Компания CORRECT занимается разработкой программного обеспечения для автоматизированной обработки документов. Коллеги поделились с нами, как они используют Pyrus для управления продуктом, работы с подрядчиками, постановки и контроля выполнения задач и приёма заявок от клиентов.
А ещё они интегрировали свой сервис с нашей платформой, и теперь клиенты Pyrus могут автоматически переносить данные из бумажных документов в поля форм. В этой статье расскажем, как работает интеграция.
Постановка и контроль выполнения задач
Мы приняли для себя решение, что все внутренние задачи ведём только через Pyrus.
Раньше в CORRECT все коллеги ставили друг другу задачи лично или через почту. Но, со временем, от этой практики отказались.
В почте нельзя назначать сроки, ответственных и согласующих. Поэтому директор CORRECT, Константин Овчинников, решил, что надо автоматизировать процессы, и принялся искать сервис, подходящий для всех задач компании.
Пробовали разные инструменты: SharePoint от Microsoft, Dynamics CRM, Bitrix24, решение на базе Outlook и несколько других программ. Но, в итоге, остановились на Pyrus, о котором Константин был давно наслышан.
Теперь все задачи ведут в Pyrus, а почту используют только для внешней переписки.
В компании следуют правилу фиксировать в Pyrus каждую задачу. Например, на совещании, в процессе обсуждения проекта, сразу накидывают задачи в Pyrus. После совещания их уточняют, назначают ответственных и сроки исполнения.
Такой подход необходим, чтобы контролировать ход выполнения и не упускать из виду ни одной задачи.
Работа с подрядчиками
Кроме ведения внутренних задач, в CORRECT используют Pyrus для работы с контрагентами — они выполняют ряд задач по дизайну и разработке.
До внедрения Pyrus, для работы с внешними подрядчиками приходилось использовать почту и таблицы Excel. В них вели учет задач, их статусов и трудозатрат. Но так работать было неудобно.
Теперь вся работа с контрагентами ведётся в Pyrus. Автор задачи назначает ответственного, подключает заинтересованных лиц, обсуждает с подрядчиком варианты реализации и следит за выполнением. Статус каждой задачи отслеживают на встроенной в Pyrus канбан-доске.
Управление продуктом
CORRECT — это IT-компания, которая занимается созданием и развитием собственных программных продуктов.
Для планирования релизов этих продуктов также используют Pyrus. Перед каждым релизом заводят новую задачу по специальной форме. В ней указывают продукт, версию, дату релиза и перечень запланированных фич.
В комментариях обсуждают ход подготовки релиза и выполнение связанных подзадач.
Уведомление о потенциальных проблемах
Для предупреждения проблем у клиентов, CORRECT создали в своих продуктах систему нотификации, интегрированную с Pyrus. Система мониторит статус задач в CORRECT и, при определённых условиях, отправляет в Pyrus сообщение о потенциальной проблеме.
Например, клиент загружает в сервис много крупных пакетов документов одновременно и они обрабатываются дольше, чем положено. В этом случае система создаёт в Pyrus задачу с предупреждением «обнаружена потенциальная проблема у клиента с запуском в обработку пакетов». Задачу получает первая линия технической поддержки. Они определяют причину проблемы и предпринимают необходимые для решения действия.
Клиентская поддержка
Все обращения в техническую поддержку CORRECT обрабатывают в Pyrus. Пользователи сервиса обращаются в поддержку через чат в личном кабинете или пишут на почту и в Telegram.
После того, как клиент написал о проблеме, в Pyrus автоматически формируется задача. Она попадает на группу сотрудников первой линии поддержки и они начинают работу по заявке.
При необходимости, сотрудники поддержки подключают к обсуждению коллег — как наблюдателей или исполнителей.
Общение идёт в комментариях к задаче, а клиент получает ответы в чате или на почту, не видя внутреннюю переписку.
Чтобы отслеживать и фильтровать заявки, в форме есть поле, в котором указывается статус задачи: ждут ответа от поддержки, от клиента, исправления ошибки или добавления нового функционала в релизе.
Когда проблема решена, сотрудник поддержки закрывает задачу.
База знаний для технической поддержки
Для оперативного решения проблем, CORRECT создали в Pyrus базу знаний решений типовых обращений. Ответы хранятся в задачах по форме «База знаний». При создании новой задачи, заполняют название продукта, версию, тип проблемы, её описание и решение.
Когда клиент обращается в поддержку, сотрудник может отфильтровать задачи в Реестре по заданным параметрам и найти нужное решение проблемы.
С появлением в Pyrus отдельного сервиса для создания и хранения статей — Базы знаний, CORRECT перенесли туда накопленный опыт компании.
Интеграция CORRECT с Pyrus
CORRECT — это сервис для автоматизации распознавания и ввода документов в учетные системы, такие как 1C. Поэтому, когда в компании стали работать в Pyrus, то решили объединить возможности двух систем друг с другом. Вот как это работает.
Допустим, пользователю нужно запустить процесс согласования счёта на оплату. Раньше ему пришлось бы вручную заполнять все поля формы: срок договора, реквизиты контрагента, сумму и другие данные.
После подключения интеграции с CORRECT, достаточно загрузить скан документа в задачу. Счёт из Pyrus отправляется в CORRECT. Сервис автоматически определяет тип документа, извлекает всю необходимую информацию: данные из шапки, содержимое табличной части, включая номенклатуру, артикулы, цены и так далее, проверяет наличие подписи и печати. Результат распознавания возвращается в Pyrus в заданном заранее виде. Полученные данные подгружаются в нужные поля формы автоматически.
В компании посчитали, что вручную человек тратит 6-7 минут на перенос данных из договора, счёта или товарной накладной в форму. А система автоматизированной обработки тратит на документ 40 секунд. Интеграция с CORRECT помогает не только экономить время, но и практически исключает ошибки при заполнении данных.
Узнайте больше об интеграции в маркетплейсе приложений Pyrus.
