workflow:catalogs

Справочники

Справочники позволяют добавлять в формы каталоги товаров, перечни контрагентов, проектов и так далее. Их можно создавать в Pyrus вручную или загружать из других программ.

Вместо того, чтобы самостоятельно вбивать подобную информацию в форму, вы открываете выпадающий список и выбираете нужный пункт. Например, строительный объект, причем сразу с его адресом, метражом и другими атрибутами.

Важная особенность справочников — автоматическое обновление. Скопируйте в Pyrus в виде справочника данные из торговой, складской или бухгалтерской программы, таблицы Excel, SQL-совместимой базы данных или CRM-системы. Включите синхронизацию, и, когда информация изменится в источнике, в Pyrus она обновится автоматически.

Создавать, удалять и редактировать добавленные справочники можно в разделе Справочники.

Создание и редактирование

Есть несколько способов добавления справочника в Pyrus. Они зависят от того, где хранятся ваши данные.

Ручной ввод

Этот способ подходит для добавления в Pyrus одноколоночного списка. Например, перечня регионов или городов, типов заявок, списка проектов.

На странице Справочники нажмите Добавить справочник и выберите Пустой справочник.

Введите название справочника и нажмите кнопку Создать.

Перейдите на вкладку Редактирование, чтобы добавить, отредактировать и удалить элементы или изменить их порядок с помощью перетаскивания.

Когда элементов в справочнике много, найти нужный можно с помощью фильтра. Начните вводить название или его часть в строке Быстрый поиск, и Pyrus покажет подходящие варианты.

Если список уже есть в виде таблицы Excel, загрузите его в справочник, чтобы не вводить информацию вручную.

Загрузка из таблицы Excel

Этот способ подходит для добавления в Pyrus многоколоночных списков, например клиентской базы, строительных объектов с их атрибутами, списка филиалов с адресами.

На странице Справочники нажмите Добавить справочник и выберите способ Файл XLSX Excel.

Загрузите таблицу Excel с данными для нового справочника. Pyrus распознает содержимое файла и покажет, как будет выглядеть справочник.

Чтобы завершить добавление справочника, нажмите Сохранить.

Как и с одноколоночными списками, на вкладке Редактирование вы можете добавить колонку маршрутизации и настроить строки: добавить, отредактировать, удалить или поменять порядок.

Как обычно, чтобы найти нужный элемент, начните вводить его название в строке Быстрый поиск.

Со временем данные меняются, и справочник нужно актуализировать. Если изменения небольшие — поменялось несколько элементов или добавилась строка — их можно внести вручную в редакторе справочника. Если изменений много, удобнее и надежнее перезалить файл. Для этого нажмите кнопку Импортировать на вкладке Редактирование и загрузите в справочник актуальную таблицу Excel. Переходя по вкладкам новых, изменено и удалено, вы увидите изменения, которые будут записаны в справочник.

Чтобы не обновлять справочник вручную и не загружать таблицу Excel при каждом изменении в ней, настройте синхронизацию с помощью Pyrus Sync. Тогда справочник будет автоматически обновляться при любом изменении в источнике. Подробнее о синхронизации с таблицами Excel.

Способы отображения данных

В зависимости от содержимого, одни справочники удобнее воспринимать в виде таблицы, а другие — как дерево с наглядной иерархией данных. В Pyrus доступны оба способа отображения.

Допустим, вы выбрали иерархический вид отображения объектов. Теперь в формах, где есть этот справочник, достаточно будет раскрыть одну из категорий и выбрать нужный элемент.

Чтобы настроить отображение справочника, зайдите на вкладку Просмотр и откройте раздел Колонки. Здесь вы работаете не со строками, как на вкладке Редактирование, а со столбцами: их можно менять местами, скрывать и группировать.

Перетащите мышкой название колонки в область Группировать по: это будет главная колонка в вашем иерархическом справочнике, её же вы увидите при заполнении формы с этим справочником.

Если вы не хотите, чтобы некоторые колонки справочника отображались в форме, перетащите их в область Скрытые. Например, для учёта рабочего времени достаточно указать адрес объекта и населённый пункт:

В форме такой справочник будет выглядеть так:

Чтобы вернуть первоначальную настройку колонок, нажмите Сбросить.

Загрузка из amoCRM

Вы можете связать контакты из amoCRM со справочником Pyrus. После этого в формах, где есть контрагенты, можно будет выбирать значение из справочника, а не вводить его вручную. Подробнее об этом читайте в разделе Интеграция с amoCRM.

Синхронизация с помощью Pyrus Sync

Приложение Pyrus Sync позволяет использовать в формах данные из торговой, складской или бухгалтерской программы, таблицы Excel, SQL-совместимой базы данных или ERP- и CRM-системы. А если включить синхронизацию, то информация в справочниках Pyrus будет автоматически обновляться каждый раз при изменении в источнике. Подробнее об этом описано в статье Синхронизация справочников.

Добавление и удаление колонок

Чтобы редактировать колонки в многоколоночном справочнике, измените их в источнике и обновите справочник в Pyrus.

  • Если вы связали справочник с источником данных в программе Pyrus Sync, то при включенной синхронизации колонки в справочнике обновятся автоматически после изменения в источнике.
  • Если вы заполнили справочник данными из файла Excel, вы в любой момент можете обновить его на вкладке Редактирование. Нажмите Импортировать, выберите файл с измененными колонками и загрузите его в справочник.

Колонка маршрутизации

Колонка маршрутизации позволяет добавить сотрудников организации и роли в справочник.

С её помощью можно сделать так, чтобы заявки на отпуск автоматически приходили непосредственному руководителю заявителя или чтобы заявки клиентов попадали в нужный филиал. О том, как это настроить, читайте в статье «Редактор маршрута».

Удаление справочника

Чтобы удалить справочник, откройте вкладку Настройка и нажмите Удалить справочник навсегда.

Заполненные формы, в которых есть данные из этого справочника, не изменятся. А при заполнении новых форм выбрать элементы справочника будет нельзя.

Использование справочника в форме

Допустим, в форме учета рабочего времени нужно указывать, над каким проектом или объектом работал сотрудник. Если добавить в форму перечень проектов, сотрудник сможет выбирать нужное значение из выпадающего списка, а не вводить название объекта вручную.

Добавить справочник в форму можно в редакторе шаблона. Откройте шаблон формы, добавьте поле с типом Справочник и в выпадающем списке выберите нужный справочник.

Сохраните шаблон. Теперь при заполнении формы можно будет выбирать нужный проект.

Подсказка: если ввести первые несколько символов из названия объекта, проекта и т.д., Pyrus отфильтрует весь справочник и покажет подходящие варианты.

Когда вы убираете поле справочника из шаблона формы, значение этого поля удаляется из всех заполненных форм. Упоминания об этом поле и его значениях также будут удалены из истории работы с заполненными формами.

Типы справочников

При обработке обращений оператор вносит в заявку контактные данные: имя, адрес электронной почты, телефон. Чтобы сократить время на поиски такой информации и избежать неточностей, отметьте соответствующий справочник как Справочник клиентов.

Если оператор указал телефон или адрес почты, Pyrus найдет все заявки с совпадающими контактами и подскажет имя клиента из справочника.

Если в заявке указали клиента, Pyrus подскажет контактные данные из других его обращений.

Права для работы со справочниками

Кто видит справочник

Справочники видят все сотрудники организации.

Кто может создать и изменить справочник

Добавлять, удалять и редактировать справочники, могут все, у кого есть права Управляющего.

Была ли эта статья полезной?

Да, спасибо! Нет, остался вопрос