Альтернативные способы коммуникации в Pyrus

Основой коммуникации в системе Pyrus являются задачи. Общаясь в задачах, каждый участник видит текущего ответственного, ход исполнения и логику принятия решений.

При этом иногда бывает нужно просто проинформировать людей, не ожидая от них действий.

1. Объявления. К примеру вы планируете корпоративное мероприятие. Создайте новое объявление с анонсом:

Создание объявления

В объявление можно добавить файлы с нужной информацией. Укажите срок действия объявления, по истечении его оно будет перенесено в архив автоматически.

Выберите аудиторию для объявления. По умолчанию ваше объявление увидит вся компания. Если вы хотите адресовать его конкретной команде, то включите объявление в ее проект. Объявление можно включить в несколько проектов.

После публикации у ваших коллег раздел Объявления станет отображаться полужирным шрифтом и справа появится количество новых объявлений:

Часто объявления вызывают оживленную дискуссию. И комментарии к объявлению могут становиться площадкой для экспресс-обсуждений предпочтений участников и свежих идей.

2. Библиотека предназначена для хранения общих файлов участников проекта (это полезно для  хранения шаблонов коммерческих предложений, договоров, бренд-бука, инструкций). Все участники проекта получат доступ к актуальной версии документов и смогут использовать её сразу же после внесения изменений. Вот как выглядит библиотека отдела продаж:

Файлы проекта

3. Формы обратной связи и оценки.

При помощи формы краудсорсинга можно вовлечь сотрудников в процесс подачи идей по улучшению бизнес-процессов. Понимание сотрудником того, что он услышан, повышает мотивацию и способствует уменьшению текучки. Для сбора информации о производительности и качестве взаимодействия ваших сотрудников вы можете запустить процессы перекрестной оценки.

Напишите нам о вашем опыте коммуникации в Pyrus!

Обновление дизайна Pyrus

Весна – время обновления. Обновляемся и мы. Новый дизайн сделал систему легче для восприятия, а так же добавил несколько очень удобных нововведений.

Посмотрим, что изменилось и какие возможности нам это дает:
1. Изменилась верхняя планка с заголовком задачи и элементами управления:Верхняя планка с элементами управления

Вот как выглядят новые иконки действий:
Галерея прикрепленных изображений — Галерея прикрепленных изображений.
Просмотр прав доступа к задаче — Просмотр прав доступа к задаче.
Отправка на печать в виде текста — Отправка на печать в виде текста.
Экспорт в Excel – файл (для форм и списков) — Экспорт в Excel – файл (для форм и списков).

2. Расширены возможности фильтрации задач для папок «Входящие», «Сегодня», «Запланированные» и «Когда-нибудь». Теперь можно выбирать задачи из нескольких проектов и фильтровать их по сроку.Снимок экрана 2015-03-19 в 1.29.49

3.Настройки проектов и форм стали более доступны и могут быть выбраны из меню над списком задач или реестром. Вот как это выглядит:
Настройки маршрутизации и шаблона

4. Выбор дат в реестре стал более наглядным. Вместо одного месяца для выбора отображается три.Снимок экрана 2015-03-19 в 1.10.20

Надеюсь, что вам изменения понравятся так же, как и мне!

«Додо Пицца»: контроль качества через Pyrus

Юлия Белявская
Руководитель подразделения «Додо Пицца»
Срок использования: полтора года
Количество пользователей: 70
Самое удобное в Pyrus: постановка задач для партнеров

В какой-то момент мы поняли, что вести учет всех контактов, обращений, задач и проблем в Google Docs или таблицах Excel просто невозможно. Это и неудобно, и неэффективно. Количество наших партнеров постоянно растет, поэтому возник вопрос, как выстроить взаимодействие с франчайзи и не потерять никакой информации? В срочном порядке мы занялись поиском сервиса, способного нам такие процессы выстроить — так мы вышли на Pyrus.

Читать далее «Додо Пицца»: контроль качества через Pyrus

Как красиво распечатать форму из Pyrus

Многие компании отмечают увеличение скорости согласования решений при переходе на Pyrus. Однако иногда руководителю необходим красивый документ на бумаге. Давайте пойдем ему навстречу и создадим эстетичное печатное представление формы в Pyrus.  

Откроем файл Excel, и создадим в нем шаблон, каким хотим его видеть на печати. Добавляем строки, столбцы и подписываем их. Украсим форму логотипом. В итоге файл будет выглядеть так:

invoice_excel

Обратите внимание: в те поля, куда должна производиться запись данных из Pyrus, мы добавляем текст вида ${Имя поля в Pyrus}.

Названия полей для вставки в печатную форму можно увидеть на вкладке Шаблон в редакторе форм.

invoice

После создания шаблона, мы сохраняем его под именем Форма для Pyrus (счет).xlsx

Переходим в раздел Печатная форма в пункте навигации Еще, доступной при редактировании формы, и загружаем файл с локального диска.

Excel_for_print

Отлично, печатная форма создана!

Теперь для каждой формы, созданной по данному шаблону Счет, появится возможность ее выгрузки в Excel (а также PDF).

export_button

Нажав на ссылку экспорта мы получим красивый документ для печати.

Печатные формы удобно использовать для:
— листов согласований;
— заявок на командировки и отпуска;
— экспедиционных документов с отметками о доставке;
— запросах к внешним организациям.

Где еще? Спросите своих сотрудников — они наверняка подскажут вам много вариантов!

В Pyrus появились повторяющиеся задачи

Во время проведения обучения я часто слышал вопрос: есть ли возможность создавать повторяющиеся задачи? Сейчас с радостью сообщаю — теперь такая возможность добавлена  в веб-версию системы.

И это действительно очень удобно:
—  можно ставить приглашения на регулярные встречи;
—  можно отправлять задачи на отправку регулярных отчетов;
—  не упустить подготовку к ежегодному собранию директоров;
—  для тех, кто пользуется GTD — использовать для еженедельных обзоров.

Давайте посмотрим, как это делается. В правом меню выбираем Повторяющиеся задачи. Перед нами появляется список существующих шаблонов регулярных задач (пока он пуст).

rep_tasks_1

Нажимаем Создать повторяющуюся задачу. Открывается редактор шаблона, под привычными полями задачи находится блок настройки повторов:

monthly_report

В нем можно выбрать периодичность (от ежедневной до ежегодной) и интервал времени на котором будет происходить повтор. Обратите внимание на поле срок: при создании повторяющейся задачи он отсчитывается от даты создания.

Нажимаем Сохранить и на этом создание шаблона повторяющейся задачи завершено! Он появится в списке повторяющихся задач.

rep_task_2

Теперь в 8:00 следующей даты повтора (в примере выше 1 мая) будет создана новая задача и помещена в список входящих. Если вы в это время будете в дороге, то увидите, как увеличится счетчик задач на иконке мобильного приложения (для iOS, Android или Windows Phone).

Пробуйте прямо сейчас, и вносите в ваши инструкции по использованию системы.

Все свои идеи я сразу превращаю в задачи

Малоземова

Юлия Малоземова
Директор Екатеринбургского центра развития предпринимательства, http://ekbiznes.ru/

Сфера деятельности: обучение и консультирование
Опыт использования Pyrus: 1,5 года
Количество сотрудников в Pyrus: 12 человек

Самое удобное в Pyrus: контроль за общими результатами работы команды, учет нагрузки штатных и внештатных сотрудников, выдача поощрений

В нашем Центре развития предпринимательства мы организуем огромное количество мероприятий. Только в прошлом году мы организовали 304 события. А для любого события необходимо согласовать время, тексты выступлений и решить массу организационных вопросов. Без постоянной коммуникации организовать столько событий нереально – поэтому мы настроили Pyrus для оптимизации процессов в команде. В офисе нам состыковаться очень сложно, а в Pyrus каждый из нас может просматривать важные задачи даже во время мероприятий.

Читать далее Все свои идеи я сразу превращаю в задачи