Быстрый старт
В Pyrus вы можете не только работать над отдельными задачами, но и вести типовые бизнес-процессы: согласовывать платежи и договоры, обрабатывать клиентские заявки, отслеживать поток соискателей, получать от сотрудников отчеты.
Когда коллеги подключаются к какому-то сценарию работы, Pyrus берет рутину на себя и следит, чтобы все шло по плану. Заявки попадают к нужным согласующим и всем видно их статус, бухгалтерия точно знает, когда и какой счет оплачивать, а менеджеры клиентского отдела сразу же получают обращения клиентов.
Подсказка: для удобства можно использовать готовые шаблоны заявок Pyrus для типовых процессов в компании в кадровом учёте, рекрутинге, бухгалтерии, продажах, обработке клиентских обращений и т.д. В готовых формах есть все необходимые поля, при этом вы можете дополнять, совершенствовать и подгонять их под уникальные потребности вашей организации.
Как это работает
Любой процесс начинается с заполнения формы. Это может быть заявка на оплату счета или на отпуск, заявка от клиента, запрос доступа к служебной информации. Шаблон формы определяет, с какими данными будут иметь дело коллеги: список поставщиков, скан договора, контакты клиента или что-то другое.
Подсказка: Если вы начали заполнять заявку по форме, но отвлеклись на другую задачу, все внесенные данные сохранятся, и вы сможете закончить заполнение, когда будет удобно.
После заполнения заявка появляется у участника первого этапа как задача во Входящих.
За то, что происходит с задачей дальше, отвечает маршрут бизнес-процесса. Маршруты определяют, к кому и при каких условиях попадают задачи.
Согласование платежей, как в этом примере, — частое применение форм. После заполнения такой формы заявка попадет к первому согласующему — руководителю. Он увидит её у себя во Входящих.
Подсказка: чтобы разбить поток задач на блоки и ускорить их обработку, заявки можно объединить во Входящих в отдельные папки. Панель настройки открывается в правой верхней части экрана.
Заявки группируются так.
- По одной форме. Удобно, когда вам нужно комплексно контролировать ход процесса.
- По этапу, на котором они находятся. Если вы участвуете в нескольких процессах на этапах с разной приоритетностью, то такая группировка не позволит важной заявке раствориться в потоке Входящих.
- По роли (группе взаимозаменяемых сотрудников), которая с ними работает. Когда вы выполняете несколько ролей в разных процессах, такая группировка поможет отделить заявки с более высоким приоритетом.
- По одной форме, одному этапу и одной роли (подойдет тем, кто участвует в многоэтапном бизнес-процессе сразу на нескольких стадиях и в нескольких ролях).
Если группировка задач для вас пока не актуальна, просто отключите ее в настройках.
Когда руководитель согласует заявку, она отправится дальше, чтобы пройти все этапы, включая оплату и учет. Оформивший заявку сотрудник видит текущую ситуацию и может обсуждать детали, как в обычной задаче.
Согласующий может передать заявку на следующий этап с одной из трёх пометок: Утвердить, Прочитано или Против.
Выбрав одну из них, согласующий лишь показывает своё отношение к вопросу: заявка в любом случае отправится на следующий этап, даже если он выбрал Против.
Отменить свое решение согласующий может здесь же, в блоке ввода комментария.
Решения, которые отправили согласующие, также видны в правом меню в блоке Согласующие. Нажав на иконку рядом со своим именем, вы отмените отправленное решение.
Если нужно перезапросить решение у коллеги, в правой части экрана нажмите на иконку со статусом рядом с его именем в списке согласующих.
В этом случае заявка автоматически вернется обратно на этап, который коллега уже согласовал.
Чтобы перезапросить все имеющиеся согласования, нажмите на значок с вопросом справа от списка согласующих.
Подсказка: добавить согласующих в заявку можно не заходя в настройки формы. Для этого нажмите плюсик напротив списка участников задачи и выберите нужного коллегу. Следует помнить, что эти изменения будут действительны только для этой конкретной заявки по форме. Чтобы новые согласующие или наблюдатели присутствовали во всех заявках по данной форме, следует добавить их в настройках.
Pyrus хранит историю по всем бизнес-процессам в реестре. В любой момент можно посмотреть, кто, что и когда изменил, написал или утвердил.
Обратите внимание: в настройках формы можно установить условие, что завершить, переоткрыть и удалить задачу может только Администратор формы, по которой она создана. 
Пример: заполняем заявку на платеж
Откройте Формы в левом меню. Найдите нужный бизнес-процесс и нажмите на него.
Заполните доступные поля и нажмите Отправить, чтобы создать задачу и запустить сценарий.
Подсказка: нажмите Отправить и новая, чтобы сохранить текущую форму и сразу же заполнить еще одну.
После сохранения заполненная форма отправляется к первому участнику процесса. Вы всегда сможете найти ее с помощью функции поиска, в списке Задачи или в реестре форм.
Что дальше
Маршрут, по которому задача двигается в бизнес-процессе, может зависеть от данных в задаче и объединять сотрудников, отделы, подразделения. Вы можете менять этапы и добавлять свои условия в маршрутизацию. Подробнее об этом читайте в статье Редактор маршрутов.
Если что-то поменялось во время работы, отразите это в Pyrus: изменяйте название, описание бизнес-процесса и состав его участников в конфигураторе процессов. Меняйте поля в форме, удаляйте или добавляйте новые поля с помощью редактора шаблонов.
Оценивайте эффективность бизнес-процесса на панели отчетов, используйте фильтры и массово согласовывайте или отправляйте в архив заявки в реестре процессов.