workflow:printed-form

Печатные шаблоны

Договоры, счета, акты и другие типовые документы часто нужны в печатном виде. Их можно легко распечатывать из форм Pyrus с помощью печатных шаблонов. Все данные, которые вы вводите в форму, — реквизиты клиента, перечень услуг, даты — автоматически попадают в печатную версию документа. Это удобно: вы не переносите данные вручную и не тратите время на поиск нужного шаблона счёта или договора. Например:

  • посетитель заполняет на вашем сайте внешнюю форму — заявку на кредит. Менеджер получает заявку в виде задачи Pyrus и распечатывает заполненную анкету для подписания прямо из задачи;
  • менеджер общается с потенциальным клиентом и вносит его реквизиты в форму личной карточки. Когда пора заключать договор, менеджер распечатывает документ в один клик: данные клиента уже в нужных полях договора;
  • клиент делает заказ, менеджер заполняет форму заказа в Pyrus и отсюда же распечатывает готовый счет на оплату.

Добавление печатного шаблона документа

Настройка печатного шаблона в Pyrus делается один раз и занимает несколько минут. Вам понадобятся шаблон документа — файл .docx или .xlsx — и соответствующая форма в Pyrus.

Для примера мы создали шаблон договора на оказание услуг и форму Договор на оказание услуг. Цель — получать прямо из заполненной формы готовый договор — с датами, суммами и реквизитами клиента. Чтобы добавить шаблон:

  1. Укажите в соответствующих частях документа переменные вида ${Название поля}. На рисунке ниже подсвечены такие переменные. Если в форме есть поле типа Справочник и нужно, чтобы его значение тоже выгрузилось в печатный шаблон, переменная будет иметь вид ${Название справочника:1}, где 1 — номер колонки справочника, в которой располагается выбранный элемент. Например, в форме учёта рабочего времени есть поле типа Справочник, где работники указывают объект, на котором работали. Они выбирают его из многоколоночного справочника объектов. Чтобы на печати отобразился нужный объект, добавим в печатный шаблон переменную ${Название справочника:2}. Теперь в бумажном документе всегда будет отображаться указанный в форме адрес из второй колонки справочника, например Дубовая, 1.
  2. Зайдите в настройку формы. В разделе Печатные шаблоны нажмите Загрузить шаблон и выберите документ, в который вы добавили переменные. Нажмите Сохранить.
  3. Откройте редактор формы — для этого нажмите Изменить шаблон — и убедитесь, что все поля, которые вы указали в виде переменных, есть в шаблоне формы, и что их названия совпадают с названиями ваших переменных. Если это не так, отредактируйте либо шаблон договора, либо шаблон формы. Подробнее о редакторе шаблона.
    Важно: названия полей внутри одного шаблона не должны повторяться.
  4. Сохраните шаблон формы. Печатная форма договора готова.

Использование печатного шаблона

Теперь вы можете сохранять в PDF-формате каждую форму, созданную по этому шаблону. Для этого на странице заполненной формы нажмите значок принтера в правом верхнем углу.

Вы получите правильно оформленный договор, который можно распечатать или переслать. Если вы хотите внести изменения в документ перед печатью, сохраните его в исходном формате — .docx или .xlsx.

Подсказка: вы можете добавить в одну форму несколько печатных шаблонов — анкету, договор, счет — и пользоваться ими по ситуации.

Если печатный шаблон устарел и его нужно обновить, скачайте текущую версию шаблона из Pyrus и отредактируйте её.

Рядом с названием шаблона нажмите значок корзины, чтобы удалить предыдущую версию, и загрузите отредактированный шаблон.

Полезные приёмы

  • Используйте формулы MS Excel в шаблоне документа, чтобы делать вычисления в его печатной версии. Так можно автоматически получать, например, количество отпускных дней. Чтобы получить количество отпускных дней, мы вычли из даты окончания отпуска дату его начала. В печатном документе результат этого вычитания отображается автоматически: Чтобы получить такой результат на печати, мы разместили переменные ${Дата начала} и ${Дата окончания} в пустых ячейках J23 и AW23, а в ячейке AW22 указали формулу вычитания, которая рассчитывает дни отпуска:
     = AW23-J23 

    Нам нужно, чтобы на печати дата начала и дата окончания отпуска появились после слов «с» и «по», поэтому мы указали в соответствующих ячейках функции Excel =ДЕНЬ(J23), =МЕСЯЦ(J23), =ГОД(J23) и =ДЕНЬ(AW23), =МЕСЯЦ(AW23), =ГОД(AW23). Текст переменных ${Дата начала} и ${Дата окончания} мы сделали таким же, как цвет фона, чтобы они не отображались в печатном документе. В тех же целях мы уменьшили ширину строки.

  • Убедитесь, что формат ячеек MS Excel в печатном шаблоне совпадает с типом полей в шаблоне формы. Для дат указывайте формат ячейки Дата, для денег — формат Денежный. Это нужно для того, чтобы данные из формы передавались в печатный шаблон корректно и чтобы формулы MS Excel работали правильно.
  • В шаблонах на основе таблиц Excel каждая переменная должна занимать отдельную ячейку, без пробелов и других символов до и после названия переменной. Это необходимо для правильной подстановки данных из формы. На рисунке выше ${Дата начала} и ${Дата окончания} занимают отдельные ячейки J23 и AW23.
  • Если документ построен так, что несколько полей все-таки должны располагаться в одной ячейке, сначала занесите эти поля в разные ячейки, а затем объедините их в той строке, в которой они должны отображаться на печати. В примере ниже мы объединили исходные ячейки с помощью формулы:
     = "Счет на оплату № "&B5&" от "&D5 

    Нам нужно, чтобы в печатном документе отобразилась только верхняя строчка, в которой содержатся объединённые поля: именно в неё попадут данные из формы. Чтобы текст из строки 5 не попал в финальный документ, сделайте его таким же по цвету, как фон таблицы. В тех же целях можно уменьшить высоту строки.

  • Введённые в форму данные можно использовать в шаблоне Excel при постановке условий. Например, пользователь заполняет анкету онлайн и ставит галочку «Зарплатный клиент». Чтобы галка появилась в печатной версии анкеты, добавляем формулу с условием:
    =ЕСЛИ(C2="Да";V)

    После этого цвет текста в ячейке C2 можно сделать белым, чтобы она не отображалась при печати.

  • В печатную версию документа можно передать изображение из формы: логотип, QR-код, скан документа. Для этого добавьте в шаблон документа переменную ${Файлы:PreviewFirst}.
    Важно: ячейка не увеличивается автоматически. Заранее увеличьте ее размер в шаблоне документа, чтобы картинка поместилась.

Вместо этой переменной в версии документа для печати вы увидите изображение первого приложенного к форме файла.

Была ли эта статья полезной?

Да, спасибо! Нет, остался вопрос