Повторяющиеся задачи

Еженедельные планёрки, квартальные отчёты, ежегодные собрания совета директоров — это регулярные события. Чтобы каждый раз не создавать для них отдельную задачу, используйте повторяющиеся задачи Pyrus. Вы создаёте задачу один раз, указываете, как часто она должна повторяться, и она будет приходить исполнителю с заданным интервалом.

Как создать повторяющуюся задачу

Допустим, вы хотите, чтобы сотрудник каждый месяц составлял отчёт о продажах. Создайте обычную задачу и включите в ней функцию Повторять. Под строкой с выбором ответственного нажмите на иконку с двумя стрелками.

Откроется поле настройки, где в выпадающем списке можно задать периодичность задачи.

Например, если вы выбрали вариант Ежемесячно или Ежеквартально, вы указываете, в какой день месяца или квартала задача будет приходить исполнителю: в 1-й, 2-й...31-й; если Еженедельно или Раз в две недели — день недели, например понедельник; если Ежегодно — конкретную дату, например 10 января.

Здесь же вы можете указать срок завершения повтора: нажмите на поле Конец и выберите на календаре дату — задача будут приходить исполнителю до этого дня включительно.

Кроме того, вы можете поставить галочку «Кроме выходных дней (сб и вс)», чтобы задача приходила сотруднику только в рабочие дни.

Ещё Pyrus предложит использовать в задаче шаблоны дат:

• ${date:day} — день создания задачи;
• ${date:month} — месяц создания задачи;
• ${date:year} — год создания задачи;
• ${duedate:day} — день срока при создании задачи;
• ${duedate:month} — месяц срока при создании задачи;
• ${duedate:year} — год срока при создании задачи.

Это нужно, чтобы отличать одну повторяющуюся задачу от другой и заблаговременно напоминать коллегам о предстоящем событии. Вставьте эти шаблоны в название задачи, и в них будут автоматически подставляться дата и год создания задачи. Так вам будет проще найти в списке задач конкретный отчёт о продажах.

Бывает так: совещания у вас по вторникам, а вы хотите напоминать о них коллегам по понедельникам, чтобы успевали подготовиться. Установите повтор на каждый понедельник, добавьте в заголовок повторяющейся задачи шаблон ${duedate:day} и установите срок 1 день от даты создания. Тогда задача придёт коллегам, например, 23 июля, а в заголовке будет написано «Совещание 24 июля». То есть задача будет каждый раз приходить на день раньше события.

Нажмите Применить.

Созданные вами повторяющиеся задачи можно быстро найти в левом меню в разделе Календарь.

Когда придёт задача?

Задача придёт ответственному в тот же день, если вы выбрали условие Ежедневно или если сегодня тот день, который вы указали в условии. Например, если задача должна повторяться каждый первый день месяца, а на календаре как раз первое число, исполнитель получит задачу сегодня. В остальных случаях, задача придёт в ближайший день согласно условию. Если задача должна приходить каждый вторник, а сегодня среда, то ответственный получит её только на следующей неделе.

Как удалить задачу

Чтобы удалить шаблон повторяющейся задачи, войдите в раздел Календарь и нажмите вкладку Повторяющиеся.

Удалите задачу, нажав на крестик справа.

Здесь же можно отключить на нужное время повтор задач во Входящих.