workflow:permissions

Редактор доступов

Редактор доступов Pyrus помогает тонко настраивать права доступа к форме и заявкам.

В Pyrus есть система доступов по умолчанию, например пользователь с правами руководителя видит все задачи организации, а администратор формы видит все задачи, созданные по этой форме. Подробнее об этом читайте в статье «Кто видит мою задачу».

Редактор доступов позволяет пойти дальше, например скрыть от человека внутреннюю переписку и маршрут формы, или одному дать доступ ко всем заявкам, а другому — только к части. Так можно подключить к бизнес-процессу клиентов и наблюдателей, например менеджеров по качеству или аудиторов.

Представьте компанию, которая обслуживает несколько сетей ресторанов — продаёт им ПО для организации работы. Когда что-то ломается, ресторан обращается за помощью к своему дилеру или напрямую к компании. У них организована единая служба поддержки в Pyrus: все заявки от ресторанов приходят сюда.

Всем участникам этого бизнес-процесса нужен доступ к заявкам. Но если компания-производитель хочет следить за обработкой всех заявок своих клиентов, дилеру надо видеть только заявки ресторанов, которые он обслуживает, а клиенту — только заявки ресторанов своей сети. Эту задачу можно решить с помощью следующих видов доступа.

Участник

Кому подходит

Операторам колл-центра и сотрудникам компании для внутренних обращений в службу поддержки.

Доступ участника пригодится сотрудникам, которым нужно создавать заявки по форме, но которые при этом не состоят в маршруте согласования. Такой доступ можно дать сотрудникам компании-производителя: они смогут заполнять форму и отправлять заявки в службу поддержки, если у них возникнут вопросы или трудности. Или оператору колл-центра: он ответит на звонок клиента, заполнит с его слов форму обращения и отправит её по маршруту.

Что может

  • Создавать новые заявки.
  • Просматривать заявки, в которых участвует.
  • Читать внутреннюю и внешнюю переписку и участвовать в ней.

Чего не может

  • Менять настройки формы.
  • Видеть заявки, в которых не участвует

Подсказка: сотрудники, находящиеся на этапах согласования, автоматически получают роль участника: они могут создавать заявки и видеть те, в которых участвуют. Если человек не состоит в маршруте, но ему нужно иметь возможность создавать заявки, дайте ему доступ участника или сделайте форму доступной всей организации.

Гость

Кому подходит

Супервизорам сети ресторанов, которым надо отслеживать статус обращений ресторанов в поддержку.

Компания даёт клиенту доступ к важной для него информации — обращениям ресторанов в техподдержку — и одновременно скрывает от него конфиденциальные данные: внутреннюю переписку сотрудников, маршрут заявки и панель отчётов.

Что может

  • Читать переписку клиента и сотрудника поддержки, если она происходит по email или в мессенджере.
  • Просматривать все заявки, созданные по форме, или заявки, доступные ему по заданным условиям.
  • Оставлять в задаче комментарии.
  • Создавать заявки.

Чтобы гость видел только заявки своей сети, должно быть задано условие:

Чего не может

  • Видеть внутреннюю переписку и маршрут заявки.
  • Смотреть отчёты.
  • Видеть и менять настройки формы.

Менеджер части процесса

Кому подходит

Клиентским менеджерам дилера. Они отслеживают заявки и статистику по ресторанам, которые они обслуживают. В отличие от гостя, могут переписываться со специалистами поддержки компании и обсуждать технические вопросы.

Что может

  • Просматривать заявки, доступные ему по условиям.
  • Читать внутреннюю и внешнюю переписку и участвовать в ней.
  • Смотреть отчёты.
  • Создавать новые заявки.

Чтобы специалисты дилера видели только заявки ресторанов, которые они обслуживают, нужно задать условие:

Чего не может

  • Менять настройки формы.
  • Видеть заявки, не доступные ему по заданным условиям.

Менеджер

Кому подходит

Клиентским менеджерам компании, чтобы у них был доступ к сервисным заявкам, которые рестораны отправляют дилерам.

Менеджеры компании могут видеть заявки всех ресторанных сетей и следить на панели отчётов за тем, насколько качественно дилеры обслуживают клиентов.

Что может

  • Просматривать все заявки, созданные по форме.
  • Читать внутреннюю и внешнюю переписку и участвовать в ней.
  • Смотреть отчёты.
  • Создавать новые заявки.

Чего не может

Менять настройки формы.

Администратор

Кому подходит

Специалистам компании, техническим специалистам. Этот уровень доступа даёт полный контроль над работой сервис-деска компании.

Что может

  • Просматривать все заявки, созданные по форме.
  • Читать внутреннюю и внешнюю переписку и участвовать в ней.
  • Смотреть отчёты.
  • Создавать новые заявки.
  • Менять настройки формы: добавлять/удалять поля, согласующих, этапы маршрута, давать права доступа.
  • Менять содержимое полей, заблокированных после этапа.

Настройка доступов

Чтобы открыть редактор доступов, зайдите в настройку формы и нажмите Изменить доступы.

Он похож на редактор маршрута, только без этапов. В колонке Участники укажите всех, кому надо дать доступ к форме, в колонке Доступ выберите вариант доступа: гость, участник, менеджер, менеджер части процесса или администратор.

Нажмите Добавить условие, чтобы указать, при каких условиях участник получит доступ к заявкам.

Выберите поле формы, по которому надо задать условие. Например, мы хотим, чтобы супервизор сети ресторанов видел только заявки своей сети. Выбираем поле-справочник «Рестораны», условие «=» и название ресторана из справочника.

Кроме того, добавив колонку с условиями, вы сможете давать доступ уровня «Менеджер части процесса». Без условий он недоступен.

Форму можно сделать доступной не только людям, указанным в редакторе, но и всей организации:

Если форма доступна всем сотрудникам компании, она есть у каждого из них в разделе Формы. По умолчанию сотрудники получают доступ уровня «Участник», то есть могут отправлять заявки по форме и участвовать во внутренней переписке.

Если форма доступна только людям, указанным на странице доступов, остальные сотрудники организации не видят её в своём аккаунте. А те, кому форма доступна, видят её в разделе Формы со значком замка.

Доступ к форме по ссылке

Бывает, к согласованию нужно подключить кого-то вне Pyrus, например подрядчика или партнёра по бизнесу. В этом случае можно включить доступ по ссылке. Перейдя по ней, партнёр зарегистрируется в Pyrus и автоматически получит доступ уровня «Участник», то есть сможет заполнять форму и писать комментарии. По сути, одна ссылка делает две вещи: приглашает пользователя в Pyrus и даёт доступ к конкретной форме.

Зайдите в редактор доступов, нажмите Включить доступ по ссылке, скопируйте ссылку и отправьте её всем, кому нужен доступ к форме.

Их имена появятся в списке, и вы в любой момент сможете дать им другие права, например «Менеджера части процесса».

Была ли эта статья полезной?

Да, спасибо! Нет, остался вопрос