Справочники позволяют добавлять в формы каталоги товаров, перечни контрагентов, проектов и так далее. Их можно создавать в Pyrus вручную или загружать из других программ.
Вместо того, чтобы самостоятельно вбивать подобную информацию в форму, вы открываете выпадающий список и выбираете нужный пункт. Например, строительный объект, причем сразу с его адресом, метражом и другими атрибутами.
Важная особенность справочников — автоматическое обновление. Скопируйте в Pyrus в виде справочника данные из торговой, складской или бухгалтерской программы, таблицы Excel, SQL-совместимой базы данных или CRM-системы. Включите синхронизацию, и, когда информация изменится в источнике, в Pyrus она обновится автоматически.
Создавать, удалять и редактировать добавленные справочники можно в разделе Справочники.
Есть несколько способов добавления справочника в Pyrus. Они зависят от того, где хранятся ваши данные.
Этот способ подходит для добавления в Pyrus одноколоночного списка. Например, перечня регионов или городов, типов заявок, списка проектов.
На странице Справочники нажмите Добавить справочник и выберите Пустой справочник.
Введите название справочника и нажмите кнопку Создать.
Перейдите на вкладку Редактирование, чтобы добавить, отредактировать и удалить элементы или изменить их порядок с помощью перетаскивания.
Когда элементов в справочнике много, найти нужный можно с помощью фильтра. Начните вводить название или его часть в строке Быстрый поиск, и Pyrus покажет подходящие варианты.
Если список уже есть в виде таблицы Excel, загрузите его в справочник, чтобы не вводить информацию вручную.
Примечание: в справочник можно добавить до 15000 элементов.
Этот способ подходит для добавления в Pyrus многоколоночных списков, например клиентской базы, строительных объектов с их атрибутами, списка филиалов с адресами.
На странице Справочники нажмите Добавить справочник и выберите способ Файл XLSX Excel.
Загрузите таблицу Excel с данными для нового справочника. Pyrus распознает содержимое файла и покажет, как будет выглядеть справочник. Чтобы завершить добавление справочника, нажмите Сохранить.
Важно: в справочник попадёт информация из первого листа Excel-файла. Если на других листах есть данные, которые нужны в справочнике, заранее скопируйте их на первый лист.
Как и с одноколоночными списками, на вкладке Редактирование вы можете добавить колонку маршрутизации и настроить строки: добавить, отредактировать, удалить или поменять порядок.
Важно: если вы заполняете колонку маршрутизации в Excel, указывайте в качестве значения электронную почту (или ID в скобках) для пользователей с одинаковой фамилией и именем. Обратите внимание, что заполнение колонки маршрутизации сработает только при обновлении уже созданного справочника, но не сработает на этапе его создания.
Посмотреть ID можно в адресной строке на странице пользователя.
Как обычно, чтобы найти нужный элемент в справочнике, начните вводить его название в строке Быстрый поиск.
Вы можете связать контакты из amoCRM со справочником Pyrus. После этого в формах, где есть контрагенты, можно будет выбирать значение из справочника, а не вводить его вручную. Подробнее об этом читайте в разделе Интеграция с amoCRM.
Приложение Pyrus Sync позволяет использовать в формах данные из торговой, складской или бухгалтерской программы, таблицы Excel, SQL-совместимой базы данных или ERP- и CRM-системы. А если включить синхронизацию, то информация в справочниках Pyrus будет автоматически обновляться каждый раз при изменении в источнике. Подробнее об этом описано в статье Синхронизация справочников.
Небольшие изменения в справочник можно внести вручную. Если изменений много, удобнее и надежнее перезалить файл. Для этого нажмите Импортировать на вкладке Редактирование и загрузите в справочник актуальную таблицу Excel. Переходя по вкладкам новых, изменено и удалено, вы увидите изменения, которые будут записаны в справочник.
Pyrus сравнивает Excel-файл и обновляемый справочник по ключам — значениям в первой колонке (в примере выше сравнение проходит по колонке «Код объекта»).
Подсказка: чтобы не загружать таблицу Excel при каждом изменении в ней, настройте синхронизацию с помощью Pyrus Sync. Тогда справочник будет автоматически обновляться при любом изменении в источнике. Подробнее о синхронизации с таблицами Excel.
В зависимости от содержимого, одни справочники удобнее воспринимать в виде таблицы, а другие — как дерево с наглядной иерархией данных. В Pyrus доступны оба способа отображения.
Допустим, вы выбрали иерархический вид отображения объектов. Теперь в формах, где есть этот справочник, достаточно будет раскрыть одну из категорий и выбрать нужный элемент.
Чтобы настроить отображение справочника, зайдите на вкладку Просмотр и откройте раздел Колонки. Здесь вы работаете не со строками, как на вкладке Редактирование, а со столбцами: их можно менять местами, скрывать и группировать.
Перетащите мышкой название колонки в область Группировать по: это будет главная колонка в вашем иерархическом справочнике, её же вы увидите при заполнении формы с этим справочником.
Если вы не хотите, чтобы некоторые колонки справочника отображались в форме, перетащите их в область Скрытые. Например, для учёта рабочего времени достаточно указать адрес объекта и населённый пункт:
В форме такой справочник будет выглядеть так:
Чтобы вернуть первоначальную настройку колонок, нажмите Сбросить.
В Пайрусе вы можете создать справочник с не более чем 20 колонками. Если вам необходим больший объем, воспользуйтесь импортом многоколоночного справочника из Excel.
Также обратите внимание, что суммарное число символов в заголовках колонок справочника не должно превышать 500.
Чтобы редактировать колонки в многоколоночном справочнике, измените их в источнике и обновите справочник в Pyrus.
Колонка маршрутизации позволяет добавить сотрудников организации и роли в справочник.
С её помощью можно сделать так, чтобы заявки на отпуск автоматически приходили непосредственному руководителю заявителя или чтобы заявки клиентов попадали в нужный филиал. О том, как это настроить, читайте в статье «Редактор маршрута».
Чтобы удалить справочник, откройте вкладку Настройка и нажмите Удалить справочник навсегда.
Заполненные формы, в которых есть данные из этого справочника, не изменятся. А при заполнении новых форм выбрать элементы справочника будет нельзя.
Допустим, в форме учета рабочего времени нужно указывать, над каким проектом или объектом работал сотрудник. Если добавить в форму перечень проектов, сотрудник сможет выбирать нужное значение из выпадающего списка, а не вводить название объекта вручную.
Добавить справочник в форму можно в редакторе шаблона. Откройте шаблон формы, добавьте поле с типом Справочник и в выпадающем списке выберите нужный справочник.
Сохраните шаблон. Теперь при заполнении формы можно будет выбирать нужный проект.
Подсказка: если ввести первые несколько символов из названия объекта, проекта и т.д., Pyrus отфильтрует весь справочник и покажет подходящие варианты.
Когда вы убираете поле справочника из шаблона формы, значение этого поля остаётся во всех заполненных формах (удалённые поля располагаются под всеми остальными полями). Упоминания об удалённом поле и его значениях будут видны в истории работы с задачей по форме. Историю можно посмотреть на странице задачи, выбрав в верхнем меню Действия / Показать все обновления.
При обработке обращений оператор вносит в заявку контактные данные: имя, адрес электронной почты, телефон. Чтобы сократить время на поиски такой информации и избежать неточностей, отметьте соответствующий справочник как Справочник клиентов.
Если оператор указал телефон или адрес почты, Pyrus найдет все заявки с совпадающими контактами и подскажет имя клиента из справочника.
Если в заявке указали клиента, Pyrus подскажет контактные данные из других его обращений.
Подсказка: Чтобы Пайрус искал похожие задачи практически по всем типам полей формы, подключите расширение Похожие задачи
Справочники в формах видят все сотрудники организации. В левом же меню главной страницы интерфейса расположены справочники, к которым у сотрудника есть права Администратора, то есть он может их редактировать.
Добавлять, удалять и редактировать справочники, могут все, кто добавлен в качестве Администратора на странице доступов справочника: