FacebookTwitterVKTelegram

«UP business»: как компания по подбору персонала искала решение для ведения проектов

UP business — это компания, которая занимается подбором персонала для активных B2B продаж: менеджеров по продажам, руководителей отделов и директоров по продажам. К ним обращаются, когда нужно быстро найти много крутых продавцов или закрыть сложную позицию. UP business находит сотрудников для Совкомбанка, банка Точка, Roistat, SuperJob и других крупных клиентов.

Чаще всего собственные HR-отделы компаний, которые занимаются B2B продажами, не могут самостоятельно закрыть нужное количество своих вакансий. Поиск таких сотрудников требует определённых навыков и ресурсов. Зато эти ресурсы есть у UP business — в компании работает собственный колл-центр с 25 операторами, а HR департамент компании проводит минимум 5-6 групповых собеседований в неделю. За 2019 год в компании провели 232 групповых собеседования и нашли клиентам 413 менеджеров по продажам.

UP business проводят только групповые собеседования — это экономит очень много времени для подбора

Собственник UP business, Алексей Галицкий, рассказал, зачем ему потребовалась система для управления проектами компании, как он выбирал из нескольких вариантов, что из этого получилось и как в UP business ведут проекты сейчас.

Зачем компании нужен инструмент для ведения проектов

Раньше в UP business вели задачи по проектам в Гугл-документах и Таблицах. Когда компания была небольшой, было несложно следить за всеми обязательствами и их выполнять.

Когда клиентов стало больше, количество ошибок выросло нелинейно — компания упёрлась в потолок задач и проектов. Стало ясно, что проекты нужно упаковывать в единую систему, в один процесс.

Алексей говорит, что работа UP business заточена на LTV — когда основной доход компании построен на потоке заказов от уже существующих клиентов, а не на привлечении новых. Если один раз сделать клиенту хорошо, то он придёт ещё и купит снова. А для этого надо всего ничего — выполнить все взятые на себя обязательства.

Проекты UP business — это процесс с большим количеством этапов и задач, которые важно не упустить

Каждый новый подбор сотрудников для клиента — это новый проект. В нём участвует много людей, появляется куча разных задач, нюансов. Всё это надо не потерять. Но если нигде не вести учёт обязательств, всегда что-нибудь да забудется или потеряется. Для этого UP business и была нужна система управления проектами.

Собственный опыт: от Мегаплана до Jira

Варианты сервисов искали просто — сели за компьютер, поискали в Гугле системы управления проектами, составили список и начали тестировать.

Нужно было найти сервис, в котором можно было автоматизировать процесс со сложной структурой

Всего пробовали внедрить несколько решений: Мегаплан, Basecamp, Wrike, Trello, Asana и Jira. Но ни один из вариантов компании не подошёл.

Мегаплан пробовали дважды. Несмотря на то, что создатели сервиса попытались объединить в одной системе CRM, финансовый учёт, управление задачами и персоналом, всё вместе не работало так, как хотели в UP business. Использовали только малую часть Мегаплана — трекер задач. Но сотрудники жаловались, что система непонятная, и не хотели в ней работать.

В Basecamp удалось настроить нужные процессы. Система работала, но в ней нельзя было настроить сложную маршрутизацию, она была медленной и стоила приличных денег.

Главным минусом Basecamp оказалось отсутствие русского языка. Заставить работать в нём людей, которые не очень хорошо знают английский, было невозможно. От Basecamp решили отказаться и стали искать дальше.

Некоторое время тестировали Wrike. В нём есть настраиваемые бизнес-процессы, диаграмма Ганта, дашборды. Но сама система была сложной, работать в ней было очень неудобно. Поэтому Wrike «не зашёл» совсем.

От Trello отказались сразу. В нём нет никаких процессов, только канбан-доска. Как вести несколько проектов без автоматизации и маршрутизации? Никак. Пошли дальше.

Jira понравилась больше. Настроить бизнес-процессы тяжело, но можно. Confluence — очень удобный сервис, чтобы организовать в нём базу знаний. Но, по сути, Jira — это более продвинутая версия Trello, канбан-доска с расширенными комментариями. Удобная, но не для задач UP business.

Дольше всего работали в Asana — целый год. Настроили интеграции с различными сервисами, например, с amoCRM. Система работала, проекты велись, но всё равно не то — в Asana нельзя было построить полноценный бизнес-процесс. 

В Asana тоже нет русскоязычного интерфейса — не все сотрудники могли в ней работать

Нельзя было автоматически переносить задачи с этапа на этап и переназначать ответственных — это надо было делать вручную. Поэтому от Asana отказались.

Алексей Галицкий, собственник UP business
Осознание того, что мы катимся по наклонной и будет только хуже, пришло, когда мы сидели на очередном собрании впятером: собственник, руководитель реализации, HRD, руководитель отдела продаж, контент-менеджер — только для того, чтобы перевести проекты в Asana на соответствующий этап и переставить руками ответственных в каждой задаче.

Были мысли настроить процессы по проектам в amoCRM, но от этой идеи отказались. Решили, что не стоит переделывать систему под те задачи, для которых она не создавалась.

А ещё во всех системах, которые тестировали, не было полноценной истории действий по проекту. Этого очень не хватало. Например, написал кто-нибудь комментарий, а потом стёр — и как будто его и не было. В некоторых системах можно было удалить даже задачу, по глупости или намеренно, и об этом никто не узнает. Из-за этого возникает вероятность ошибок, чего в UP business хотели избежать.

Неожиданное решение

Решение нашлось случайно. Алексей вёл проект с крупным банком — клиентом Pyrus. Посмотрел, как Pyrus работает в банке, прикинул, как можно было бы использовать для своих целей, и решил попробовать. 

Настраивал всё сам. Система несложная — разобрался быстро. Если возникали вопросы, звонил в поддержку или искал ответы на вопросы в Справке. Сейчас настройкой и организацией процессов по проектам занимаются Алексей и продакт-менеджер компании.

Алексей Галицкий, собственник UP business
По сути, Pyrus — это среда программирования без программирования, в которой не надо учить язык. Можно настроить любую логику обработки любых полей, и система будет работать именно так, как тебе нужно.

Первые процессы UP business запустили в Pyrus в конце 2018 года. Алексей говорит, что сейчас Pyrus максимально соответствует задачам в его компании, поэтому ему больше не нужно искать какое-то другое решение.

Каждый новый проект — это процесс

Каждый проект UP business в Pyrus — это повторяющийся процесс, который развивается по конкретной логике и маршруту. Клиенты, условия, цели могут быть разными, но этапы проекта — всегда одни и те же.

Работа с новым клиентом начинается с заполнения формы «ПРОЕКТ». Консультант компании заносит в форму название компании-клиента, контакты, кого надо искать и сколько нужно сотрудников, сроки, ответственных и заполняет ещё пару десятков полей. А дальше начинается движение проекта.

Вся информация, действия и задачи по проекту — перед глазами

Проект идёт по заданному маршруту:

  • подготовка и согласование документов для отбора; 
  • анкетирование соискателей и проверка их ответов;
  • проверка резюме;
  • групповые собеседования;
  • проверки рекомендаций и проверка службой безопасности;
  • принятие решений по кандидатам. 

В зависимости от этапа, в задаче участвуют менеджер по продажам, консультант, руководитель проектов, специалисты HR-департамента, юрист и другие сотрудники. Проект закрывают, когда нужное количество сотрудников вышло на работу и прошло испытательный срок.

Если в ходе проекта появляется какая-то непредвиденная задача или пожелание от заказчика, то ответственный создаёт связанную с основным проектом задачу. Для неё указывается срок, назначается ответственный. Таким образом, UP business не забывает ни одного своего обязательства перед заказчиком.

Проект как типовой процесс — это не особенность одной компании или отрасли. Это суть проектов в различных сферах. Например, компания занимается архитектурой и дизайном интерьеров. Каждый новый проект — это новый клиент со своими потребностями, вкусами, пожеланиями. Но каждый проект идёт по конкретным этапам: дизайн, согласование, заказ материалов, доставка, ремонт, приём работы — и эти этапы всегда одни и те же.

Попробуйте и вы вести свои проекты в Pyrus.

FacebookTwitterVKTelegram