В Pyrus вы можете не только работать над отдельными задачами, но и вести типовые бизнес-процессы: согласовывать платежи и договоры, обрабатывать клиентские заявки, отслеживать поток соискателей, получать от сотрудников отчеты.

Когда коллеги подключаются к какому-то сценарию работы, Pyrus берет рутину на себя и следит, чтобы все шло по плану. Заявки попадают к нужным согласующим и всем видно их статус, бухгалтерия точно знает, когда и какой счет оплачивать, а менеджеры клиентского отдела сразу же получают обращения клиентов.

Любой процесс начинается с заполнения формы. Это может быть заявка на оплату счета или на отпуск, заявка от клиента, запрос доступа к служебной информации. Шаблон формы определяет, с какими данными будут иметь дело коллеги: список поставщиков, скан договора, контакты клиента или что-то другое.

После заполнения заявка появляется у участника первого этапа как задача во Входящих. За то, что происходит с задачей дальше, отвечает маршрут бизнес-процесса. Маршруты определяют, к кому и при каких условиях попадают задачи.

Согласование платежей, как в этом примере, — частое применение форм. После заполнения такой формы заявка попадет к первому согласующему — руководителю. Он увидит её у себя во Входящих.

Если его реакции ожидает несколько заявок на согласование платежа, Pyrus объединит их в группу вида {Название формы: название этапа (количество заявок)}, например Согласование платежа: Руководитель (2). Нажмите на название группы: откроется список ожидающих согласования заявок, каждую из которых нужно просмотреть и утвердить отдельно.

Заявки группируются только во Входящих и только если находятся на одном этапе согласования. Например, на первом, как показано выше.

Когда руководитель согласует заявку, она не отправится дальше, пока не пройдет все этапы, включая оплату и учет. Оформивший заявку сотрудник видит текущую ситуацию и может обсуждать детали, как в обычной задаче.

Согласующий может передать заявку на следующий этап с одной из трёх пометок: Утвердить, Прочитано или Против.

Выбрав одну из них, согласующий лишь показывает своё отношение к вопросу: заявка в любом случае отправится на следующий этап, даже если он выбрал Против.

Отменить свое решение согласующий может здесь же, в блоке ввода комментария.

Решения, которые отправили согласующие, также видны в правом меню в блоке Участники. Нажав на иконку рядом со своим именем, вы отмените отправленное решение.

Если нужно перезапросить решение у коллеги, нажмите на иконку со статусом рядом с именем участника.

Pyrus хранит историю по всем бизнес-процессам в реестре. В любой момент можно посмотреть, кто, что и когда изменил, написал или утвердил.

Откройте Формы в левом меню. Найдите нужный бизнес-процесс и нажмите на него.

Заполните доступные поля и нажмите Отправить, чтобы создать задачу и запустить сценарий.

После сохранения заполненная форма отправляется к первому участнику процесса. Вы всегда сможете найти ее с помощью функции поиска, в списке Задачи или в реестре форм.

• Маршрут, по которому задача двигается в бизнес-процессе, может зависеть от данных в задаче и объединять сотрудников, отделы, подразделения. Вы можете менять этапы и добавлять свои условия в маршрутизацию. Подробнее об этом читайте в статье Редактор маршрутов.

• Если что-то поменялось во время работы, отразите это в Pyrus: изменяйте название, описание бизнес-процесса и состав его участников в конфигураторе процессов. Меняйте поля в форме, удаляйте или добавляйте новые поля с помощью редактора шаблонов.

• Оценивайте эффективность бизнес-процесса на панели отчетов, используйте фильтры и массово согласовывайте или отправляйте в архив заявки в реестре процессов.