Девять месяцев с Pyrus: кейс компании Star Smile

Компания Star Smile изготавливает элайнеры — прозрачные каппы для ортодонтического лечения и выравнивания зубов. Они служат для того же, что и привычные брекеты, но более безопасны, эстетичны и удобны.

Подбор и изготовление элайнеров — дело сложное и многоэтапное. Всё начинается с первой встречи доктора с пациентом, затем делают 3D-модель, согласовывают её с клиентом, изготавливают, устанавливают и так далее. Врачи, техники, менеджеры по продажам, аналитики, маркетологи, юристы должны действовать слаженно и оперативно.

Компании был нужен простой и удобный инструмент для 1) контроля задач, этапов и сроков их выполнения и 2) командной работы по проектам, обсуждения и согласования решений.

«Мы пробовали разные варианты, но ни один из них не удовлетворял нас полностью: пользовались мессенджерами, почтовыми клиентами, сервисами для управления проектами, текстовыми онлайн-редакторами для совместной работы над документами. В результате выбрали Pyrus, потому что эта система оказалась самой удобной и универсальной для наших целей», — вспоминает Ольга Решетова, бизнес-аналитик.

На старте

Pyrus заменил в компании мессенджеры, электронные письма и документы, однако многие бизнес-процессы нужно было структурировать и формализовать. Сначала настроили постановку, выполнение и контроль задач и сразу начали обсуждать проекты в Pyrus. Также упростили процесс утверждения заявок на оплату, обращений в некоторые отделы и оформление отпусков.

Первое время сотрудники воспринимали Pyrus как ещё один мессенджер с «какими-то непонятными формами», но вскоре оценили его удобство и пользу. Охотнее всего они пользуются функцией напоминания о сроках, возможностью отложить задачу, назначать ответственных и сроки её выполнения, а также возможностью закрыть, а потом переоткрыть задачу без потери комментариев, приложенных файлов и согласований. Ещё сотрудникам нравится, что можно в одну задачу сложить нужные документы и ссылки, связать её с родственными задачами, а потом ещё подключить к ней форму. То есть собрать всё, что нужно по проекту, в одном месте.

Популярностью пользуются формы заявления на отпуск и оформления переработок, а также функция представления задач в форме канбан. Без неё было бы невозможно вести много проектов одновременно.

«Я каждый день вижу, как Pyrus охватывает все сферы жизни компании. Даже на празднование дней рождения сотрудники приглашают коллег через Pyrus. Помимо практической пользы, Pyrus принёс в нашу работу живость, изюминку. Конечно, людям требуется время, чтобы научится применять все инструменты Pyrus так же легко, как и функцию „Объявление“, чтобы позвать коллег на пиццу. Но процесс идёт, и прогресс в нём всё заметнее», — отмечает Ольга Решетова.

В процессе

Сейчас Star Smile активно формализует бизнес-процессы с помощью форм в Pyrus. Сначала внедрили стандартные формы заявок на оплату и согласования договоров, которые были доработаны в соответствии с потребностями компании. Так, в форму заявки на оплату ввели блок получения закрывающих документов.

В форму согласования договоров добавили много уточняющих полей, и теперь она универсальна: её используют для согласования любых юридических документов — типовых и трудовых договоров, официальных писем и т.д.

Ещё внедряется форма претензий от клиентов. Вопросы могут возникнуть на этапах подготовки прототипа, изготовления и доставки элайнеров. Сейчас в форме есть несколько этапов, и заполняют её менеджеры по продажам или сопровождению. В дальнейшем команда Star Smile хочет, чтобы через форму по результатам работы с претензией принималось общее решение для предотвращения таких проблем: исправлена инструкция, выработаны новые правила работы с клиентами, с продуктом и так далее.

В планах

Будут внедряться связанные формы для совещаний. Сотрудники узнали о них из обучающего видео Пайрус и пока осваивают навыки написания скриптов, чтобы затем реализовать этот функционал.

Также планируется форма эскалации проблемы, чтобы любой сотрудник мог описать трудность, препятствующую его работе, и пути её преодоления. А дальше — донести проблему до линейного руководителя. При необходимости вопрос выведут на следующий уровень вплоть до генерального директора и в результате примут решение для того, чтобы проблема не возникала в дальнейшем.

Ещё в планах Star Smile — подключение скриптов и ботов для точного воссоздания в Pyrus рабочих процессов.

Профиль