Как работать со входящими

Входящие — первое, что вы видите, когда заходите в Pyrus. Это единый список задач, требующих вашего внимания, вашего ответа или какого-то другого действия. Если у вас есть непрочитанные задачи, в левом меню рядом со словом Входящие вы увидите цифру в желтом круге, а в самой ленте такая задача будет выделена жирным шрифтом.

Мы рекомендуем начинать ежедневную работу с проверки Входящих и стремиться, чтобы этот список был пустым. Приступая к работе, вы видите именно то, что должно быть сделано, и остается лишь обработать задачу одну за другой. Задачи в списке Входящих можно сортировать:

По активности. Вверху списка задачи, в которых недавно что-то менялось: был добавлен комментарий, сменился ответственный и т. д.

По сроку. Вверху самые срочные задачи: чем ближе дедлайн, тем выше задача в списке.

Также во Входящих можно отфильтровать:

• все задачи, в которых вы ответственный, автор, согласующий или наблюдатель (фильтр Личные);
• все задачи, в которых ответственными назначены роли, в которые вы включены.

Для этого нажмите вкладку Все задачи в верхней правой части экрана и выберите нужный фильтр.

Настроить удобное отображение Входящих

Вы можете организовать свои Входящие так, как вам удобно для работы: сделать это можно в панели настроек в правой верхней части экрана.

1. Можно настроить отображение задач с их номерами. Если вам нужно быстро перечислить коллеге несколько задач по телефону, то открывать каждую из них не придётся.

2. Чтобы разбить поток задач на блоки и ускорить их обработку, вы можете объединить заявки во Входящих в отдельные папки по выбранным формам, ролям, спискам задач, конкретным сотрудникам. Для этого войдите в режим отображения и нажмите Добавить группу.

   Выберите нужные формы, роли и т.д., заявки по которым будут группироваться во Входящих.

   • По форме. Удобно, когда вам нужно комплексно контролировать ход бизнес-процесса. Если вы системно отслеживаете часть процесса, можно установить фильтр по значению поля формы. Например, вам нужно отследить согласование договоров по одному из ваших дилеров. Нажмите Фильтр рядом с выбранной формой. В поле Дилер, укажите нужную компанию. Теперь группироваться будут только заявки на согласование договора с этим дилером. Также фильтровать выбранную форму можно по этапу, на котором она находится.

   • По роли (группе взаимозаменяемых сотрудников). Удобно, чтобы контролировать определенные рабочие группы. Например, вы руководитель филиала компании и вам нужно контролировать процесс, в котором участвует именно ваш филиал. Для этого объедините заявки, в которых участвуют ваши сотрудники, в одну группу, и их задачи всегда будут у вас под рукой.

   • По списку. Список объединяет задачи, в которых есть нечно общее — проект, клиент, команда и т.д. Логично, если такие задачи будут группироваться и во Входящих.

   • По конкретному сотруднику. Такая группировка позволит объединять во Входящих задачи, в которых участвует конкретный сотрудник (в качестве ответственного по задаче в целом, согласующего на этапе, наблюдателя), чтобы, например, удобнее было контролировать его работу в течение определенного времени. Помните, что группировку в любой момент можно отменить.

Во входящих группы заявок будут выглядеть так.

Управлять навигационным меню

По умолчанию основное левое меню состоит из восьми разделов.

• Формы — настроенные шаблоны для организации бизнес-процессов.
• База знаний — специальное пространство для хранения документов и совместной работы над ними.
• Объявления — общие распоряжения, новости из жизни компании и другая полезная информация.
• Календарь — визуальное расписание встреч и задач с дедлайнами.
• Добавить людей — раздел для добавления коллег и партнеров.
• От меня — задачи, которые вы создали.
• Оргструктура — иерархическое отображение структуры компании: департаментов, основных руководителей, сотрудников отделов.
• Аналитика — статистические отчеты о работе сотрудников.
• Библиотека — полезные файлы и документы.
• Справочники преднастроенные списки, способные автоматически синхронизироваться с другой системой.

В верхней панели над списком Входящих находятся два важных раздела.

• Последние — задачи, с которыми вы недавно работали: дали задание коллеге, оставили комментарий или согласовали этап.
• На контроле — задачи, которые вы отметили как особо важные.

Раздел Календарь левого меню включает подразделы:

• Повторяющиеся – регулярные задачи, которые автоматически появляются во Входящих в нужное время
• Напоминания – встречи и задачи, запланированные на определенную дату и время.

Как сортируются задачи

Нажмите вкладку От меня в левом меню и вверху откроется горизонтальная панель с рассортированными задачами.

• От меня — задачи, которые вы создали.
• Для меня — задачи, в которых вы ответственный.
• Активные — все открытые задачи, в которых вы участвуете, а также входящие в списки, в которых вы являетесь администратором.
• Завершённые — все завершённые задачи, в которых вы участник или администратор списка, в который входит эта задача.
• Все — все задачи, к которым у вас есть доступ.

Закрепить задачу

Наиболее актуальные задачи также можно закрепить вверху во Входящих — так же, как важные посты в соцсетях. Это удобно, когда нужно видеть список дел на сегодня или задачу, которая требует особого внимания и к которой вы неоднократно обращаетесь в рабочем процессе.

Наведите на нужную задачу курсор и нажмите кнопку Закрепить.

Закрепить можно и открытую задачу. Для этого нажмите соответствующую кнопку внизу панели для ввода комментария.

Теперь задача всегда будет в ТОПе — в верху списка Входящих — и вы сможете грамотно расставить приоритеты и все срочные дела всегда держать перед глазами, а значит не упустите важный шаг, деловой звонок, встречу или документ.

Закрепить можно и несколько задач — тогда возглавлять ТОП будет задача, которую вы закрепили первой.

Чтобы поменять место задачи в списке закреплённых, перетащите ее туда, куда нужно, зажав мышкой значок из восьми точек слева от задачи.

Этим же способом можно открепить задачу, вернув в ее в обычный список Входящих. Или просто повторно нажать на кнопку.

А еще задачу можно открепить нажатием кнопки Отложить. В этом случае она переместится в раздел Последние.

Поставить задачу на контроль

Если задача требует вашего внимания, отметьте, что она На контроле. Для этого нажмите на флажок в поле комментария к задаче и кнопку Отправить или Отправить и остаться.

Важно: вы можете следить за задачами, даже если не участвуете в них.

Задачи, отмеченные флажком, вы можете найти в папке На контроле в левом меню.

Отложить задачу

Если вы хотите следить за выполнением задачи, но не участвовать в обсуждении, нажмите кнопку Отложить внизу страницы. Отложенные задачи хранятся в списке Последние в верхней панели над списком Входящие.

Задача вернётся во Входящие, когда другой участник:

• добавит новый комментарий;
• изменит содержимое полей формы;
• изменит срок выполнения;
• изменит статус задачи;
• переведёт задачу на новый этап маршрута;
• повторно запросит согласование;
• переоткроет завершённую задачу.

Добавить напоминание

Чтобы отложить задачу и вернуться к ней позже, нажмите Напомнить В открывшемся календаре укажите, когда вы хотите получить напоминание. Задача переместится в папку Напоминания в разделе Календарь и вернётся во Входящие в назначенную дату.

Задачи с напоминаниями видны также на календаре.

Отметить задачу как непрочитанную

Чтобы вернуться к задаче позже, отметьте её как непрочитанную. Откройте задачу и в меню Действия выберите Отметить как непрочитанное.

Задача появится вверху списка Входящих.

Завершить задачу

Нажмите Завершить в верхней панели, чтобы закрыть задачу.

Задача исчезнет из Входящих всех участников, а у автора и ответственного сотрудника появится серой и перечеркнутой. Задачу можно будет найти по ключевым словам и при необходимости переоткрыть.

Удалить задачу

Удалить задачу может её автор или пользователь с правами Управляющего. В верхнем меню нажмите на Действия и в выпадающем списке нажмите Удалить задачу. Удаленные задачи невозможно найти поиском. Вся информация по ним удаляется навсегда без возможности восстановления.

Групповые действия

Вы можете одним действием завершить несколько задач, отложить или закрепить их, внести в нужный список, установить на них напоминание. Для этого выделите их в списке, и в верхней панели откроется список доступных операций.

Когда задача скрыта, запланирована на сегодня или по ней настроено напоминание, она удаляется из списка Входящих. Это позволяет вам сфокусироваться на текущих задачах и следовать технике пустого инбокса. Эти задачи по-прежнему можно найти поиском или в разделе Последние.

Также вы можете завизировать сразу несколько задач, установить для них общего ответственного, покинуть, отметить как непрочитанные или поставить на контроль. Для этого выделите такие задачи в списке, в открывшейся верхней панели откройте вкладку Ещё и выберите нужное действие.