UP business — это компания, которая занимается подбором персонала для активных B2B продаж: менеджеров по продажам, руководителей отделов и директоров по продажам. К ним обращаются, когда нужно быстро найти много крутых продавцов или закрыть сложную позицию. UP business находит сотрудников для банка Точка, Roistat, SuperJob и других крупных клиентов.
Чаще всего собственные HR-отделы компаний, которые занимаются B2B продажами, не могут самостоятельно закрыть нужное количество своих вакансий. Поиск таких сотрудников требует определённых навыков и ресурсов. Зато эти ресурсы есть у UP business — в компании работает собственный колл-центр с 25 операторами, а HR департамент компании проводит минимум 5-6 групповых собеседований в неделю. За 2019 год в компании провели 232 групповых собеседования и нашли клиентам 413 менеджеров по продажам.
Собственник UP business, Алексей Галицкий, рассказал, зачем ему потребовалась система для управления проектами компании, как он выбирал из нескольких вариантов, что из этого получилось и как в UP business ведут проекты сейчас.
Зачем компании нужен инструмент для ведения проектов
Раньше в UP business вели задачи по проектам в Гугл-документах и Таблицах. Когда компания была небольшой, было несложно следить за всеми обязательствами и их выполнять.
Когда клиентов стало больше, количество ошибок выросло нелинейно — компания упёрлась в потолок задач и проектов. Стало ясно, что проекты нужно упаковывать в единую систему, в один процесс.
Алексей говорит, что работа UP business заточена на LTV — когда основной доход компании построен на потоке заказов от уже существующих клиентов, а не на привлечении новых. Если один раз сделать клиенту хорошо, то он придёт ещё и купит снова. А для этого надо всего ничего — выполнить все взятые на себя обязательства.
Каждый новый подбор сотрудников для клиента — это новый проект. В нём участвует много людей, появляется куча разных задач, нюансов. Всё это надо не потерять. Но если нигде не вести учёт обязательств, всегда что-нибудь да забудется или потеряется. Для этого UP business и была нужна система управления проектами.
Собственный опыт: от Мегаплана до Jira
Варианты сервисов искали просто — сели за компьютер, поискали в Гугле системы управления проектами, составили список и начали тестировать.
Всего пробовали внедрить несколько решений: Мегаплан, Basecamp, Wrike, Trello, Asana и Jira. Но ни один из вариантов компании не подошёл.
Мегаплан пробовали дважды. Несмотря на то, что создатели сервиса попытались объединить в одной системе CRM, финансовый учёт, управление задачами и персоналом, всё вместе не работало так, как хотели в UP business. Использовали только малую часть Мегаплана — трекер задач. Но сотрудники жаловались, что система непонятная, и не хотели в ней работать.
В Basecamp удалось настроить нужные процессы. Система работала, но в ней нельзя было настроить сложную маршрутизацию, она была медленной и стоила приличных денег.
Главным минусом Basecamp оказалось отсутствие русского языка. Заставить работать в нём людей, которые не очень хорошо знают английский, было невозможно. От Basecamp решили отказаться и стали искать дальше.
Некоторое время тестировали Wrike. В нём есть настраиваемые бизнес-процессы, диаграмма Ганта, дашборды. Но сама система была сложной, работать в ней было очень неудобно. Поэтому Wrike «не зашёл» совсем.
От Trello отказались сразу. В нём нет никаких процессов, только канбан-доска. Как вести несколько проектов без автоматизации и маршрутизации? Никак. Пошли дальше.
Jira понравилась больше. Настроить бизнес-процессы тяжело, но можно. Confluence — очень удобный сервис, чтобы организовать в нём базу знаний. Но, по сути, Jira — это более продвинутая версия Trello, канбан-доска с расширенными комментариями. Удобная, но не для задач UP business.
Дольше всего работали в Asana — целый год. Настроили интеграции с различными сервисами, например, с amoCRM. Система работала, проекты велись, но всё равно не то — в Asana нельзя было построить полноценный бизнес-процесс.
Нельзя было автоматически переносить задачи с этапа на этап и переназначать ответственных — это надо было делать вручную. Поэтому от Asana отказались.
Были мысли настроить процессы по проектам в amoCRM, но от этой идеи отказались. Решили, что не стоит переделывать систему под те задачи, для которых она не создавалась.
А ещё во всех системах, которые тестировали, не было полноценной истории действий по проекту. Этого очень не хватало. Например, написал кто-нибудь комментарий, а потом стёр — и как будто его и не было. В некоторых системах можно было удалить даже задачу, по глупости или намеренно, и об этом никто не узнает. Из-за этого возникает вероятность ошибок, чего в UP business хотели избежать.
Неожиданное решение
Решение нашлось случайно. Алексей вёл проект с крупным банком — клиентом Pyrus. Посмотрел, как Pyrus работает в банке, прикинул, как можно было бы использовать для своих целей, и решил попробовать.
Настраивал всё сам. Система несложная — разобрался быстро. Если возникали вопросы, звонил в поддержку или искал ответы на вопросы в Справке. Сейчас настройкой и организацией процессов по проектам занимаются Алексей и продакт-менеджер компании.
Первые процессы UP business запустили в Pyrus в конце 2018 года. Алексей говорит, что сейчас Pyrus максимально соответствует задачам в его компании, поэтому ему больше не нужно искать какое-то другое решение.
Каждый новый проект — это процесс
Каждый проект UP business в Pyrus — это повторяющийся процесс, который развивается по конкретной логике и маршруту. Клиенты, условия, цели могут быть разными, но этапы проекта — всегда одни и те же.
Работа с новым клиентом начинается с заполнения формы «ПРОЕКТ». Консультант компании заносит в форму название компании-клиента, контакты, кого надо искать и сколько нужно сотрудников, сроки, ответственных и заполняет ещё пару десятков полей. А дальше начинается движение проекта.
Проект идёт по заданному маршруту:
- подготовка и согласование документов для отбора;
- анкетирование соискателей и проверка их ответов;
- проверка резюме;
- групповые собеседования;
- проверки рекомендаций и проверка службой безопасности;
- принятие решений по кандидатам.
В зависимости от этапа, в задаче участвуют менеджер по продажам, консультант, руководитель проектов, специалисты HR-департамента, юрист и другие сотрудники. Проект закрывают, когда нужное количество сотрудников вышло на работу и прошло испытательный срок.
Если в ходе проекта появляется какая-то непредвиденная задача или пожелание от заказчика, то ответственный создаёт связанную с основным проектом задачу. Для неё указывается срок, назначается ответственный. Таким образом, UP business не забывает ни одного своего обязательства перед заказчиком.
Проект как типовой процесс — это не особенность одной компании или отрасли. Это суть проектов в различных сферах. Например, компания занимается архитектурой и дизайном интерьеров. Каждый новый проект — это новый клиент со своими потребностями, вкусами, пожеланиями. Но каждый проект идёт по конкретным этапам: дизайн, согласование, заказ материалов, доставка, ремонт, приём работы — и эти этапы всегда одни и те же.
Попробуйте и вы вести свои проекты в Pyrus.
