«ФинГрад»: ставим задачи, запускаем процессы

Компания: ФинГрад
Сфера деятельности: Финансы
Имя: Всеволод Кордонский
Должность: Руководитель отдела консалтинга
Опыт использования Pyrus: 2 года
Количество сотрудников в Pyrus: 25 человек
Самое востребованное в Pyrus: постановка и отслеживание задач, маршрутизация заявок.

Vsevolod1

Компания «ФинГрад» — разработчик программных продуктов для управления и контроля финансов предприятия. Продукты «ФинГрад — Управленческий Учет» и «ФинГрад — Казначейство» используют более 100 компаний в банковском, строительном, производственном, торговом секторе, а также в ресторанном бизнесе и сфере гостеприимства. Руководитель отдела консалтинга компании «ФинГрад» Всеволод Кордонский поделился с нами информацией о том, как Pyrus помогает в управлении задачами и организации ежедневных бизнес-процессов.

Читать далее «ФинГрад»: ставим задачи, запускаем процессы

Группировка элементов списка и создание иерархии

Списки часто встречаются в формах наших клиентов. Они позволяют настроить маршрутизацию в зависимости от значения поля и выступают своего рода метками. Но со временем некоторые списки разрастаются так, что работать с ними становится всё менее удобно.

Для улучшения их вида, в систему был добавлен функционал по организации списков в многоуровневое дерево. Давайте рассмотрим как это работает на примере списка из формы для соискателей. Сначала список вакансий состоял из всего пары позиций, но потом вырос вместе с компанией:

Список вакансий

Для его упорядочивания сначала создадим новые элементы — категории, а затем мышкой перетянем элементы списка на соответствующий уровень. В итоге наш список приобрел структурированный вид.

Список вакансий с категориями

Теперь при заполнении следует выбрать элемент списка из дерева, или же начать вводить название позиции, и система предложит сокращенный список вариантов.

Список вакансий с категориями при заполнении

Попробуйте, как удобно и наглядно можно заполнять списки и создавать собственную иерархию!

Для того, чтобы сделать такую структуру, должны соблюдаться определенные условия (для новых списков они практически всегда выполняются). Если что-то не получается, проверьте, не нарушены ли условия переноса при создании иерархии:

— Перенос элементов работает только внутри одного поля типа «список».

— Элементы списка нельзя вынести на уровень выше их изначального расположения.

— Если список иерархический и одна из его веток используется как другой список, нельзя вносить и выносить элементы списка из этой ветки.

— При переносе элементов списка можно менять только уровень. Сортировка всегда будет идти по имени пунктов.

— Перенос разрешен, если команда не меняется. Иными словами, если в одном из элементов списка кто-то добавлен в команду, то нельзя добавлять в списки другого уровня элементы, в которых этот человек не участвует.

Если вы пропустили некоторые другие наши статьи по этому важному элементу формы, стоит напомнить, что в списках ранее появились значения по умолчанию.

Ограничение на редактирование полей в формах

Pyrus постоянно совершенствуется, делая автоматизацию бизнес-процессов проще и удобнее. Наши клиенты широко используют формы для автоматизации согласования расходов, оценки работы сотрудников и даже создания CRM.

По мере работы с формами пользователи отметили, что часть полей должна оставаться неизменной на всех этапах их обработки. Например, вполне очевидно, что следует запрещать изменение суммы расхода задним числом в утвержденной форме. Теперь данная функциональность появилась в нашей системе.

Давайте посмотрим, как делаются соответствующие настройки на примере формы обращения в поддержку. В редакторе шаблона в требуемых полях,  которые необходимо оставить неизменными, устанавливаем отметку «Только руководители смогут редактировать поле после заполнения».

Настройка прав на редактирование поля

Теперь эти поля могут быть заполнены только при первоначальном создании формы. В редакторе они будут отображены серым цветом и заблокированы для изменений.

Блокировка полей в редакторе

Блокировка редактирования полей сохранит важную информацию от случайных корректировок и крайне проста в настройке. Попробуйте применить её в своих формах!

Не забывайте также о маршрутизации для верной адресации форм и оптимизации рабочих процессов.

Отчет об уровне сервиса для оценки эффективности сотрудников

Каждый руководитель желает знать насколько хорошо налажены бизнес-процессы внутри компании и в каком направлении надо двигаться, чтобы обеспечить дальнейший рост и развитие бизнеса. Работают ли сотрудники при полной загрузке и с полной отдачей, также немаловажные аспекты. Но как отследить уровень эффективности, если одновременных бизнес-процессов на предприятии могут быть десятки и даже сотни?

Здесь на помощь приходит новый вид отчетности “Уровень сервиса”, недавно интегрированный в Pyrus, который покажет эффективность работы сотрудников и поможет в оптимизации соответствующих процессов.

Чтобы сформировать отчет такого вида, достаточно зайти в раздел Отчеты соответствующего раздела редактирования для любого проекта, уровень сервиса которого вас интересует.

sla_navigation

Выбрав пункт меню Уровень сервиса, вы попадете на страницу, где будет формироваться соответствующий вид отчета. По умолчанию, уровень сервиса отображается по всем этапам маршрутизации проекта, но вы можете выбрать конкретный этап для более тщательного анализа.

service_steps

Время и желаемый процент выполнения могут гибко выставляться в меню.

task_completion

Кроме того, в дополнительных настройках отчетности, можно задать интервал рабочего дня, чтобы уровень эффективности рассчитывался только по рабочим часам.

sla_settings

Таким образом, отчет Уровень сервиса может быть полезен для сложных многоуровневых процессов, где достижение результата обеспечивается слаженной работой на всех этапах.

design-sla

Для организации таких процессов полезной будет информация и о том как задать условия при маршрутизации и добавить автора в согласующие.

Организация CRM системы на базе Pyrus

Обычно первоначальной целью внедрения системы Pyrus в компаниях является автоматизация контроля исполнения поручений руководителя и согласования документов. Затем следует постепенный перенос и других процессов на нашу платформу.

Пользователям нравится, когда всё, что необходимо для ежедневной работы, собрано в одной системе и не надо переключаться между множеством программ. При этом преимущество единого приложения может быть настолько существенно, что иногда происходит перевод тех процессов в Pyrus, для которых уже используются отдельные платформы.

Один из примеров такого процесса — взаимодействие с клиентами. Давайте рассмотрим как на базе Pyrus можно построить простую систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Чего же мы хотим от базового функционала CRM?

— Видеть информацию по взаимодействию с клиентом в одном месте.
— Иметь доступ к истории взаимоотношений и принятия решений.
— Хранить контакты в единой системе.
— Поддерживать регулярность общения с клиентом (к примеру, не пропускать встреч по причине потери информации).
— Отслеживать стадии взаимодействия с клиентом и управлять процессом.

Создадим форму записи информации о клиенте в Pyrus.

Снимок экрана 2015-05-12 в 11.50.20
Теперь мы не потеряем контакт по причине внезапно исчезнувшего листа с важным телефоном!

Далее можно настроить этапы маршрутизации так, чтобы отслеживать ход работы с клиентом.

Снимок экрана 2015-05-12 в 11.59.29
В нашем примере за часть этапов отвечает автор задачи. Его утверждение означает, что этап пройден. К части этапов подключаются другие специалисты, которые будут делать свою работу.

Иногда по клиенту ведется несколько проектов и есть ряд задач с различными исполнителями. Тогда у менеджера возникает необходимость просматривать как ход текущих работ, чтобы учитывать их при регулярном общении с клиентом, так и историю переговоров на более ранних этапах, которая содержится в форме клиента. Одним из вариантов реализации такого рода задачи является создание проекта Клиенты и подпроектов с именами клиентов.

Снимок экрана 2015-05-12 в 12.26.35
Теперь все задачи, которые относятся к данному клиенту, легко добавлять в соответствующий подпроект.

Далее, включаем данный список в форму для клиентов.

Снимок экрана 2015-05-12 в 12.27.43

При выборе соответствующего клиента будет видна как форма, так и все задачи. Этот же список поможет контролировать и сроки работ (просроченные задачи будут отмечаться красным).

Если у вас до сих пор отсутствует CRM, то попробуйте создать её на базе Pyrus. Возникли вопросы по автоматизации бизнес-процессов? Напишите нам!

В списках появились значения по умолчанию

Поле типа «Список» позволяет сделать выбор из нескольких вариантов и настроить маршрутизацию в зависимости от определенного значения. Кроме этого, по нему можно проводить фильтрацию записей в реестре.

Мы отметили, что некоторые значения из списков назначаются чаще, чем другие. Например, часть клиентов использует поле типа «Список» для указания статуса задачи. В этом случае, первичным значением поля всегда является статус «новый». Теперь стало возможным указывать этот параметр автоматически. Посмотрим, как работает значение по умолчанию на примере формы претензий клиентов.

В редакторе формы открываем поле типа список и добавляем параметр «Новая» в поле Значение по умолчанию:

Статус по умолчанию

Теперь при создании формы это поле будет заполняться автоматически:
Снимок экрана 2015-04-25 в 13.17.07

Настройте значение по умолчанию для списков в своих формах — это сэкономит вам время и избавит от ошибок.

Посмотрите подборку постов по настройке форм в системе и сценарии использования Pyrus нашими клиентами для поиска новых идей по автоматизации собственных бизнес-процессов.