Что нужно, чтобы созвать совещание, планерку или вообще совет директоров?
- Заранее сообщить участникам дату, время, повестку встречи и получить от них подтверждение участия.
- Вести протокол, разослать его после встречи всем участникам и получить в ответ комментарии.
- Письменно зафиксировать результаты совещания в виде конкретных задач и ответственных за них.
Давайте посмотрим, как организовать совещание в Pyrus на примере Совета Директоров. Очные совещания удобно организовывать в задачах, а для заочных мы рекомендуем создать форму. Все решения будут зафиксированы и их легко будет найти.
Как созвать очное совещание
Для оповещения о предстоящей встрече СД создаем задачу, указываем в ней тему совещания и пишем повестку. Здесь же удобно обозначить организационные моменты — например, дать ссылку на комнату видеоконференцсвязи. Далее выбираем участников, в качестве первого участника (ответственного) указываем себя. В поле Срок задаём дату и время совещания, чтобы задача появилась в календарях участников.
Коллеги получат уведомление о совещании прямо на телефон в мобильное приложение Pyrus. Нажав на уведомление, они смогут обсудить повестку и внести предложения.
Если задач, посвященных совещаниям много, то удобно объединить их в список для быстрого доступа. Подробнее о списках.
Как зафиксировать результаты совещания
Записываем принятые решения в созданной для совещания задаче. Каждый участник может скорректировать и дополнить результаты.
Если на совещании приняты решения по дальнейшим шагам, то создаем подзадачу на каждое такое действие. Для этого в правом меню на странице задачи нажимаем Добавить связанную задачу. В подзадаче указываем ответственного, срок и дополнительных участников, если нужно. Все эти задачи будут связаны с основной задачей.
Если в связанную задачу добавить коллегу, не участвующего в совещании, он увидит только эту, относящуюся к нему задачу. Доступ к основной задаче с обсуждением и результатами совещания он не получит.
Проведение заочного совещания
Не хотите ехать в офис? Проведите совещание в офлайне. Pyrus позволяет упорядочить такие совещания и упрощает поиск по принятым решениям. Для этого удобно воспользоваться формой для обсуждения и голосования.
Создайте шаблон формы «Голосование совета директоров» с одним текстовым полем «Вопрос для голосования».
Постановка вопроса на голосование
На каждый вопрос, требующий согласования, мы будем заполнять одну форму. Выбираем в левом меню пункт Формы и нажимаем на название формы.
Вводим вопрос для голосования и выбираем участников в поле 1 этап. Если по регламенту кто-то принимает решение после остальных, его можно добавить на следующий этап. Для этого нажимаем Новый этап и выбираем участника. Нажимаем Отправить.
Обсуждение и голосование
После заполнения форма появится во Входящих у всех согласующих, и они получат об этом уведомление на мобильный телефон в приложение Pyrus. Участники могут высказаться в комментариях, а затем проголосовать — утвердить, воздержаться или отклонить.
Если согласующий не готов принять решение прямо сейчас, он может поставить себе напоминание и проголосовать позднее.
Закрытие вопроса
Следите за обсуждением и, когда будет собрано достаточное количество голосов, закройте задачу. Участники, не принявшие решение к этому моменту, проголосовать уже не смогут — задача исчезнет у них из Входящих.
Распечатываем результаты
Если вы хотите получить протокол голосования на бумаге, распечатайте страницу задачи с комментариями. Для этого нажмите на изображение принтера в правом верхнем углу.
В печатной версии будет видно, кто, когда и как проголосовал.
Таким образом, мы смогли сообщить директорам о совещании, получить от них подтверждение, информировать о повестке дня, организовать голосование и упорядочить принятые решения.
Желаем всем эффективных совещаний!
