перечнем документов, которые обычно подписывают сотрудники вашей компании. Ниже представлен список наиболее востребованных кадровых документов:

  • График отпусков;

  • Договор о полной индивидуальной материальной ответственности;

  • Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности

  • Дополнительное соглашение к трудовому договору;

  • Запись журнала регистрации вводного инструктажа;

  • Запись журнала регистрации первичного инструктажа на рабочем месте;

  • Запрос согласия работника на направление в служебную командировку с одновременным уведомлением о праве отказаться;

  • Направление на предварительный медицинский осмотр.

  • Положение о хранении и использовании персональных данных работников;

  • Правила внутреннего трудового распорядка;

  • Предложение другой работы при приостановлении специального права;

  • Предложение работнику другой работы при его увольнении в связи с сокращением численности или штата организации;

  • Предложение работнику о выполнении дополнительной работы;

  • Предложение работнику о переводе на другую работу по медицинским показаниям;

  • Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

  • Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

  • Приказ (распоряжение) о приеме на работу;

  • Приказ (распоряжение) о проведении специальной оценки условий труда и формировании комиссии по ее проведению;

  • Приказ (распоряжение) о снятии дисциплинарного взыскания

  • Согласие на обработку персональных данных;

  • Соглашение о дополнительном профессиональном образовании;

  • Соглашение о расторжении трудового договора;

  • Уведомление о расторжении трудового договора в связи с ликвидацией или сокращением численности или штата;

  • Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора с предложением работнику другой работы;

  • Уведомление работника о выплате задержанной заработной платы;

  • Уведомление работника о начале отпуска;

  • Уведомление работника о привлечении к сверхурочной работе и о праве отказа от такой работы (право на отказ от сверхурочной работы);

  • Ученический договор;

  • Электронный трудовой договор.

Подробнее о настройке шаблона формы

Подключаем расширение Работа в России в Pyrus

  1. Войдите в раздел настроек пользователя в левом нижнем углу экрана. Нажмите Расширения.

  2. Выберите Работа в России из списка доступных расширений.

  3. На открывшейся странице нажмите кнопку Установить под иконкой расширения.

  4. Выберите нужную форму из списка. Нажмите кнопку Установить.

  5. Укажите ваши идентификатор пользователя, логин, пароль на портале Работа в России и нажмите Подключить аккаунт.

  6. Войдите в настройки формы.

    Укажите, из каких полей формы будут передаваться данные на портал Работа в России и нажмите Сохранить.

  7. Нажмите кнопку Активировать.

Приостановка работы расширения

Чтобы приостановить отправку документов на портал Работа в России войдите на страницу расширения и нажмите Приостановить.

Чтобы полностью отключить расширение на той же странице нажмите Отключить.

Была ли эта статья полезной?