Справочники

Справочники позволяют добавлять в формы каталоги товаров, перечни контрагентов, проектов и так далее. Их можно создавать в Pyrus вручную или загружать из других программ.

Вместо того, чтобы самостоятельно вбивать подобную информацию в форму, вы открываете выпадающий список и выбираете нужный пункт. Например, строительный объект, причем сразу с его адресом, метражом и другими атрибутами.

Важная особенность справочников — автоматическое обновление. Скопируйте в Pyrus в виде справочника данные из торговой, складской или бухгалтерской программы, таблицы Excel, SQL-совместимой базы данных или CRM-системы. Включите синхронизацию, и, когда информация изменится в источнике, в Pyrus она обновится автоматически.

Создавать, удалять и редактировать добавленные справочники можно в разделе Справочники.

Создание и редактирование

Есть несколько способов добавления справочника в Pyrus. Они зависят от того, где хранятся ваши данные.

Ручной ввод

Этот способ подходит для добавления в Pyrus одноколоночного списка. Например, перечня регионов или городов, типов заявок, списка проектов.

На странице Справочники нажмите Добавить справочник и выберите Пустой справочник.

Введите название справочника и нажмите кнопку Создать.

Перейдите на вкладку Редактирование, чтобы добавить, отредактировать и удалить элементы или изменить их порядок с помощью перетаскивания.

Когда элементов в справочнике много, найти нужный можно с помощью фильтра. Начните вводить название или его часть в строке Быстрый поиск, и Pyrus покажет подходящие варианты.

Если список уже есть в виде таблицы Excel, загрузите его в справочник, чтобы не вводить информацию вручную.

Примечание: в справочник можно добавить до 15000 элементов.

Загрузка из таблицы Excel

Этот способ подходит для добавления в Pyrus многоколоночных списков, например клиентской базы, строительных объектов с их атрибутами, списка филиалов с адресами.

На странице Справочники нажмите Добавить справочник и выберите способ Файл XLSX Excel.

Загрузите таблицу Excel с данными для нового справочника. Pyrus распознает содержимое файла и покажет, как будет выглядеть справочник. Чтобы завершить добавление справочника, нажмите Сохранить.

Важно: в справочник попадёт информация из первого листа Excel-файла. Если на других листах есть данные, которые нужны в справочнике, заранее скопируйте их на первый лист.

Как и с одноколоночными списками, на вкладке Редактирование вы можете добавить колонку маршрутизации и настроить строки: добавить, отредактировать, удалить или поменять порядок.

Важно: если вы заполняете колонку маршрутизации в Excel, указывайте в качестве значения электронную почту (или ID в скобках) для пользователей с одинаковой фамилией и именем. Обратите внимание, что заполнение колонки маршрутизации сработает только при обновлении уже созданного справочника, но не сработает на этапе его создания.

Посмотреть ID можно в адресной строке на странице пользователя.

Как обычно, чтобы найти нужный элемент в справочнике, начните вводить его название в строке Быстрый поиск.

Загрузка из amoCRM

Вы можете связать контакты из amoCRM со справочником Pyrus. После этого в формах, где есть контрагенты, можно будет выбирать значение из справочника, а не вводить его вручную. Подробнее об этом читайте в разделе Интеграция с amoCRM.

Синхронизация с помощью Pyrus Sync

Приложение Pyrus Sync позволяет использовать в формах данные из торговой, складской или бухгалтерской программы, таблицы Excel, SQL-совместимой базы данных или ERP- и CRM-системы. А если включить синхронизацию, то информация в справочниках Pyrus будет автоматически обновляться каждый раз при изменении в источнике. Подробнее об этом описано в статье Синхронизация справочников.

Обновление справочника

Небольшие изменения в справочник можно внести вручную. Если изменений много, удобнее и надежнее перезалить файл. Для этого нажмите Импортировать на вкладке Редактирование и загрузите в справочник актуальную таблицу Excel. Переходя по вкладкам новых, изменено и удалено, вы увидите изменения, которые будут записаны в справочник.

Как обновляются данные

Pyrus сравнивает Excel-файл и обновляемый справочник по ключам — значениям в первой колонке (в примере выше сравнение проходит по колонке «Код объекта»).

• Если в справочнике и в файле-источнике найдена строка с одним и тем же ключом, она будет обновлена в справочнике.
• Если строка с ключом есть в файле-источнике, но её нет в справочнике, она будет добавлена.
• Если какой-либо строки нет в файле-источнике, она будет удалена из справочника.

Что происходит с заявкой после удаления элемента справочника

• Исторические данные сохраняются, то есть удалённый после обновления элемент по-прежнему отображается в заявках, в которых его выбрали до удаления.
• По удалённым данным нельзя отфильтровать реестр.
• Пока в отчётном периоде есть исторические данные, они будут отображаться в сводке. Из сводки можно перейти в отфильтрованный реестр для групповой замены полей заявки. Помните, что при замене закрытые заявки переоткроются.

Табличные и иерархические справочники

В зависимости от содержимого, одни справочники удобнее воспринимать в виде таблицы, а другие — как дерево с наглядной иерархией данных. В Pyrus доступны оба способа отображения.

Допустим, вы выбрали иерархический вид отображения объектов. Теперь в формах, где есть этот справочник, достаточно будет раскрыть одну из категорий и выбрать нужный элемент.

Чтобы настроить отображение справочника, зайдите на вкладку Просмотр и откройте раздел Колонки. Здесь вы работаете не со строками, как на вкладке Редактирование, а со столбцами: их можно менять местами, скрывать и группировать.

Перетащите мышкой название колонки в область Группировать по: это будет главная колонка в вашем иерархическом справочнике, её же вы увидите при заполнении формы с этим справочником.

Если вы не хотите, чтобы некоторые колонки справочника отображались в форме, перетащите их в область Скрытые. Например, для учёта рабочего времени достаточно указать адрес объекта и населённый пункт:

В форме такой справочник будет выглядеть так:

Чтобы вернуть первоначальную настройку колонок, нажмите Сбросить.

Добавление и удаление колонок

В Пайрусе вы можете создать справочник с не более чем 20 колонками. Если вам необходим больший объем, воспользуйтесь импортом многоколоночного справочника из Excel.

Также обратите внимание, что суммарное число символов в элементе справочника не должно превышать 500.

Чтобы редактировать колонки в многоколоночном справочнике, измените их в источнике и обновите справочник в Pyrus.

• Если вы связали справочник с источником данных в программе Pyrus Sync, то при включенной синхронизации колонки в справочнике обновятся автоматически после изменения в источнике.

• Если вы заполнили справочник данными из файла Excel, вы в любой момент можете обновить его на вкладке Редактирование. Нажмите Импортировать, выберите файл с измененными колонками и загрузите его в справочник.

Скрытые колонки

Администратор справочника может скрыть некоторые колонки справочника: их не будет видеть при просмотре ни он сам, ни остальные пользователи, имеющие к справочнику доступ.

Для этого нужно войти в режим Просмотр на странице справочника и откройте вкладку Колонки в правом верхнем углу.

Просто перетащите мышкой нужную колонку в блок Скрытые

Теперь при просмотре скрытые колонки отображаться не будут.

Колонка маршрутизации

Колонка маршрутизации позволяет добавить сотрудников организации и роли в справочник.

С её помощью можно сделать так, чтобы заявки на отпуск автоматически приходили непосредственному руководителю заявителя или чтобы заявки клиентов попадали в нужный филиал. О том, как это настроить, читайте в статье «Редактор маршрута».

Удаление справочника

Чтобы удалить справочник, откройте вкладку Настройка и нажмите Удалить справочник навсегда.

Заполненные формы, в которых есть данные из этого справочника, не изменятся. А при заполнении новых форм выбрать элементы справочника будет нельзя.

Использование справочника в форме

Допустим, в форме учета рабочего времени нужно указывать, над каким проектом или объектом работал сотрудник. Если добавить в форму перечень проектов, сотрудник сможет выбирать нужное значение из выпадающего списка, а не вводить название объекта вручную.

Добавить справочник в форму можно в редакторе шаблона. Откройте шаблон формы, добавьте поле с типом Справочник и в выпадающем списке выберите нужный справочник.

Сохраните шаблон. Теперь при заполнении формы можно будет выбирать нужный проект.

Когда вы убираете поле справочника из шаблона формы, значение этого поля остаётся во всех заполненных формах (удалённые поля располагаются под всеми остальными полями). Упоминания об удалённом поле и его значениях будут видны в истории работы с задачей по форме. Историю можно посмотреть на странице задачи, выбрав в верхнем меню Действия / Показать все обновления.

Права для работы со справочниками

Кто видит справочник

Справочники в формах видят все сотрудники организации. В левом же меню главной страницы интерфейса расположены справочники, к которым у сотрудника есть права Администратора, то есть он может их редактировать.

Кто может создать и изменить справочник

Добавлять, удалять и редактировать справочники, могут все, кто добавлен в качестве Администратора на странице доступов справочника: