FacebookTwitterVKTelegram

Контроль качества, согласования документов, закупки и не только: как компании из ресторанного бизнеса используют Pyrus

Наши клиенты из сферы ресторанного бизнеса поделились своим опытом использования Pyrus. Рассказываем, как собственники пиццерий и кофеен, пивных ресторанов и семейных кафе, пекарен и бургерных автоматизируют бизнес-процессы в своих заведениях.

Приём обращений клиентов

Клиенты привыкли оставлять свои заказы, отзывы и вопросы там, где им удобно. Поэтому сейчас компаниям приходится внимательно следить за своими социальными сетями, мессенджерами и другими формами обратной связи, чтобы не пропустить ни одного сообщения от клиентов. С помощью Pyrus все эти обращения можно обрабатывать в одной системе.

Например, федеральная сеть пиццерий «Додо Пицца» фиксирует в Pyrus все жалобы и обращения. Клиенты звонят в единый call-центр, чтобы пожаловаться на курьера, некачественную пиццу или оставить претензию по другим вопросам. Для каждого такого обращения в «Додо» создают отдельную задачу. В компании такие задачи называют тикетами.

Франчайзи сети должен отреагировать на тикет в течение 24 часов — это принципиальный момент для «Додо». Все просроченные тикеты фиксирует отдел контроля — «Додо Контроллинг».

В Сводке по форме контакт-центра «Додо Пицца» можно посмотреть статистику по работе с тикетами, чтобы определить «узкие места»

А в кировской сети пивных ресторанов и баров «Вятич» в Pyrus собирают все отзывы и комментарии из ВКонтакте, Instagram, Telegram и Viber. Теперь сотрудникам, которые отвечают за общение с клиентами, не приходится переключаться между несколькими приложениями, и больше нет риска потерять какое-то сообщение.

Согласование документов

Процесс согласования документов может быть сложным и долгим, особенно если в нём участвуют несколько человек и документ идёт по определённому маршруту. В Pyrus согласование автоматизировано, обсуждение и правки происходят в одной задаче, без постоянных пересылок документа друг другу по электронной почте и дополнительных чатов в мессенджерах. Рестораны и кафе согласуют в Pyrus не только счета и договоры, но и многие другие документы. 

Компания «Правда Кофе» в Pyrus согласовывает сезонное меню. «Правда Кофе» — это сеть из 77 кофеен, собственных и по франшизе, в трёх городах России. Для согласования меню в компании пользуются специальной формой. Оно проходит путь от отдела дегустации, который разрабатывает новые блюда, до отдела маркетинга — они оформляют макет меню для заведений сети и готовят рекламные материалы.

Сеть пивных ресторанов «Вятич» согласует в Pyrus технико-технологические карты новых блюд и изменения в уже существующих. Для этого в компании тоже есть отдельная форма.

Ингредиенты карточки подтягиваются из справочника iiko

Закупки

С Pyrus можно автоматизировать процесс закупок в ресторанах и кафе. Система интегрируется с 1C — так ещё проще не запутаться с поставщиками и счетами, сколько бы их ни было.

Компания «Правда Кофе» использует Pyrus для организации закупок продуктов для кофеен сети. Операционный отдел составляет список поставщиков, ориентируясь на меню, и отправляет его на согласование финансовому директору. Согласованные счета поступают в бухгалтерию для оплаты.

Управление задачами и бизнес-мессенджер

Большинство клиентов используют Pyrus для постановки и отслеживания выполнения задач, а в комментариях обсуждают все рабочие вопросы. Рестораны и кафе — не исключение.

В сети ресторанов и кафе «Legend Collection» в Майкопе любое поручение даётся в виде задачи в Pyrus. В каждой, без исключений, назначается ответственный и устанавливается срок выполнения. Сотрудники компании активно используют напоминания, чтобы не забывать следить за ходом выполнения задач, и собирают задачи по внутренним проектам в списки.

Всё общение по задачам в «Legend Collection» ведут в Pyrus

Внутренняя поддержка, хелп-деск

Для организации бесперебойной работы ресторана и кафе очень важно, чтобы любые внутренние неполадки и проблемы устранялись максимально быстро. С помощью Pyrus можно наладить не только внешнюю службу поддержки — для клиентов, но и внутреннюю — для собственных сотрудников.

Сеть бургерных BB&Burgers использует Pyrus для коммуникации ресторанов с бэкофисом. Сейчас в сети больше двадцати точек, и компании важно, чтобы сотрудник любого ресторана мог оперативно сообщить о поломке оборудования или другой проблеме.

Если случилась поломка, менеджер ресторана заполняет заявку в Pyrus: описывает проблему и прикладывает фотографии. После этого заявка идёт по определённому маршруту и автоматически, без дополнительных пересылок, попадает в нужный отдел техподдержки: например, к инженерам по тепловому или холодильному оборудованию.

А в сети пивных ресторанов «Вятич» используют специальную форму для вызова специалистов технических и IT-служб: системных администраторов, сантехников и электриков. Раньше этот процесс шёл через звонок управляющему, а сейчас заявка отправляется напрямую, без лишних звонков.

Если в ресторане не работает компьютер, сотрудник заполняет специальную форму для вызова системного администратора

Контроль качества сервиса

Довольный обслуживанием гость придёт в ресторан, как минимум, ещё раз. А если превзойти его ожидания, то он расскажет об этом своим друзьям и знакомым. Поэтому рестораны и кафе регулярно проверяют работу своего персонала с помощью тайных гостей. В Pyrus можно автоматизировать и этот процесс.

Светлана Брантова, руководитель отдела Service & HR сети ресторанов «Legend Collection», ведёт в Pyrus весь процесс проверки заведений сети. Чтобы стать «тайным агентом», кандидат должен заполнить заявку на вступление в «Клуб Агентов Разведки». Эту заявку и все анкеты тайных гостей, куда они заносят результаты проверки, Светлана создала с помощью веб-форм Pyrus.

Анкета тайного гостя «Legend Collection» работает по ссылке, которая открывается в любом браузере — заполнить можно даже с телефона

Результаты визита тайного гостя обсуждают в комментариях к анкете. К обсуждению добавляют управляющего заведения, где была проверка, и, если это необходимо, администратора и шеф-повара. Помимо этого, в задаче в качестве наблюдателей участвуют операционный директор сети, маркетолог и менеджер по качеству, поэтому в любой момент они могут подключиться к обсуждению конкретной проверки.

Поиск персонала

Поиск сотрудников в любой сфере — процесс непростой и временами запутанный. Pyrus может облегчить задачу HR-специалисту ресторана или кафе. Для этого достаточно установить уже готовую форму для оформления заявок на поиск сотрудника и расширение для сайта hh.ru, которое сохраняет анкеты кандидатов в отдельные задачи.

Сеть кофеен «Правда Кофе» использует Pyrus для поиска сотрудников партнерам по франшизе. Франчайзи заполняет заявку на поиск персонала через веб-форму, а HR-специалист «Правда Кофе» ищет персонал по его запросу.

Также, через веб-форму, в «Додо Пицца» собирают анкеты кандидатов на должность оператора контакт-центра. Потенциальный сотрудник заполняет форму, и анкета попадает к HR-специалисту в виде задачи во Входящих.

Анкета настроена так, что пункты в ней могут меняться в зависимости от ответов кандидата

Аттестация персонала

Рестораны и кафе проверяют качество работы своего персонала не только с помощью визитов тайных гостей. Для оценки компетентности официантов, администраторов, хостес и других сотрудников регулярно проводится аттестация знаний. И её тоже можно организовать с помощью Pyrus.

Когда управляющий заведением сети ресторанов и кафе «Legend Collection» хочет провести аттестацию своих сотрудников, он заполняет специальную форму. Заявка попадает к руководителю отдела Service & HR. Она принимает заявку и назначает дату и время проверки, в которую входят тестирование и деловая игра. Результаты аттестации обсуждаются в комментариях к задаче.

Аттестация сотрудников в заведениях «Legend Collection» начинается с заполнения специальной формы

Это лишь несколько примеров того, как наши клиенты из ресторанного бизнеса используют Pyrus. С помощью конструктора форм систему можно настроить под собственные уникальные процессы — с нужным количеством данных, согласующих, маршрутизацией и другими нюансами. 

Настройте Pyrus под ваши задачи и бизнес-процессы самостоятельно или обратитесь в нашу службу поддержки — они обязательно придумают решение для вашей ситуации.

FacebookTwitterVKTelegram