Подпроцессы
Если у вас в компании есть бизнес-процесс, в котором часть этапов сами по себе самостоятельные бизнес-процессы, выполнять такие этапы можно в отдельной форме-подпроцессе.
Подпроцесс — это подзадача, которая автоматически создаётся в основной задаче по форме и на определенном этапе её маршрута.
В подпроцесс из основной формы автоматически переносятся данные, необходимые для выполнения этапа, а результаты его выполнения — автоматически появляются в форме основного бизнес-процесса.
Например, в задаче по форме Закупка оргтехники финансовый директор согласовал сумму – ноутбук для нового сотрудника можно покупать.
После этого автоматически создаётся подзадача на оплату, о которой специальный бот сообщает в комментарии.
В неё автоматически загружается наименование товара и согласованная сумма.
Когда бухгалтер оплатит счет и закроет подзадачу, информация об этом уйдет в основную задачу, и она автоматически перейдёт на следующий этап.
Подсказка: чтобы продолжать работу в основной задаче, не обязательно ждать завершения подпроцесса. Для этого в настройках подпроцесса необходимо установить соответствующую галочку.
Здесь же можно указать, что вы хотите продолжить работу в подпроцессе после того, как основная задача завершена.
Подключаем Подпроцессы
В редакторе маршрута формы выберите этап, на котором должна автоматически создаваться подзадача, и включите функцию Подпроцессы.
Выберите форму, в которой будет создаваться подпроцесс.
Важно: убедитесь, что в форме подпроцесса задана маршрутизация, чтобы задачи попали к ответственному во входящие.
Нажмите кнопку Настроить под строкой с названием этапа.
В обеих формах укажите поля, между которыми будет происходить обмен.
Подсказка: в блоке, где устанавливается обмен данными между формами, слева всегда располагается форма-подпроцесс, а справа — основная форма. Стрелки между ним указывают, из какой формы в какую передается информация из поля. Их направление можно менять кликом.
Если в основной форме и форме подпроцесса совпадают u_коды полей, то соответствие между ними установится автоматически. Вы можете удалить его вручную на странице настроек подпроцесса.
Подсказка: u_код — идентификатор поля, который можно указать в блоке настройки свойств поля в редакторе шаблона формы. Подробнее о типах полей формы
Здесь же, внизу страницы настроек, укажите условия, при которых:
- основная задача будет переходить на следующий этап;
- подзадача будет завершаться.
Обратите внимание: если основную задачу возвращают на этап с подпроцессами, которые к этому моменту уже завершены, они будут созданы заново.
Сохраните изменения.
Теперь при согласовании заявки на закупку оборудования будет автоматически формироваться заявка на оплату с нужным товаром и суммой.
Отображается задача-подпроцесс в правой панели основной заявки — там же, где и обычные подзадачи.
Один этап – несколько подпроцессов
На этапе согласования заявки по форме можно автоматически создавать несколько подпроцессов. Допустим вам нужно согласовать программу партнерской конференции, в рамках которой планируется серия докладов-презентаций.
Один из этапов этого процесса – согласование содержания и тайминга докладов. Обсуждать детали каждого выступления в одной задаче неудобно и неэффективно. Поэтому имеет смысл создать этап в основной задаче, на котором будут автоматически создаваться несколько подпроцессов – по числу докладов.
Для этого в основной форме нужно создать поле типа Таблица и под ним разместить поля, куда при заполнении будут вноситься темы и детали докладов.
Затем создаем форму-подпроцесс с нетабличными полями, которые соответствуют полям таблицы в основной форме.
В маршрутизации основной формы указываем этап, на котором будут создаваться подпроцессы, и в настройках подпроцесса настраиваем обмен данными между основной формой и формой подпроцесса.
Теперь на этапе согласования докладов конференции для всех выступлений, указанных в основной задаче, будет создаваться задача-подпроцесс по числу строк в таблице.
Каждый доклад будет согласовываться в отдельной подзадаче, а результаты согласования переноситься в основную задачу. Например, если доклад согласован в подпроцессе, информация об этом появится в подзадаче.
Обратите внимание: если после настройки соответствия полей изменить свойство поля в форме подпроцесса, например, сделать однострочное поле типа Текст многострочным, значения таких полей в основную форму переданы не будут.
Когда все доклады будут согласованы и подзадачи по ним завершены, основная задача перейдет на следующий этап, если вы не указали в настройках подпроцесса, что переход возможен до того, как все подзадачи завершены.
Если вы удалите доклад (строчку из таблицы) на этапе создания подпроцессов в основной задаче, соответствующий этой строке подпроцесс будет автоматически завершен. Если, наоборот, впишете в таблицу новый доклад, на его основе будет создан новый подпроцесс.
Обратите внимание: если в таблицу в основной форме добавлена новая строка, то задача подпроцесса будет создана для нее только на этапе подпроцесса. При этом значения существующих полей в незавершенных задачах подпроцесса обновляются вне зависимости от этапа, на котором находится основная задача.
Константа: как работает поле с неизменным значением
При настройке соотвествия для полей типа Текст, Галочка, Число и Деньги можно задать константу. Это фиксированное значение, которое остаётся неизменным при любых изменениях значений поля в основной форме.
Например, у вас есть процесс разработки видеоконтента для маркетинговых мероприятий, который включает в себя написание несколько этапов:
- написание сценария;
- создание видео;
- озвучивание.
Для ближайшей конференции нужно изготовить 5 видеороликов, а значит на каждом из трех этапов процесса нужны свои подпроцессы – по числу роликов. Также вам важно собрать в основной задаче все данные по трудозатратам на каждом этапе по всем роликам, чтобы оценить их в комплексе.
Для этого в редакторе основной формы нужно создать три этапа с подпроцессами: согласование сценария, согласования видео и согласование озвучки.
При настройке соответствия полей в каждом подпроцессе укажите, что в задачу-подпроцесс будет передаваться константное значение для поля Тип работ – свое для каждого подпроцесса.
Теперь, после того, как список роликов будет утвержден в основной задаче, на трех следующих этапах последовательно будут созданы подзадачи для согласования каждого типа работ по каждому ролику.
После того, как все производственные этапы будут выполнены, подпроцессы завершатся, и данные по всем трудозатратам на них окажутся в основной задаче.
