Сегодня видеоконференции стали привычным форматом для проведения заседаний коллегиальных органов (советов директоров, кредитных комитетов и других структур). Однако после таких встреч обсуждения часто переходят в групповые чаты в Telegram и WhatsApp.
У такого подхода есть существенные ограничения:
- Принятые решения порождают поручения, которые неудобно отслеживать в потоке сообщений;
- Руководители сталкиваются с десятками чатов, в которых легко запутаться;
- В Telegram есть риск потери данных — любой участник беседы может удалить важную переписку.
Чтобы избежать этих проблем, компании переходят на специальные системы управления бизнес-процессами. В этой статье мы покажем, как организовать работу разных коллегиальных органов в Pyrus.
Единая повестка с общим голосованием
Подход применяется в случаях, когда комитету необходимо рассмотреть список вопросов, требующих формального согласования.
Секретарь комитета формирует повестку в виде единого PDF-документа и создает с ним задачу в Pyrus. В документе последовательно перечислены все вопросы, вынесенные на рассмотрение.
Процедура голосования предусматривает три варианта решения:
- "Утверждено" — согласовано, поддерживаю;
- "Прочитано" — согласовано, не возражаю;
- "Против" — не согласовано, возражаю.
При наличии очного заседания спорные вопросы могут быть исключены из повестки до проведения голосования. После завершения обсуждения секретарь оформляет протокол и прикрепляет в задачу в Pyrus.
Это подходит для регулярных процессов, например, когда технический комитет раз в неделю утверждает закупки, бюджетные корректировки или решения о внедрении новых информационных систем.
В финансовых организациях единая повестка часто используется для еженедельного согласования лимитов и плановых корректировок.
Повестка с детальным обсуждением каждого вопроса
Данный подход применяется, когда каждый пункт повестки требует отдельного обсуждения с разными участниками. В отличие от единого голосования по всем вопросам сразу, здесь создаются отдельные подзадачи для каждого вопроса.
Секретарь начинает с настройки Формы. В Шаблоне он добавляет необходимые поля ("Номер заседания", "Председатель", "Дата заседания" и таблицу "Повестка встречи"). По этому шаблону каждый раз будет заполняться информация о заседании.
Теперь секретарь создает задачу по этой форме. В ней перечислены все вопросы с кратким описанием, проектом решения, инициаторами и файлами. Затем для каждого пункта создается отдельная подзадача, где могут быть назначены разные участники в зависимости от темы.
В подзадачах происходит детальное обсуждение: участники комментируют предложения, вносят правки и голосуют за решения. При этом все подзадачи остаются связанными с главной задачей, что позволяет сохранить целостность повестки. После завершения обсуждений секретарь фиксирует итоговые решения в протоколе, который утверждается участниками в первоначальной задаче с общей повесткой встречи.
Например, если комитет рассматривает инициативы из разных направлений, то каждый вопрос требует собственной логики обсуждения: одни вопросы требуют дополнительного анализа, другие — обсуждения правок, третьи — консультаций с ответственными. Подзадачи позволяют разделить эти процессы и сохранить порядок в обсуждении.
Такой формат работы подходит для советов директоров, кредитных комитетов и других органов, где каждый пункт повестки нуждается в отдельном голосовании.
Разный состав участников по отдельным вопросам
Базовый состав комитета обычно одинаковый. Однако в некоторых случаях стандартный состав коллегиального органа не подходит для принятия решений — вопросы требуют привлечения дополнительных экспертов и изменения количества голосов.
Например, регламент комитета может предусматривать, что для принятия решений по отдельным категориям вопросов (например — финансы, ИТ, кадровая политика) или в зависимости от размера финансового показателя (суммы сделки, объемы инвестиций) требуется расширение состава голосующих участников и иное количество голосов для принятия решения.
Примером может послужить кредитный комитет. При поступлении заявки система анализирует ее параметры: стандартные кредитные вопросы рассматриваются основным составом. Если предложение было инициировано конкретным отделом или касается изменений в его работе, то добавляется руководитель отдела. Крупные кредитные линии дополнительно попадают на рассмотрение финансовому директору (≥ 100 000 000).
Подобная логика встречается и в других коллегиальных органах. Например, если на заседание выносится тема, связанная с изменениями в продукте или запуском нового направления, к обсуждению могут подключать руководителя продукта или эксперта по рынку.
Важно заранее зафиксировать все правила формирования составов в регламенте работы органа, однако если в него внесутся изменения, правила формирования состава участников можно оперативно адаптировать под новые требования.
Юридическая значимость
В России федеральный закон 63-ФЗ "Об электронной подписи" предусматривает разные виды электронных подписей. В системах документооборота традиционно используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), но это не всегда удобно:
- При использовании компьютера требуется постоянно иметь при себе USB-токен;
- На мобильных устройствах приходится полагаться на облачные решения, где ключи хранятся у третьих лиц;
- Облачная подпись требует стабильного интернет-соединения.
На практике клиенты Pyrus используют такие подходы:
- Указать в правилах внутреннего трудового распорядка или в дополнительном соглашении к трудовому договору компании, что проставление виз "Утверждено", "Против", "Прочитано" является простановкой сотрудником простой электронной подписи (ПЭП) и подписанные документы или заявки в соответствии со статьей 9 федерального закона 63-ФЗ "Об электронной подписи" признаются равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
Аналогичным образом можно прописать в правилах внутреннего трудового распорядка, что заполнение формы в системе приравнивается к проставлению простой электронной подписи. - Если хочется более традиционного подхода к закреплению решений, то распечатать протокол и подписать его на бумаге.
Секретарь создает протокол, распечатывает его и члены комитета могут подписать его в свободное время. Далее этот документ будет храниться в архиве компании.
Этот вариант звучит парадоксально в эпоху ЭДО, но комбинируя оба подхода 1 и 2 вы получаете следующие преимущества:
a) Решения юридически значимы в электронной системе;
b) При аудиторских проверках — аудиторам проще будет верифицировать архив. - Если все же необходимо, чтобы прямо в системе можно было ставить полноценную усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), вы можете изменить поведение визы "Утвердить".
В этом случае при нажатии кнопки система будет обращаться к вашему токену или облачной подписи. Для этого используется интеграция с программой КриптоПро (подробнее в Справке).
Организациям с жесткими регламентами такой подход дает ощущение повышенной юридической значимости, однако требует дополнительных процедур и временных затрат при каждом действии.
Поручения
По результатам решений комитета обычно возникают поручения. Они требуют отдельного контроля и обсуждения. Хотя технически их можно оставить в рамках основной задачи комитета, для удобства отслеживания лучше создать связанные задачи в Pyrus.
Для добавления подзадачи нажмите на значок плюса в разделе Связанные задачи на информационной панели.
Информация о подзадаче появится в разделе Связанные задачи (подробнее в Справке).
Создание отдельных подзадач для каждого поручения обеспечивает прозрачность процесса и исключает потерю информации. Такой подход превращает решения коллегиальных органов в реальные рабочие процессы с четкой ответственностью и сроками.