Больше часов в сутках благодаря Pyrus

Агентство Everything Personal 5 лет работает на рынке коммуникационного консалтинга, PR и маркетинга.

«Everything personal — потому, что всё, с чем нам предстоит работать, мы тестируем на себе. Если продукт или услуга нам нравится, мы начинаем работу, если нет — отказываемся. Мы начали работать с Pyrus в начале 2019 года. С этого же момента и Everything Personal стал клиентом Pyrus», — рассказывает основательница агентства Катерина Макарова.

Основную часть работы команда агентства выполняет удалённо, клиенты ставят задачи не только на встречах, поэтому о системе максимально эффективного таск-менеджмента и коммуникации задумались почти сразу. Пробовали работать со всем популярными приложениями: Trello, Asana, Basecamp, но оказывалось через некоторое время, что доски с задачами сотрудники обновляют редко, а общение ведется в чатах по проектам. Часть из них внутренние, часть внешние — с участием клиентов. Часть в Телеграме, часть в WhatsApp. Что-то приходит в почту. Что-то в мессенджер Facebook. Примерно целый рабочий день в неделю уходил просто на то, чтобы скопировать сообщения из одного окна в другое, упорядочить или найти информацию, выяснить текущий статус работы по проекту у команды.

Коммуникация — основной процесс в агентстве. Организовать и структурировать её оказалось ключевым решением для масштабирования бизнеса.

«Я лично — узкое место нашей работы, поскольку участвую в большинстве задач, отвечая перед клиентами за качество нашей работы. Мне приходит порядка 350 сообщений и уведомлений в сутки от разных программ и в среднем 100-150 сообщений в каждом мессенджере, почти все они — по работе. Если посчитать ещё и те, что пишу я сама, то это цифры, близкие к нагрузке авиадиспетчера. Pyrus стал для меня настоящим спасением, собрав всю коммуникацию с коллегами и клиентами в одно окно», — продолжает Катерина.

Работу с Pyrus агентство начало с бесплатного пакета на сто задач. Этого хватило на два дня, после чего к Pyrus подключили продюсера и основных сотрудников, а потом и всех остальных. На адаптацию команды ушла пара недель. Около полугода занял переход большей части наших клиентов на Pyrus. В этом очень помогла функция «приглашение контрагентов», с помощью которой можно добавить компанию-партнёра, с которой работаешь, и всех её сотрудников как внешний контакт, ничего за них не платя.

Коммуникация в Pyrus прозрачная: все сотрудники Everything Personal видят свои задачи, понимают дедлайны и зоны ответственности. Документы по каждой задаче хранятся там же и всегда под рукой. Делегирование сделано максимально удобно: ответственный быстро понимает, что от него нужно и когда, а если нет — то задаёт вопрос, а система оповещений не даёт забыть о срочных делах. Особенно мы, как люди, которые работают всегда и везде, оценили продуманное мобильное приложение. Подкупают часто самые простые и удобные вещи. Например, любой файл из почты или телефона (картинку, аудиофайл, документ или презентацию) одной кнопкой можно отправить в новую или существующую задачу в Пайрусе.

«Pyrus стал для нас своеобразной „службой одного окна“, дав нам возможность бесшовной внешней и внутренней коммуникации. Всё, что раньше было в почте и трёх разных мессенджерах — теперь в Пайрусе. Без лирики, с чёткой структурой. При большом объеме нотификаций очень легко упустить важное — так мозг буквально защищается от перегрузок.

Инструмент, специально созданный именно для рабочей коммуникации и постановки задач, упростил и сделал прозрачной работу и над текущими клиентскими задачами, и подготовку отчётов. Пайрус сэкономил мне минимум пару часов в день и позволил взять, как минимум, ещё один проект » — рассказывает Катерина Макарова.

Профиль