pyrus-sync:catalogs

Синхронизация справочников

В современной организации используется множество различных программ — бухгалтерские, торговые, складские, ERP- и CRM-системы. Приложение Pyrus Sync позволяет использовать существующие данные из этих программ в формах Pyrus. При этом данные будут автоматически обновляться при каждом изменении в источнике.

Предположим, ваша компания реализует недвижимость. Вы ведете учет объектов в CRM-системе и хотите поставить процесс согласования договоров в электронном виде. Тогда в форме договора Pyrus вам нужен выпадающий список со всеми объектами из CRM-системы. Это избавит ваших сотрудников от необходимости вносить информацию повторно, и позволит быстро использовать ранее введенные данные, например адрес, метраж и другие атрибуты объекта.

Pyrus Sync позволит вам держать актуальный список объектов в Pyrus, синхронизируя его с вашей CRM-системой (даже если в качестве CRM вы используете обычный файл Excel).

Pyrus Sync умеет читать данные из файлов Excel или баз данных Microsoft SQL Server.

Синхронизация с таблицами Excel

Чтобы синхронизировать справочник Pyrus с файлом Excel, сделайте следующее:

1. Запускаем Pyrus Sync и переходим к добавлению справочника (кнопка New Catalog).

2. Придумываем название для нового справочника — например, Объекты. Теперь выбираем тип источника Microsoft Excel files и указываем путь к файлу (открываем Проводник Windows, находим нужный файл на жестком диске компьютера или копируем путь к нему). В блоке Columns to Select выбираем столбцы, которые хотим видеть Pyrus.

3. Сохраняем настройки (кнопка Save), и Pyrus Sync начнет синхронизацию данных. Через некоторое время (оно зависит от объема данных) объекты из файла добавятся в справочник — в скобках появится число записей.

Когда синхронизация настроена, справочник можно будет выбирать в шаблонах форм.

Теперь объекты при заполнении форм по этому шаблону можно будет выбирать из справочника, а не добавлять вручную.

Синхронизация с базой MS SQL

Предположим, мы храним список объектов в базе данных Microsoft SQL Server и хотим, чтобы в формах Pyrus можно было выбирать объект прямо из справочника. Порядок настройки такой:

1. Запускаем Pyrus Sync и переходим к добавлению справочника (кнопка New Catalog).

2. Придумываем название для нового справочника — например, Объекты. Выбираем тип источника — Microsoft SQL Server. Заполняем данные для подключения к базе данных (они зависят от настроек SQL-сервера, запросить их нужно у администратора SQL-сервера).

3. В поле Query вводим запрос к таблице базы данных, в которой хранятся нужные записи. У нас это база Объекты.

SELECT [Код объекта]
	,[Объект]
	,[Населенный пункт]
	,[Адрес]
	,[Площадь, м2]
	,[Контактное лицо]
	,[Дата сдачи]
FROM [Объекты]

Запрос устроен так:

  • SELECT <список колонок через запятую>. Здесь указываем столбцы таблицы, которые требуется переносить в справочник Pyrus. Если вам нужны все столбцы, вместо списка колонок подставьте символ звездочки:

SELECT *

  • FROM [Объекты] — завершение запроса. В квадратных скобках укажите название таблицы, с которой будет связан справочник. У нас это по-прежнему Объекты.

4. Сохраняем настройки (кнопка Save), и Pyrus Sync начинает синхронизацию данных. Через некоторое время (оно зависит от объема информации) объекты из базы данных добавятся в справочник — в скобках появится число записей.

Когда синхронизация настроена, справочник можно будет выбирать в шаблонах форм.

Теперь объекты при заполнении форм по этому шаблону можно будет выбирать из справочника, а не добавлять вручную.

Изменение структуры справочника

Pyrus Sync проверяет источник каждые 10 секунд. Если за это время данные изменились в источнике — появились или были удалены строки или колонки — это отразится в справочнике.

Например, в файле-источнике добавим колонку Статус. Эти изменения появятся в справочнике Pyrus в течение 10 секунд.

Вы всегда можете проверить актуальность справочника в Pyrus в разделе Справочники. В столбце Последние изменения видно, когда справочник был синхронизирован.

Приостановка и отключение синхронизации

Иногда бывает нужно, чтобы изменения в источнике временно не затрагивали справочник в Pyrus. Например, вы начали реструктуризировать источник и понимаете, что не закончите работу за один подход. Чтобы поставить синхронизацию на паузу, используйте переключатель рядом с названием справочника.

Возобновить синхронизацию можно в любой момент тем же переключателем. Все изменения, которые вы внесли в источник за это время, появятся в справочнике Pyrus.

Устранение ошибок

Pyrus Sync следит за тем, чтобы синхронизация работала непрерывно и сообщает о ситуациях, которые могут помешать обмену данными. Ниже вы найдете список с описанием возможных проблем и способами их решения.

  • Источник данных заблокирован или не найден.

Причина: таблица открыта в Excel или указан неверный путь к файлу-источнику. Кто-то открыл файл источника, чтобы внести изменения, переименовал или переместил его. Закройте файл, если он открыт. Переименуйте его, чтобы название совпадало с тем, что вы указали в настройках Pyrus Sync. Если это невозможно, отредактируйте настройки, указав новый путь к источнику.

  • Нет соединения.

Причина: потеряно соединение с базой данных. Возможно, кто-то удалил или переименовал ее или поменял настройки доступа. Запросите у администратора SQL-сервера новый доступ и укажите его в настройках Pyrus Sync.

  • Ошибка в запросе к базе данных MS SQL.

или

Причина: синтаксическая или логическая ошибка в запросе к базе. Например, в запросе указано form вместо from или задано неверное имя таблицы — Объекты вместо Объект. Исправьте запрос, и синхронизация возобновится автоматически.

  • Неуникальные значения в ключевой колонке.

Причина: в источнике есть записи с одинаковыми значениями в первой колонке. Pyrus Sync различает записи по первой колонке, поэтому значения в них должны быть уникальными. Переименуйте один из дубликатов в первой колонке или поменяйте колонки местами, и Pyrus Sync автоматически продолжит синхронизацию.

Была ли эта статья полезной?

Да, спасибо! Нет, остался вопрос