СправкаСодержание
Быстрый старт
В Pyrus вы можете не только работать над отдельными задачами, но и вести типовые бизнес-процессы: согласовывать платежи и договоры, обрабатывать клиентские заявки, отслеживать поток соискателей, получать от сотрудников отчеты.
Когда коллеги подключаются к какому-то сценарию работы, Pyrus берет рутину на себя и следит, чтобы все шло по плану. Заявки попадают к нужным согласующим и всем видно их статус, бухгалтерия точно знает, когда и какой счет оплачивать, а менеджеры клиентского отдела сразу же получают обращения клиентов.
Подсказка: для удобства можно использовать готовые шаблоны заявок Pyrus для типовых процессов в компании в кадровом учёте, рекрутинге, бухгалтерии, продажах, обработке клиентских обращений и т.д. В готовых формах есть все необходимые поля, при этом вы можете дополнять, совершенствовать и подгонять их под уникальные потребности вашей организации.
Как это работает
Любой процесс начинается с заполнения формы. Это может быть заявка на оплату счета или на отпуск, заявка от клиента, запрос доступа к служебной информации. Шаблон формы определяет, с какими данными будут иметь дело коллеги: список поставщиков, скан договора, контакты клиента или что-то другое.
Подсказка: Если вы начали заполнять заявку по форме, но отвлеклись на другую задачу, все внесенные данные сохранятся, и вы сможете закончить заполнение, когда будет удобно.
После заполнения заявка появляется у участника первого этапа как задача во Входящих. За то, что происходит с задачей дальше, отвечает маршрут бизнес-процесса. Маршруты определяют, к кому и при каких условиях попадают задачи.
Согласование платежей, как в этом примере, — частое применение форм. После заполнения такой формы заявка попадет к первому согласующему — руководителю. Он увидит её у себя во Входящих.
Подсказка: чтобы разбить поток задач на блоки и ускорить их обработку, заявки можно объединить во Входящих в отдельные папки. Панель настройки открывается в правой верхней части экрана.
Заявки группируются так.
- По одной форме. Удобно, когда вам нужно комплексно контролировать ход процесса.
- По этапу, на котором они находятся. Если вы участвуете в нескольких процессах на этапах с разной приоритетностью, то такая группировка не позволит важной заявке раствориться в потоке Входящих.
- По роли (группе взаимозаменяемых сотрудников), которая с ними работает. Когда вы выполняете несколько ролей в разных процессах, такая группировка поможет отделить заявки с более высоким приоритетом.
- По одной форме, одному этапу и одной роли (подойдет тем, кто участвует в многоэтапном бизнес-процессе сразу на нескольких стадиях и в нескольких ролях).
Если группировка задач для вас пока не актуальна, просто отключите ее в настройках.
Когда руководитель согласует заявку, она не отправится дальше, пока не пройдет все этапы, включая оплату и учет. Оформивший заявку сотрудник видит текущую ситуацию и может обсуждать детали, как в обычной задаче.
Согласующий может передать заявку на следующий этап с одной из трёх пометок: Утвердить, Прочитано или Против.
Выбрав одну из них, согласующий лишь показывает своё отношение к вопросу: заявка в любом случае отправится на следующий этап, даже если он выбрал Против.
Отменить свое решение согласующий может здесь же, в блоке ввода комментария.
Решения, которые отправили согласующие, также видны в правом меню в блоке Участники. Нажав на иконку рядом со своим именем, вы отмените отправленное решение.
Если нужно перезапросить решение у коллеги, нажмите на иконку со статусом рядом с именем участника.
Pyrus хранит историю по всем бизнес-процессам в реестре. В любой момент можно посмотреть, кто, что и когда изменил, написал или утвердил.
Обратите внимание: в настройках формы можно установить условие, что завершить, переоткрыть и удалить задачу может только Администратор формы, по которой она создана.
Пример: заполняем заявку на платеж
Откройте Формы в левом меню. Найдите нужный бизнес-процесс и нажмите на него.
Заполните доступные поля и нажмите Отправить, чтобы создать задачу и запустить сценарий.
Подсказка: нажмите Отправить и новая, чтобы сохранить текущую форму и сразу же заполнить еще одну.
После сохранения заполненная форма отправляется к первому участнику процесса. Вы всегда сможете найти ее с помощью функции поиска, в списке Задачи или в реестре форм.
Что дальше
- Маршрут, по которому задача двигается в бизнес-процессе, может зависеть от данных в задаче и объединять сотрудников, отделы, подразделения. Вы можете менять этапы и добавлять свои условия в маршрутизацию. Подробнее об этом читайте в статье Редактор маршрутов.
- Если что-то поменялось во время работы, отразите это в Pyrus: изменяйте название, описание бизнес-процесса и состав его участников в конфигураторе процессов. Меняйте поля в форме, удаляйте или добавляйте новые поля с помощью редактора шаблонов.
- Оценивайте эффективность бизнес-процесса на панели отчетов, используйте фильтры и массово согласовывайте или отправляйте в архив заявки в реестре процессов.