Статусы заявок
На одном этапе заявка может быть в разных состояниях. Чтобы их отслеживать, удобно использовать статусы, например в работе отдела продаж или HR-службы. Допустим, процесс продаж компании организован по форме Сделки. Когда менеджер выходит на возможного клиента, он заводит заявку на новую сделку и сразу переводит потенциального клиент в статус Лид и начинает работу по нему.
Когда состоялся первичный контакт с лидом, менеджер устанавливает в заявке новый статус, соответствующий положению дел, и так до завершения процесса — успешной продажи или отказа клиента сделать покупку.
Задать статусы можно в редакторе маршрута заявки. Войдите в раздел Настройка в шаблоне формы и нажмите Добавить статус.
Откроется Редактор маршрута. Здесь можно отредактировать названия статусов, удалить или добавить новые.
Подсказка: добавить новый статус можно также на канбан-доске. 
Автоматическая смена статусов
В редакторе маршрута можно задать условие, чтобы при наступлении определенного события статус выставлялся автоматически.
Это удобно, чтобы отслеживать стадии выполнения заявок в зависимости от статуса на доске-канбан.
Вы можете установить автоматическую смену статуса в следующих ситуациях.
При создании новой заявки: например, при появлении перспективы продажи новому клиенту, заявка получила бы статус Лид.
При переходе заявки на определенный этап: например, если вы ведете найм сотрудников в Pyrus, удобно задать автоматическую смену статуса кандидата — от первого контакта до оффера или отказа.
При отправке сообщения клиенту и при получении ответа от него в мессенджерах, чатах или по электронной почте: удобно для оптимизации работы службы поддержки клиентов. Так, при отправке сообщения клиенту, в обращении от него установится статус, например, Ожидание, и оператор сможет работать над другими заявками, пока статус текущей автоматически не сменится на Ответ получен.
При завершении задачи вручную: иногда сотрудник вручную закрывает заявку в момент, когда в ней автоматически устанавливается статус при наступлении следующих условий.
Можно установить правило, чтобы статус заявки в этом случае сразу же автоматически менялся на Завершено или Выполнено.
Подсказка: в Pyrus можно настроить автоматическую отправку уведомления клиенту/кандидату при смене статуса заявки.
Канбан-доска: карточки по статусам заявок
Отслеживать стадии выполнения заявок в зависимости от установленного статуса удобно на доске-канбан: Карточки-канбан соответствуют стадиям выполнения работы. Их располагают слева направо, от начальной стадии (появления перспективного потенциального клиента) к завершающей (продажи клиенту продукта или услуги). Доска дает мгновенное и наглядное представление о том, на какой стадии находится сделка: сколько новых потенциальных клиентов в разработке, с кем ведутся переговоры, кому уже выслано коммерческое предложение, с кем заключен контракт и кто уже заплатил по нему.
Доска даёт мгновенное и наглядное представление о том, какова ситуация с обработкой заявок в целом: сколько в работе, в ожидании или выполнены.
Чтобы открыть канбан-доску по статусам, откройте нужную форму и в верхней панели нажмите Доска.
Открыть канбан можно и из текущей заявки: откройте её и в разделе Действия выберите Доска.
Если вы не установили статус в заявке, она автоматически попадает с столбец Не выбрано.
Присвоить заявке статус или изменить его можно прямо на Доске. Просто перетащите заявку в нужный столбец.
Здесь же можно создать задачу с изначально установленным статусом. Для этого наведите курсор на шапку нужного столбца нажмите значок +.
Откроется пустая заявка с уже проставленным статусом.
Чтобы переименовать статус, удалить его или выбрать цвет столбца, нажмите на три точки в его шапке и выберите нужную опцию.
Карточки можно отфильтровать по сотрудникам, ответственным за выполнение заявок. Для этого нажмите на значок воронки в левой части экрана и выберите нужных коллег.
Чтобы сделать канбан доску более наглядной, можно вывести на каждую карточку дополнительную информацию, например, сумму сделки и название компании.
Для этого нужно, чтобы значения этих полей формы отображались в заголовке заявок.
Войдите в шаблон формы и установите такой правило в настройках нужных полей. Нажмите Сохранить.
Подсказка: если в вашей форме несколько полей типа Деньги, в канбан попадет то из них, на основании которого строится отчет в Сводке.