В этой статье расскажем, как транспортно-логистическая компания HCL Express использует Pyrus для ведения клиентов по воронке продаж и внутреннего учёта. CEO компании Андрей Попов поделился, как они ведут клиентов — от первого обращения до расчёта бонусов менеджерам по продажам.
О компании HCL Express
Компания HCL Express занимается проектной логистикой — перевозкой негабаритных и тяжеловесных грузов. К ним обращаются с нестандартными проектами, когда надо перевезти что-то очень объёмное и тяжёлое.
Например, они доставляли опоры для самого большого колеса обозрения в Европе — «Солнце Москвы» на ВДНХ. Опоры — это огромные трубы, которые не привезти на обычных фурах. Их везли сначала на автомобилях, потом морем и затем снова автомобилями до Москвы. В течение всего проекта транспортные средства HCL Express осуществили около 80 рейсов.
Другой показательный проект компании — перевозка лопастей для ветрогенераторов из Польши в Эстонию. Длина каждой лопасти — 56 метров, примерно как ширина футбольного поля. Для осуществления проекта потребовалось не только предоставить подходящий транспорт, но и рассчитать возможные маршруты и обеспечить сопровождение колонны.
Проектная логистика включает в себя все виды перевозок: морские, железнодорожные, авиа и автомобильные. Для автомобильных у HCL Express есть свои транспортные средства, а для остальных видов перевозок они обращаются к контрагентам.
Каждый проект HCL Express — это сложный процесс, включающий несколько подпроектов. Для их ведения и внутреннего учёта в компании используют Pyrus.
Pyrus по рекомендации от бизнес-тренера
HCL Express используют Pyrus шесть лет.
Андрей узнал о платформе совершенно случайно. Он участвовал в тренинге известного бизнес-коуча, и тот рассказал, что пользуется Pyrus для ведения задач в своей команде.
Pyrus — это самое полезное, с чем я познакомился на том тренинге.
Бизнес-тренер рассказал, что больше всего его привлекла возможность работать оффлайн. Например, когда он летит в самолёте, то создаёт задачи и назначает ответственных. А когда появляется интернет, задачи автоматически синхронизируются и отправляются нужным сотрудникам.
Андрей в то время как раз искал инструмент для автоматизации бизнес-процессов компании. Pyrus понравился гибкостью настроек для различных бизнес-процессов и простотой в освоении. Андрей сам создаёт и настраивает формы и даже использует скрипты из Справки, не имея при этом навыков программирования.
Формы «Обращение» и «КП» — первые этапы воронки продаж
Работа над каждый проектом начинается с обращения клиента. Они поступают в Pyrus из нескольких каналов. На сайте компании есть чат и форма для запроса коммерческого предложения, также клиенты обращаются по электронной почте и телефону.
Все заявки собираются в задачах по форме «Обращение».
Ответственный сотрудник принимает обращение. Он выясняет детали заявки, дополняет информацию: название компании и контактное лицо, предполагаемый маршрут и параметры груза.
Если обращение целевое, менеджер приступает к подготовке коммерческого предложения — создаёт подзадачу по форме «КП». Информация о клиенте, маршрут и параметры груза автоматически подтягиваются в новую задачу.
Менеджер обязательно указывает тип перевозки. Это может быть автомобильная, морская, железнодорожная или мультимодальная перевозка, негабаритные или сборные грузы. Такое разделение нужно, чтобы собирать статистику по типам проектов, которые выполняет компания, и понимать, какие перевозки более востребованы и с каких компания больше зарабатывает.
Менеджер рассчитывает стоимость проекта, заносит её в поле Ставка, формирует коммерческое предложение из шаблона в задаче и отправляет его клиенту.
Если клиент принимает коммерческое предложение, то заявка переходит в сделку.
Форма «Сделка» — движение проекта
Форма «Сделка» — главная форма по каждому заказу. В ней контролируется ход проекта и собирается вся информация по нему: документы, инструкции, список доходов и расходов.
Ответственный менеджер создаёт подзадачу по форме «Сделка» из задачи по форме «КП». При создании он заполняет обязательную информацию по проекту: дату погрузки, указывает клиента, маршрут и параметры груза. При необходимости, в поле «Инструкции» можно добавить дополнительную информацию по задаче.
Также, при создании задачи, менеджер заполняет данные о расчёте проекта: сумму коммерческого предложения и предполагаемые расходы. С помощью скрипта из этих цифр рассчитывается ожидаемая прибыль по проекту.
В маршруте задачи пять этапов: Заявка, Перевозка, Счёт выставлен, Подтверждение и Оплата. Почти на каждом из них согласующий — это менеджер по продажам, который ведёт проект от начала и до конца.
На этап «Заявка», кроме менеджера, согласующим добавляется Андрей. Он смотрит маржу, при необходимости добавляет свои комментарии к расчёту или просит уточнить какую-нибудь информацию о заказе.
Только после того, как Андрей согласует сделку, она перейдёт на следующий этап — «Перевозка».
На этом этапе заключаются договоры с клиентом и контрагентами. Менеджер создаёт соответствующие подзадачи по форме «Заявка», заполняет условия соглашения и отправляет сформированный договор на подпись клиенту или подрядчику.
Когда груз приходит к клиенту, ответственный менеджер согласует этот этап.
Как правило, HCL Express работает по постоплате с отсрочкой платежа. Поэтому выставление счетов клиентам происходит после перевозки, на третьем этапе — «Счёт выставлен». Этот этап менеджер проекта согласует после того, как клиенту выставят все счета.
На четвёртом этапе «Подтверждение» проверяют, что все расходы и доходы по сделке занесены в соответствующие реестры и подтверждены документами. Прежде чем согласовать этот этап, менеджер должен убедиться, что получил все накладные, подтверждающие перевозку, а в таблице «Список расходов» заполнены все поля и оплачены все счета от контрагентов. Если всё сходится, сделка переходит на финальный этап.
На пятом этапе менеджер проверяет оплаты от клиентов, согласует его и задача закрывается. Бонусы менеджерам рассчитывают только по завершённым сделкам.
Учёт входящих и исходящих счетов
Из формы «Сделка» создаются все счета, которые выставляются клиентам, и здесь же хранятся счета, полученные от контрагентов.
Чтобы выставить счёт, менеджер нажимает кнопку «+Invoice» и создаёт подзадачу по форме для выставления счёта. Данные клиента подтягиваются подтягиваются автоматически из «Сделки».
Таким образом задачи связываются друг с другом, и в поле «Связанные» нужной сделки появятся все задачи с выставленными счетами.
Менеджер заполняет информацию для формирования счёта: перечень услуг, стоимость, размер VAT — налога на добавленную стоимость и другие. Готовый счёт формируется с помощью печатного шаблона и отправляется клиенту в PDF-файле.
Информацию о выставленном счёте менеджер добавляет в таблицу «Список выставленных счетов» в форме «Сделка».
Таким же образом ведётся учёт расходов по проекту. Каждый счёт или чек заносится в Pyrus в форме для входящих счетов.
Для удобства, в названиях форм используют разные эмодзи — чтобы визуально отличать выставленные и полученные счета в списке связанных задач.
Цифры из двух таблиц суммируются в блоке «Отчёт»: считается общая сумма исходящих и входящих счетов, и прибыль по проекту.
Отдельные формы для разных счетов полезны не только для внутреннего учёта, но и для подготовки отчётности. Бухгалтер компании заходит в соответствующую форму и экспортирует данные.
Учёт расходов на транспорт
С помощью Pyrus в HCL Express следят за расходами на собственные транспортные средства. Для этого создали специальную форму, данные в которую заносит помощник бухгалтера.
Он получает чеки и счета от водителей и прикладывает их к задаче. Указывает тип расхода: топливо, ремонт и тому подобные, сумму расхода и номер транспортного средства.
Таким образом в Сводке видно, во сколько компании обходится содержание каждой транспортной единицы, и на что в общем идут все расходы.
Раньше все расходы просто валились в одну кучу и не видно было общей картины. Теперь они прозрачны и структурированы, что позволяет грамотно осуществлять планирование.
База перевозчиков
В отдельной форме HCL Express собирают свою собственную базу перевозчиков. Это полезно, если весь свой транспорт занят или у них вообще нет подходящей техники.
Для поиска контрагентов используют форму «Tracker». Сюда заносят всех перевозчиков, с которыми они когда-либо контактировали. В базе есть перевозчики из разных регионов Европы, России и стран СНГ.
В форме заводят данные о компании, владеющей нужной техникой, и контакты менеджера, с которым надо связываться для уточнения деталей.
Всего в реестре формы «Tracker» больше двухсот записей. Когда менеджеру нужно найти подходящий транспорт, он открывает реестр, фильтрует список по региону, категориям транспорта: специальный, стандартный, море и другие, и находит нужного контрагента.
Pyrus — учтено всё
Таким образом с помощью Pyrus в компании HCL Express учитывают любое движение ресурсов — как денег, так и транспортных средств. Кроме этого, данные по каждому проекту используются для подготовки годовой отчётности и расчёта бонусов менеджерам по продажам.
В планах — подключить к формам ботов, чтобы вывести автоматизацию на новый уровень.
