В Pyrus вы можете не только работать над отдельными задачами, но и вести типовые бизнес-процессы: согласовывать платежи и договоры, обрабатывать клиентские заявки, отслеживать поток соискателей, получать от сотрудников отчеты.

Когда коллеги подключаются к какому-то сценарию работы, Pyrus берет рутину на себя и следит, чтобы все шло по плану. Заявки попадают к нужным согласующим и всем видно их статус, бухгалтерия точно знает, когда и какой счет оплачивать, а менеджеры клиентского отдела сразу же получают обращения клиентов.

Любой процесс начинается с заполнения формы. Это может быть заявка на оплату счета или на отпуск, заявка от клиента, запрос доступа к служебной информации. Шаблон формы определяет, с какими данными будут иметь дело коллеги: список поставщиков, скан договора, контакты клиента или что-то другое.

После заполнения заявка появляется у участника первого этапа как задача во Входящих. За то, что происходит с задачей дальше, отвечает маршрут бизнес-процесса. Маршруты определяют, к кому и при каких условиях попадают задачи.

Согласование платежей, как в этом примере, — частое применение форм. После заполнения такой формы заявка попадет к первому согласующему — руководителю. Он увидит её у себя во Входящих.

Если его реакции ожидает несколько заявок на согласование платежа, Pyrus объединит их в группу вида {Название формы: название этапа (количество заявок)}, например Согласование платежа: Руководитель (2). Нажмите на название группы: откроется список ожидающих согласования заявок, каждую из которых нужно просмотреть и утвердить отдельно.

Заявки группируются только во Входящих и только если находятся на одном этапе согласования, например на первом, как показано выше.

Когда руководитель согласует заявку, она не отправится дальше, пока не пройдет все этапы, включая оплату и учет. Оформивший заявку сотрудник видит текущую ситуацию и может обсуждать детали, как в обычной задаче.

Согласующий может передать заявку на следующий этап с одной из трёх пометок: Утвердить, Прочитано или Отклонить.

Выбрав одну из них, согласующий лишь показывает своё отношение к вопросу: заявка в любом случае отправится на следующий этап, даже если он выбрал Отклонить.

Начиная со второго этапа, вы можете вернуть заявку на любой из предыдущих этапов. Это понадобится, если один из согласующих до вас забыл прикрепить обязательные документы или когда финансовый директор решил не утверждать платёж, так как он превышает лимит по бюджету.

Pyrus хранит историю по всем бизнес-процессам в реестре. В любой момент можно посмотреть, кто, что и когда изменил, написал или утвердил.

Откройте Формы в левом меню. Найдите нужный бизнес-процесс и нажмите на него.

Заполните доступные поля и нажмите Отправить, чтобы создать задачу и запустить сценарий.

После сохранения заполненная форма отправляется к первому участнику процесса. Вы всегда сможете найти ее с помощью функции поиска, в списке Задачи или в реестре форм.

• Маршрут, по которому задача двигается в бизнес-процессе, может зависеть от данных в задаче и объединять сотрудников, отделы, подразделения. Вы можете менять этапы и добавлять свои условия в маршрутизацию. Подробнее об этом читайте в статье Редактор маршрутов.

• Если что-то поменялось во время работы, отразите это в Pyrus: изменяйте название, описание бизнес-процесса и состав его участников в конфигураторе процессов. Меняйте поля в форме, удаляйте или добавляйте новые поля с помощью редактора шаблонов.

• Оценивайте эффективность бизнес-процесса на панели отчетов, используйте фильтры и массово согласовывайте или отправляйте в архив заявки в реестре процессов.