Справка

#Синхронизация справочников

Облачный Pyrus
Безоблачный Pyrus

В современной организации используется множество различных программ — бухгалтерские, торговые, складские, ERP- и CRM-системы. Приложение Pyrus Sync позволяет использовать существующие данные из этих программ в формах Pyrus. При этом данные будут автоматически обновляться при каждом изменении в источнике.

Предположим, ваша компания реализует недвижимость. Вы ведете учет объектов в CRM-системе и хотите поставить процесс согласования договоров в электронном виде. Тогда в форме договора Pyrus вам нужен выпадающий список со всеми объектами из CRM-системы. Это избавит ваших сотрудников от необходимости вносить информацию повторно, и позволит быстро использовать ранее введенные данные, например адрес, метраж и другие атрибуты объекта.

Pyrus Sync позволит вам держать актуальный список объектов в Pyrus, синхронизируя его с вашей CRM-системой (даже если в качестве CRM вы используете обычный файл Excel).

Pyrus Sync умеет читать данные из файлов Excel или баз данных Microsoft SQL Server.

#Синхронизация с таблицами Excel

Чтобы синхронизировать справочник Pyrus с файлом Excel, сделайте следующее:

  1. Запускаем Pyrus Sync и переходим к добавлению справочника (кнопка New Catalog).

  2. Придумываем название для нового справочника — например, Объекты. Теперь выбираем тип источника Microsoft Excel files и указываем путь к файлу (открываем Проводник Windows, находим нужный файл на жестком диске компьютера или копируем путь к нему). В блоке Columns to Select выбираем столбцы, которые хотим видеть Pyrus.

  3. Сохраняем настройки (кнопка Save), и Pyrus Sync начнет синхронизацию данных. Через некоторое время (оно зависит от объема данных) объекты из файла добавятся в справочник — в скобках появится число записей.

    Когда синхронизация настроена, справочник можно будет выбирать в шаблонах форм.

    Теперь объекты при заполнении форм по этому шаблону можно будет выбирать из справочника, а не добавлять вручную.

#Синхронизация с базой MS SQL

Предположим, мы храним список объектов в базе данных Microsoft SQL Server и хотим, чтобы в формах Pyrus можно было выбирать объект прямо из справочника. Порядок настройки такой:

  1. Запускаем Pyrus Sync и переходим к добавлению справочника (кнопка New Catalog).

  2. Придумываем название для нового справочника — например, Объекты. Выбираем тип источника — Microsoft SQL Server. Заполняем данные для подключения к базе данных (они зависят от настроек SQL-сервера, запросить их нужно у администратора SQL-сервера).

  3. В поле Query вводим запрос к таблице базы данных, в которой хранятся нужные записи. У нас это база Объекты.

    SELECT [Код объекта]
        ,[Объект]
        ,[Населенный пункт]
        ,[Адрес]
        ,[Площадь, м2]
        ,[Контактное лицо]
        ,[Дата сдачи]
    FROM [Объекты]
    

    Запрос устроен так:

    • SELECT <список колонок через запятую>. Здесь указываем столбцы таблицы, которые требуется переносить в справочник Pyrus. Если вам нужны все столбцы, вместо списка колонок подставьте символ звездочки:

      SELECT *
      
    • FROM [Объекты] — завершение запроса. В квадратных скобках укажите название таблицы, с которой будет связан справочник. У нас это по-прежнему Объекты.

  4. Сохраняем настройки (кнопка Save), и Pyrus Sync начинает синхронизацию данных. Через некоторое время (оно зависит от объема информации) объекты из базы данных добавятся в справочник — в скобках появится число записей.

    Когда синхронизация настроена, справочник можно будет выбирать в шаблонах форм.

    Теперь объекты при заполнении форм по этому шаблону можно будет выбирать из справочника, а не добавлять вручную.

#Изменение структуры справочника

Pyrus Sync проверяет источник каждую минуту. Если за это время данные изменились в источнике — появились или были удалены строки или колонки — это отразится в справочнике.

Например, в файле-источнике добавим колонку Статус. Эти изменения появятся в справочнике Pyrus в течение минуты.

Вы всегда можете проверить актуальность справочника в Pyrus в разделе Справочники. В столбце Последние изменения видно, когда справочник был синхронизирован.

#Приостановка и отключение синхронизации

Иногда бывает нужно, чтобы изменения в источнике временно не затрагивали справочник в Pyrus. Например, вы начали реструктуризировать источник и понимаете, что не закончите работу за один подход. Чтобы поставить синхронизацию на паузу, используйте переключатель рядом с названием справочника.

Возобновить синхронизацию можно в любой момент тем же переключателем. Все изменения, которые вы внесли в источник за это время, появятся в справочнике Pyrus.

#Устранение ошибок

Pyrus Sync следит за тем, чтобы синхронизация работала непрерывно и сообщает о ситуациях, которые могут помешать обмену данными. Ниже вы найдете список с описанием возможных проблем и способами их решения.

  • Источник данных заблокирован или не найден.

    Причина: таблица открыта в Excel или указан неверный путь к файлу-источнику. Кто-то открыл файл источника, чтобы внести изменения, переименовал или переместил его. Закройте файл, если он открыт. Переименуйте его, чтобы название совпадало с тем, что вы указали в настройках Pyrus Sync. Если это невозможно, отредактируйте настройки, указав новый путь к источнику.

  • Нет соединения.

    Причина: потеряно соединение с базой данных. Возможно, кто-то удалил или переименовал ее или поменял настройки доступа. Запросите у администратора SQL-сервера новый доступ и укажите его в настройках Pyrus Sync.

  • Ошибка в запросе к базе данных MS SQL.

    или

    Причина: синтаксическая или логическая ошибка в запросе к базе. Например, в запросе указано form вместо ** from** или задано неверное имя таблицы — Объекты вместо Объект. Исправьте запрос, и синхронизация возобновится автоматически.

  • Неуникальные значения в ключевой колонке.

    Причина: в источнике есть записи с одинаковыми значениями в первой колонке. Pyrus Sync различает записи по первой колонке, поэтому значения в них должны быть уникальными. Переименуйте один из дубликатов в первой колонке или поменяйте колонки местами, и Pyrus Sync автоматически продолжит синхронизацию.

  • Превышена длина элемента справочника. Ошибка появляется при загрузке нового справочника из SQL-таблицы.

    Причина: сумма длин всех полей превышает 500 символов. Уменьшите суммарную длину строки либо вместо справочника создайте форму и синхронизируйте таблицу SQL с формой в Pyrus.