Справочники позволяют добавлять в формы каталоги товаров, перечни контрагентов, проектов и так далее. Их можно создавать в Pyrus вручную или загружать из других программ.

Вместо того, чтобы самостоятельно вбивать подобную информацию в форму, вы открываете выпадающий список и выбираете нужный пункт. Например, строительный объект, причем сразу с его адресом, метражом и другими атрибутами.

Важная особенность справочников — автоматическое обновление. Скопируйте в Pyrus в виде справочника данные из торговой, складской или бухгалтерской программы, таблицы Excel, SQL-совместимой базы данных или CRM-системы. Включите синхронизацию, и, когда информация изменится в источнике, в Pyrus она обновится автоматически.

Создавать, удалять и редактировать добавленные справочники можно в разделе Справочники.

Есть несколько способов добавления справочника в Pyrus. Они зависят от того, где хранятся ваши данные.

Этот способ подходит для добавления в Pyrus одноколоночного списка. Например, перечня регионов или городов, типов заявок, списка проектов.

На странице Справочники нажмите Добавить справочник и выберите Пустой справочник.

Введите название справочника и нажмите кнопку Создать.

Перейдите на вкладку Редактирование, чтобы добавить, отредактировать и удалить элементы или изменить их порядок с помощью перетаскивания.

Когда элементов в справочнике много, найти нужный можно с помощью фильтра. Начните вводить название или его часть в строке Быстрый поиск, и Pyrus покажет подходящие варианты.

Если список уже есть в виде таблицы Excel, загрузите его в справочник, чтобы не вводить информацию вручную.

Этот способ подходит для добавления в Pyrus многоколоночных списков, например клиентской базы, строительных объектов с их атрибутами, списка филиалов с адресами.

На странице Справочники нажмите Добавить справочник и выберите способ Файл XLSX Excel.

Загрузите таблицу Excel с данными для нового справочника. Pyrus распознает содержимое файла и покажет, как будет выглядеть справочник.

Чтобы завершить добавление справочника, нажмите Сохранить.

Как и с одноколоночными списками, на вкладке Редактирование вы можете добавить колонку маршрутизации и настроить строки: добавить, отредактировать, удалить или поменять порядок.

Как обычно, чтобы найти нужный элемент, начните вводить его название в строке Быстрый поиск.

Со временем данные меняются, и справочник нужно актуализировать. Если изменения небольшие — поменялось несколько элементов или добавилась строка — их можно внести вручную в редакторе справочника. Если изменений много, удобнее и надежнее перезалить файл. Для этого нажмите кнопку Импортировать на вкладке Редактирование и загрузите в справочник актуальную таблицу Excel. Переходя по вкладкам новых, изменено и удалено, вы увидите изменения, которые будут записаны в справочник.

Чтобы не обновлять справочник вручную и не загружать таблицу Excel при каждом изменении в ней, настройте синхронизацию с помощью Pyrus Sync. Тогда справочник будет автоматически обновляться при любом изменении в источнике. Подробнее о синхронизации с таблицами Excel.

Способы отображения данных

В зависимости от содержимого, одни справочники удобнее воспринимать в виде таблицы, а другие — как дерево с наглядной иерархией данных. В Pyrus доступны оба способа отображения.

Допустим, вы выбрали иерархический вид отображения объектов. Теперь в формах, где есть этот справочник, достаточно будет раскрыть одну из категорий и выбрать нужный элемент.

Чтобы настроить отображение справочника, зайдите на вкладку Просмотр и откройте раздел Колонки. Здесь вы работаете не со строками, как на вкладке Редактирование, а со столбцами: их можно менять местами, скрывать и группировать.

Перетащите мышкой название колонки в область Группировать по: это будет главная колонка в вашем иерархическом справочнике, её же вы увидите при заполнении формы с этим справочником.

Если вы не хотите, чтобы некоторые колонки справочника отображались в форме, перетащите их в область Скрытые. Например, для учёта рабочего времени достаточно указать адрес объекта и населённый пункт:

В форме такой справочник будет выглядеть так:

Чтобы вернуть первоначальную настройку колонок, нажмите Сбросить.

Вы можете связать контакты из amoCRM со справочником Pyrus. После этого в формах, где есть контрагенты, можно будет выбирать значение из справочника, а не вводить его вручную. Подробнее об этом читайте в разделе Интеграция с amoCRM.

Приложение Pyrus Sync позволяет использовать в формах данные из торговой, складской или бухгалтерской программы, таблицы Excel, SQL-совместимой базы данных или ERP- и CRM-системы. А если включить синхронизацию, то информация в справочниках Pyrus будет автоматически обновляться каждый раз при изменении в источнике. Подробнее об этом описано в статье Синхронизация справочников.

Чтобы редактировать колонки в многоколоночном справочнике, измените их в источнике и обновите справочник в Pyrus.

• Если вы связали справочник с источником данных в программе Pyrus Sync, то при включенной синхронизации колонки в справочнике обновятся автоматически после изменения в источнике.

• Если вы заполнили справочник данными из файла Excel, вы в любой момент можете обновить его на вкладке Редактирование. Нажмите Импортировать, выберите файл с измененными колонками и загрузите его в справочник.

Колонка маршрутизации позволяет добавить сотрудников организации и роли в справочник.

С её помощью можно сделать так, чтобы заявки на отпуск автоматически приходили непосредственному руководителю заявителя или чтобы заявки клиентов попадали в нужный филиал. О том, как это настроить, читайте в статье «Редактор маршрута».

Чтобы удалить справочник, откройте вкладку Настройка и нажмите Удалить справочник навсегда.

Заполненные формы, в которых есть данные из этого справочника, не изменятся. А при заполнении новых форм выбрать элементы справочника будет нельзя.

Допустим, в форме учета рабочего времени нужно указывать, над каким проектом или объектом работал сотрудник. Если добавить в форму перечень проектов, сотрудник сможет выбирать нужное значение из выпадающего списка, а не вводить название объекта вручную.

Добавить справочник в форму можно в редакторе шаблона. Откройте шаблон формы, добавьте поле с типом Справочник и в выпадающем списке выберите нужный справочник.

Сохраните шаблон. Теперь при заполнении формы можно будет выбирать нужный проект.

Когда вы убираете поле справочника из шаблона формы, значение этого поля удаляется из всех заполненных форм. Упоминания об этом поле и его значениях также будут удалены из истории работы с заполненными формами.

Типы справочников

При обработке обращений оператор вносит в заявку контактные данные: имя, адрес электронной почты, телефон. Чтобы сократить время на поиски такой информации и избежать неточностей, отметьте соответствующий справочник как Справочник клиентов.

Если оператор указал телефон или адрес почты, Pyrus найдет все заявки с совпадающими контактами и подскажет имя клиента из справочника.

Если в заявке указали клиента, Pyrus подскажет контактные данные из других его обращений.

Справочники видят все сотрудники организации.

Добавлять, удалять и редактировать справочники, могут все, у кого есть права Управляющего.