Импорт данных из внешней системы

Многие компании используют для обслуживания клиентов систему Pyrus Service Desk и хранят договора с клиентами в Пайрусе в виде форм. В ходе общения с клиентами у них постоянно возникает необходимость обратиться к актуальным договорам: проверить, на каких условиях он заключен, каков его срок и нужна ли пролонгация и т.д.

Также нередки случаи, когда необходимо сделать рассылку клиентам по электронной почте так, чтобы каждое отправленное письмо отображалось в виде задачи в Pyrus. Для этого нужно импортировать в Pyrus список электронных адресов клиентов.

Для таких целей нужна система удобного хранения, обновления и синхронизации баз данных, которые хранятся вовне, с формами в Пайрусе. Её можно настроить с помощью Pyrus Sync.

После настройки достаточно будет разместить файл с базой договоров в формате CSV в определенную папку на вашем компьютере, и текущие данные будут обновляться, а новые появляться в Пайрусе в виде новых задач.

Как все происходит

Конфигурация Pyrus Sync хранится на сервере и описывает следующие действия с CSV-файлом:

• проверка уникальности контракта по идентификатору (например, номеру договора, ИНН клиента или его электронный адрес);
• идентификация пользователя, которому по завершении процесса импорта отправится лог;
• определение папки для размещения файла с базой договоров после того, как импорт будет завершен;
• создание новых задач в Pyrus при появлении в файле новых договоров;
• мэппинг: определение того, данные каких полей в файле в какие поля формы Pyrus импортируются.

Настраиваем конфигурацию

1. Скачайте Pyrus Sync с сайта https://pyrus.com/ru/pyrus-sync и установите себе на компьютер.

2. Зарегистрируйтесь в Pyrus Sync как пользователь Pyrus c доступом к нужной форме.

3. В левом меню в разделе Forms выберите нужную форму, например Контракты.

   

4. Скопируйте конфигурацию из папки Pyrus Sync на сервере, нажмите кнопку New Import, выберите пункт CSV File и вставьте конфигурацию.

5. Справочник, из которого импортируется файл с данными и имя самого файла можно поменять в настройках в строке Connection String.

6. Также в настройках в строке ResultUser можно поменять идентификатор пользователя, которому должен прийти лог (в виде задачи в Пайрусе) по совершенному импорту.

7. Нажмите Save. Импортирование настроено.

   

Импортируем файл с данными

1. Откройте нужный xlsx-файл на компьютере, с которого запускается Pyrus Sync, и сохраните его в формате CSV, с разделителем «запятая».

   Важно! Если вы работаете на компьютере с русской версией ОС Windows, в качестве разделителя вместо запятой система поставит точку с запятой. Открыв CVS-файл в формате Notepad, убедитесь, что разделитель — это точка с запятой.

2. Если в качестве разделителя система предложила другой символ, войдите в конфигурацию импорта данных (с помощью кнопки Configure) и вручную измените параметр Delimiter.

3. Положите файл с контрактами в заранее созданную папку: C:\NAME\контракты.xlsx.

4. Запустите Pyrus Sync, перейдите в пункт Forms, выберите Контракты и нажмите кнопку Run Now.

5. После окончания импорта лог появится у указанного пользователя во входящих Pyrus.

Особенности импорта значений из CSV-файла в поля формы

1. Поле типа Текст. В это поле можно импортировать любые значения из CSV-файла, в том числе гиперссылки.
2. Поле типа Число. При импорте из CSV-файла числовых значений, содержащих десятичные дроби, целую и дробную части нужно отделить друг от друга точкой (.). Десятичная дробь, разделенная запятой, импортироваться не будет, например число 123,456 будет импортировано в поле формы в виде 123,000.
3. Поле типа Деньги. Для импорта в это поле действует то же условие, что и для поля типа Число: разделителем целой и дробной частей должна быть точка (.).
4. Поле типа Выбор. При импорте значений CSV-файла в поле Выбор необходимо иметь в виду, что из CSV-файла будут импортироваться только значения, соответствующие указанным значениям в поле формы, только на латинице, а значения множественного выбора в колонке CSV-файла должны отделяться друг от друга точкой с запятой (;), иначе задача создастся, но без выбора значений формы;
5. Поле типа Галочка. При импорте в это поле значений из CSV-файла, необходимо иметь в виду, что значениями должны быть только YES или NO. При попытке импорта отличных значений, или импорта без значения, задача по форме будет создана, но галочка не будет выставлена.
6. Поле типа Справочник:
   • Pyrus Sync позволяет загружать значение колонки из CSV-файла в поле типа Справочник формы. Поиск значения ведется по всему файлу, и элемент, содержащий искомое значение, загружается в задачу.
   • можно загружать значение из определенной колонки CSV-файла. Для этого в конфигурации импорта CSV-файла надо добавить настройку "CatalogColumIndex": 1, где 1 — номер колонки справочника (нумерация начинается с 0). Далее при импорте CSV-файла происходит поиск этого значения в колонке справочника в файле и, если значение найдено, в поле формы загрузится элемент, содержащий это значение.
7. Поле типа Дата. При импорте в это поле необходимо, чтобы импортируемое значение имело формат формате MM/DD/YYYY (например, 12/04/2023, т.е. 4 декабря 2023 года). При попытке импортировать значения в любом другом формате, равно как и значения с ошибкой, например 12/32/2023 (32 декабря 2023 года), импорт не будет осуществлен, задача не будет создана.
8. Поле типа E-mail. Pyrus Sync импортирует значение из CSV-файла и создает задачу даже при ошибке в написании электронной почты. Например, при импорте значение someone@gmail из CSV-файла, задача создается, значение импортируется, но в поле указывается, что импортированное значение не соответствует формату e-mail.
9. Поле типа Контакт. Необходимо, чтобы импортируемое значение из файла существовало в списках Сотрудники и Контрагенты вашей организации Pyrus. Если совпадений импортируемого значения и значений указанных справочников не будет найдено, задача не будет создана. Обратите внимание: импорт значения CSV-файла в кириллице невозможен, даже если значение в списках Сотрудники или Контрагенты записано в кириллице. При попытке импорта задача не создастся.

{
    "Id": "d479f309-90e8-4384-8747-05daf2955392",
    "Name": "Import Импорт таблицы (создание)",
    "Path": "C:\\Users\\akabu\\Downloads\\updatetest1.csv",
    "Delimiter": ";",
    "Encoding": "UTF-8",
    "ImportSettings": {
        "SyncExistingTasks": true,
        "PkFields": [
            "Поле вне таблицы (ключевое)"
        ],
        "TablePkFields": [
            "Ключевая колонка таблицы (уникальное значение)"
        ],
        "CreateNewTask": true,
        "ImportRules": [
            {
                "ColumnMap": [
                    {
                        "CsvColumn": "Поле вне таблицы (ключевое)",
                        "PyrusField": "Поле вне таблицы (ключевое)"
                    },
                    {
                        "CsvColumn": "Ключевая колонка таблицы (уникальное значение)",
                        "PyrusField": "Ключевая колонка таблицы (уникальное значение)"
                    },
                    {
                        "CsvColumn": "Вторая колонка таблицы",
                        "PyrusField": "Вторая колонка таблицы"
                    }
                ]
            }
        ]
    }
}