«ФинГрад»: ставим задачи, запускаем процессы

Руководитель отдела консалтинга компании «ФинГрад» Всеволод Кордонский поделился с нами информацией о том, как Pyrus помогает в управлении задачами и организации ежедневных бизнес-процессов.

Компания «ФинГрад» — разработчик программных продуктов для управления и контроля финансов предприятия. Продукты «ФинГрад — Управленческий Учет» и «ФинГрад — Казначейство» используют более 100 компаний в банковском, строительном, производственном, торговом секторе, а также в ресторанном бизнесе и сфере гостеприимства.

— Как вы пришли к Pyrus?

— Мы искали простую систему, которую можно было бы использовать вместо бесконечной цепочки электронных писем, разрозненных текстовых файлов с информацией о текущих и перспективных задачах, записной книжки и ручки. Мне было вполне очевидно, что следовало переходить на принципиально новый уровень в процессе организации ежедневной работы сотрудников и контроля их эффективности, так как наш подход явно ставил жесткие ограничения на развитие бизнеса. В моем отделе консалтинга список дел непрерывен и возникающие вопросы надо решать как можно более оперативно, «прямо сейчас». До внедрения Pyrus мы пробовали организовать всё при помощи email, но коммуникация была явно неэффективной ни для того, кто ставил задачи, ни для ответственного лица. Письма терялись, сроки срывались…Не хочется вспоминать! В Pyrus все под рукой. Всегда знаешь, кто ответственный за данный этап работы и видишь конечный результат.

— Выходит, Pyrus для вас выполняет лишь функцию управления задачами?

— Не совсем. Во время внедрения Pyrus мы действительно рассматривал его, прежде всего, как удобный таск менеджер, но по мере использования в компании, мы отметили другие не менее важные функции системы. Для нас Pyrus теперь – это не только платформа корпоративных коммуникаций, но и удобное решение для запуска бизнес-процессов и электронного документооборота.

— И какие процессы вы перевели в Pyrus?

— Проектов, а также задач и форм в них, за два года использования Pyrus скопилось достаточно — начиная от связанных непосредственно с нашей бизнес-деятельностью и заканчивая общеорганизационными. Вот лишь некоторые из них:

• Заявка на встречу с клиентом.
• Заявка на оценку (от анализа исходной информации, полученной от клиента в процессе предварительного общения, до коммерческого предложения). Она формируется изначально отделом продаж, а затем приходит на проверку нашему отделу.
• Заявка на виртуальную машину. Отправляется сервисной службе для демонстрации возможностей наших решений.
• Регистрация входящих звонков.
• Реестр текущих договоров.
• Заявка на общие хозяйственные расходы, начиная от заказа канцелярской продукции в офис и до безумно вкусного майского мёда!

Активное использование гибкой маршрутизации форм позволяет процессам перетекать от сотрудника к сотруднику. При этом мое непосредственное участие и контроль не требуются, высвобождая время для более важных и неотложных дел, таких как встречи с клиентами для демонстрации возможностей наших решений.

— Что для себя отметили особенного в системе?

— Для меня, как руководителя, приоритетом является эффективность работы команды. Выбор платформы постановки задач и автоматизации процессов – не исключение. Поэтому, основным требованием, кроме функциональности, является легкость и интуитивность интерфейса. Хотя наши специалисты обладают специальными навыками для демонстрации возможностей предлагаемых нами решений, они не являются программистами или IT специалистами. Система должна быть такой, чтобы у сотрудника было собственное желание ее использовать, а не указ сверху. После двухнедельного тестирования Pyrus, мы четко осознали, что продукт нам подходит.

 —  Ваш совет тем, кто только начинает задумываться об автоматизации?

— Мне кажется, что самое важное — определиться со своими приоритетами. Понять, что именно необходимо на данном этапе развития компании и на перспективу, какие моменты следует учесть для улучшения личной эффективности и командной работы. Найти продукт, протестировать его, оценить сильные стороны и не забыть о слабых, с которыми придется мириться. Если продукт подходит под приоритетные нужды, надо проявиться управленческую волю для его внедрения. К сожалению, большинство из нас в душе консерваторы и не всегда легко менять устоявшиеся годами рабочие процессы, даже себе во благо. Наберитесь терпения, осваивайте новые решения, и это обязательно принесет вам свои плоды. Так было у нас когда-то с Pyrus, а теперь мы не представляем ежедневной работы без него!

Профиль