Импорт данных из внешней системы

Многие компании используют для обслуживания клиентов систему Pyrus Service Desk и хранят договора с клиентами в Пайрусе в виде форм. В ходе общения с клиентами у них постоянно возникает необходимость обратиться к актуальным договорам: проверить, на каких условиях он заключен, каков его срок и нужна ли пролонгация и т.д.

Также нередки случаи, когда необходимо сделать рассылку клиентам по электронной почте так, чтобы каждое отправленное письмо отображалось в виде задачи в Pyrus. Для этого нужно импортировать в Pyrus список электронных адресов клиентов.

Для таких целей нужна система удобного хранения, обновления и синхронизации баз данных, которые хранятся вовне, с формами в Пайрусе. Её можно настроить с помощью Pyrus Sync.

После настройки достаточно будет разместить файл с базой договоров в формате CSV в определенную папку на вашем компьютере, и текущие данные будут обновляться, а новые появляться в Пайрусе в виде новых задач.

Как все происходит

Конфигурация Pyrus Sync хранится на сервере и описывает следующие действия с CSV-файлом:

• проверка уникальности контракта по идентификатору (например, номеру договора, ИНН клиента или его электронный адрес);
• идентификация пользователя, которому по завершении процесса импорта отправится лог;
• определение папки для размещения файла с базой договоров после того, как импорт будет завершен;
• создание новых задач в Pyrus при появлении в файле новых договоров;
• мэппинг: определение того, данные каких полей в файле в какие поля формы Pyrus импортируются.

Настраиваем конфигурацию

1. Скачайте Pyrus Sync с сайта https://pyrus.com/ru/pyrus-sync и установите себе на компьютер.

2. Зарегистрируйтесь в Pyrus Sync как пользователь Pyrus c доступом к нужной форме.

3. В левом меню в разделе Forms выберите нужную форму, например Контракты.

   

4. Скопируйте конфигурацию из папки Pyrus Sync на сервере, нажмите кнопку New Import, выберите пункт CSV File и вставьте конфигурацию.

5. Справочник, из которого импортируется файл с данными и имя самого файла можно поменять в настройках в строке Connection String.

6. Также в настройках в строке ResultUser можно поменять идентификатор пользователя, которому должен прийти лог (в виде задачи в Пайрусе) по совершенному импорту.

7. Нажмите Save. Импортирование настроено.

   

Импортируем файл с данными

1. Откройте нужный xlsx-файл на компьютере, с которого запускается Pyrus Sync, и сохраните его в формате CSV, с разделителем «запятая» и форматом UTF-8.

   Важно! Если вы работаете на компьютере с русской версией ОС Windows, в качестве разделителя вместо запятой система поставит точку с запятой. Открыв CVS-файл в формате Notepad, убедитесь, что разделитель — это точка с запятой.

2. Если в качестве разделителя система предложила другой символ, войдите в конфигурацию импорта данных (с помощью кнопки Configure) и вручную измените параметр Delimiter.

3. Положите файл с контрактами в заранее созданную папку: C:\NAME\контракты.xlsx.

4. Запустите Pyrus Sync, перейдите в пункт Forms, выберите Контракты и нажмите кнопку Run Now.

5. После окончания импорта лог появится у указанного пользователя во входящих Pyrus.

{
    "Id": "d479f309-90e8-4384-8747-05daf2955392",
    "Name": "Import Импорт таблицы (создание)",
    "Path": "C:\\Users\\akabu\\Downloads\\updatetest1.csv",
    "Delimiter": ";",
    "Encoding": "UTF-8",
    "ImportSettings": {
        "SyncExistingTasks": true,
        "PkFields": [
            "Поле вне таблицы (ключевое)"
        ],
        "TablePkFields": [
            "Ключевая колонка таблицы (уникальное значение)"
        ],
        "CreateNewTask": true,
        "ImportRules": [
            {
                "ColumnMap": [
                    {
                        "CsvColumn": "Поле вне таблицы (ключевое)",
                        "PyrusField": "Поле вне таблицы (ключевое)"
                    },
                    {
                        "CsvColumn": "Ключевая колонка таблицы (уникальное значение)",
                        "PyrusField": "Ключевая колонка таблицы (уникальное значение)"
                    },
                    {
                        "CsvColumn": "Вторая колонка таблицы",
                        "PyrusField": "Вторая колонка таблицы"
                    }
                ]
            }
        ]
    }
}