Учет рабочего времени сотрудников при помощи Pyrus

Ведение учета времени — еще один проверенный способ улучшить показатели эффективности компании. В части организаций оплата специалистов почасовая и тогда необходимо понимать сколько времени было потрачено на выполнение работ. Эти затраты затем являются основанием для выставления счета клиенту. Потеря часов из учета или приписки ведут к прямым убыткам.

Давайте посмотрим, при помощи каких инструментов в системе Pyrus можно удобно организовать учет времени. Первое, что позволяет сделать система — это вести затраты времени по каждой задаче. Для этого существует специальное поле.

Занесение времени в систему

После сохранения задачи затраты времени будут добавлены в задачу и станут отображаться справа перед сроком исполнения. Если задача создана в рамках проекта, то затраты времени добавятся и к проекту.

Отображение времени к задаче

Таким образом, можно быть всегда в курсе затрат времени исполнителя как на уровне задачи, так и на уровне проекта. И, в случае существенного превышения лимита, корректировать ход работ.

Добавление задачи в проект дает еще одну возможность: получить сводные отчеты по времени исполнения работ за период. Эти отчеты могут быть представлены в двух формах. С группировкой по задачам:

Детализация времени по задачам
В таком виде удобно смотреть на то, какие задачи вызвали наибольшие временные затраты.

Второй вариант — с группировкой по датам:

Детализация времени по дате

В этом варианте видно на какие даты пришлись наибольшие активности, и кто из исполнителей участвовал в задаче. Такой отчет за месяц можно выгрузить в Excel и получить список работ по сотрудникам для формирования ведомости почасовой оплаты.

Для составления сводной ведомости по компании бывает полезно создать отдельный проект «Учет времени» и добавлять все задачи с оплаченным временем в него.

Если же хочется вести учет времени и для форм, то надо добавить подпроект «Оплачиваемое» в проект «Учет времени». После этого добавить поле формы типа «Список» и выбрать существующий список «Учет времени».

Снимок экрана 2015-07-09 в 13.10.18

Тогда формы, для которых в списке будет выбрано значение «Оплачиваемое», попадут как задачи в проект «Учет времени/Оплачиваемое», и затраты времени на них будут отображаться в отчете по этому проекту.

Снимок экрана 2015-07-09 в 13.13.10

Попробуйте настроить соответствующие формы прямо сейчас или проверьте другие качественные характеристики ваших бизнес-процессов при помощи отчета об уровне сервиса.

Запрет на изменение маршрутизации формы

Гибкость настроек в Pyrus приводит к тому, что всё больше компаний используют нашу систему для ежедневных задач. Возможности маршрутизации идеально подходят для запуска процессов самим пользователями, без участия IT-специалистов.

При этом в какой-то момент процесс становится проработан настолько, что все попытки оптимизировать его уже не дают ожидаемого бизнес-эффекта. Хочется зафиксировать последнюю успешную версию и сделать так, чтобы все участники придерживались выверенного маршрута. К примеру, как в процессе согласования расходов.

Соответствующая опция появилась для форм Pyrus. Теперь в шаблоне формы можно выбрать пункт «Только руководители могут редактировать маршрутизацию формы».

Блокировка изменения маршрута

После чего у участника, который не является руководителем, изменение цепочки согласования будет заблокировано.

Изменение цепочки согласования заблокировано

Он не сможет отказаться от согласования задачи или добавить людей в цепочку согласования. Разрешенными действиями останутся: утвердить, отклонить или запросить согласование у другого участника заново.

Проанализируйте, какие процессы у вас уже давно отработаны и зафиксируйте их маршрутизацию для сведения вероятности ошибок к минимуму.

Резервное копирование данных из Pyrus

Информация играет всё большую роль в работе современных компаний. Со временем в Pyrus накапливается солидный объем полезных данных и важных документов.

В нашу систему внедрена многоуровневая защита целостности и доступа к данным, которая включает в себя хранение информации на множестве географически распределенных серверов, что обеспечивает бесперебойность работы даже в случае выхода из строя оборудования.

При этом часть наших пользователей просила обеспечить возможность выгрузки данных из Pyrus на локальные носители. Теперь это легко сделать при помощи новой удобной программы Pyrus Sync, которая обеспечивает взаимодействие Pyrus с любыми необлачными корпоративными системами. В результате вы получите файл со всеми задачами, авторами которых являются сотрудники вашей организации, так же как и все приложенные к ним файлы. Давайте посмотрим, как это делается.

Скачиваем приложение Pyrus Sync из раздела расширений для Pyrus и устанавливаем его на локальном компьютере:

pyrussync

При старте нас попросят авторизоваться. Для этого введите свой email пользователя Pyrus и секретный ключ.

Авторизация
Если ключа пока нет, нажмите на ссылку под полем ввода для его получения.

После успешной авторизации в Pyrus Sync, в колонке функций слева выберите раздел Backup. Появится окно настроек справа, где можно указать папку, в которую будут скопированы ваши данные. Для скачивания прикрепленных файлов установите соответствующую галочку.

BackUpSetup

Теперь можно запускать резервное копирование! В зависимости от количества задач и объема файлов вашей организации этот процесс может занимать некоторое время. Индикация копирования и ориентировочное время до его завершения будут видны в Pyrus Sync сразу после запуска. Не волнуйтесь: даже если связь прервётся, после её восстановления программа продолжит работу с момента разрыва.

В итоге все задачи вашей организации будут записаны в текстовые файлы, а прикреплённые документы сохранятся в их оригинальном формате.

Обратите внимание, что одновременно с одной учетной записи можно запустить только одно резервное копирование, при этом оно запускается от имени администратора организации в Pyrus. Если при заходе в секцию Backup в Pyrus Sync вы увидите сообщение о том, что у вас недостаточно прав для использования этой функции:

permission

обратитесь к супервизору вашей организации. Он должен выставить право доступа с возможностью читать и комментировать задачи, созданные любым сотрудником организации для ваc.

Узнайте больше об использовании Pyrus:
Опыт наших клиентов.
Полезные публикации.
Новые возможности.

«Еврогазпроект»: Pyrus в проектной мастерской

Компания: Еврогазпроект
Сфера деятельности: Проектирование систем газоснабжения
Имя: Дмитрий Курайшевич
Должность: Заместитель директора
Опыт использования Pyrus: 1 год
Количество сотрудников в Pyrus:
12 человек
Самое востребованное в Pyrus:
проекты, постановка задач и контроль их выполнения, маршрутизация.

Eurogazproekt

Компания «Еврогазпроект» работает в сфере проектирования систем газоснабжения и линейных газопроводов с 2011 года. Молодой, творческий, амбициозный коллектив стремится прочно занять свою долю рынка Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Заместитель директора ООО «Еврогазпроект» Дмитрий Курайшевич рассказывает о том, как правильное планирование обеспечивает выполнение проектов в срок и положительно влияет на лояльность клиентов.

Читать далее «Еврогазпроект»: Pyrus в проектной мастерской

Максим Нальский: Как перетащить людей из электронной почты? Секреты Pyrus

Интервью Максима Нальского, основателя Pyrus, Олегу Анисимову, члену совета директоров интернет-бухгалтерии «Моё дело»:  об облачных технологиях, бизнес-процессах, успешных IT проектах, ошибках предпринимателя,  и, конечно же, о развитии Pyrus и его экспансии на отечественный и зарубежные рынки.

ОЛЕГ АНИСИМОВ: Сегодня в гостях у интернет-бухгалтерии «Моё дело» Максим Нальский, основатель компании Pyrus, которая развивает систему для командной работы. Облачная система — это здорово, за облачными системами будущее. Насколько вообще в мире произошёл переход от десктопных решений к облачным?

МАКСИМ НАЛЬСКИЙ: В разных странах по-разному, но вот в Америке за последние 5 лет я не знаю ни одной айтишной компании, ни одного стартапа, который начал бы делать не облачный сервис. Более того, там уже тенденция mobile first или mobile-only. То есть некоторые сервисы доступны только с мобильных устройств. Обычная версия появляется спустя два-три года, уже у сервиса есть какой-то трэкшн.

В Россию технологические новинки приходят с некоторой задержкой: с лагом в три-пять лет повторяется всё то, что происходит там. Сомнения, связанные с безопасностью, которые были раньше, потихонечку уходят. Люди адаптируются и переходят на облачные сервисы, потому что это удобнее, выгоднее, дешевле в конечном итоге.

ОЛЕГ АНИСИМОВ: А сколько сейчас сервисов в мире, похожих по функционалу на Pyrus?

МАКСИМ НАЛЬСКИЙ: Можно сказать, сотни. Мы называем Pyrus сервисом организации рабочих процессов — немножко запутанно звучит, страшно. Но идея в том, что по факту мы всё организуем.

МАКСИМ НАЛЬСКИЙ: Основная идея Pyrus в том, что люди, бизнес-пользователи, могут автоматизировать разные процессы сами, не привлекая IT. Это большая идея.

Классический пример: тебе нужно что-то автоматизировать. Давайте выделим бюджет, давайте позовём подрядчика, подрядчик проведёт обследование, напишет техническое задание — всё это тянется месяцами. Через полгода что-то рождается. Заключили договор, что-то разрабатываем. А за полгода курс может в два раза вырасти. То есть, вообще меняется бизнес-среда, и автоматизация становится не актуальной, у тебя других пять задач срочных. В целом скорость инноваций, скорость автоматизации бизнеса — медленная, и будущее именно за системами, которые дают пользователям самим их настраивать. И в этом ключе мы держим все свои проекты.

Читайте полную текстовую версию интервью на сайте журнала «Моё дело»

Как Pyrus ворвался на рынок автоматизации бизнес-процессов: интервью Максима Нальского

 Maxim_Nalsky1

Популярный бизнес-журнал «Секрет Фирмы» узнал у основателя сервиса Максима Нальского, как ‪‎Pyrus‬ удалось подписать 8 000 сотрудников в одной организации, выйти на американский рынок и догнать крупнейшие компании по степени привязанности клиентов.

К моменту официального запуска в 2014 году на двух рынках — американском и российском — Pyrus приобрёл несколько фишек, отличающих его от конкурентов. Ключевым преимуществом Pyrus, а не просто очередной полезной функцией Максим Нальский считает именно возможность настраивать бизнес-процессы в системе. «Если компания поставила хотя бы один бизнес-процесс, то дальше это развивается вирусно», — рассказывает он, приводя в пример Совкомбанк. У более мелких клиентов нет необходимости в сотнях бизнес-процессов, но они начинают переводить в Pyrus те вещи, которые изначально не планировали.

Также одним из конкурентных преимуществ Pyrus Максим называет работу в оффлайн-доступе с помощью мобильного приложения. «Смотрите, я предприниматель и лечу в самолёте. Мне пришла в голову идея, и я хочу поставить задачу сотруднику. Что случится, если я работаю не в Pyrus?»

Читайте полное интервью на сайте журнала «Секрет Фирмы»