Работа с блогерами в Pyrus

Digital-агентство Carrot ведёт документооборот в Pyrus. Carrot — крупнейшее в России рекламное агентство по работе с инфлюенсерами и видеоконтентом. Агентство разрабатывает стратегии и коммуникационные проекты с участием блогеров, продумывает и реализует эффективные интеграции, продюсирует собственные каналы.

KFC, Яндекс, Microsoft, Avito, Hyundai, Danone, IDS Borjomi, Юрий Дудь, Красава, канал «Редакция» и «Осторожно Собчак» — это далеко не полный список клиентов и блогеров, с которыми работает агентство. Правила игры на этом рынке таковы, что все проекты, а их обычно несколько десятков, надо делать быстро.

При этом у Carrot в каждом проекте может быть по 10-20 контрагентов — это отдельные блогеры или небольшие объединения авторов. Это порождает очень большой документооборот, который важно вести оперативно и точно. Вся работа ведётся в Pyrus: это составление, согласование и отслеживание статусов договоров, приложений, актов и счетов от момента их создания до того, как их положат в архив. Помимо этого, в коммуникацию входят и заявки на оплату, согласование счетов, формирование реестров на каждый платёжный день.

Чтобы соблюсти все сроки и наладить работу, операционный директор Carrot Анна Куц выбрала Pyrus. Он помог структурировать всю коммуникацию, которая раньше шла во множестве таблиц и чатов.

«В какой-то момент агентство начало резко расти, и мы поняли, что перестали справляться с объёмами документов. Они долго согласовывались, долго подписывались, долго отправлялись — и всё это влияло напрямую на работу проектных команд, потому что и клиент, и подрядчики нервничали и не понимали, почему они так долго ждут документов. В дополнение к этому было ощущение, что мы увеличиваем количество сотрудников бэкофиса, а работать эффективнее не получается. Любая оптимизация и настройка — процесс постепенный, поэтому сначала мы начали просто перебирать классические инструменты для ведения проектов — Basecamp и Trello. Но быстро поняли, что мы недооценили объем документов, с которым приходится работать, например, юристам. Поэтому нужно было найти новое решение, которое автоматизирует работу и сделает из „кладбища задач“ нормальный список тасков с расставленными приоритетами», — рассказывает операционный директор Carrot Анна Куц.

На несколько месяцев всё стало легче и проще: в Pyrus проводили весь подрядный документооборот и учёт платежей, но этой автоматизации стало быстро не хватать. Тогда Анна ввела формы маршрутизации, которые выстроили движение документов от сотрудника к сотруднику, что очень ясно показывало статус проекта. Весь документооборот был разделен на несколько этапов с помощью маршрутных листов и реестров.

«Менеджер Pyrus помог нам настроить формы и маршрутизацию документов», — объясняет Анна Куц, — «Мы всё настроили по телефону за несколько итераций».

Сейчас автоматизация позволяет Carrot собирать аналитику по выполнению задач. Без Pyrus было бы сложно понять, какой юрист эффективен с точки зрения сроков работы, а какой нет. Маршрутизация в Pyrus позволяет увидеть весь рабочий процесс и проанализировать его.

Например есть проблема — долго собираются оригиналы документов. Мы можем прийти в систему и посмотреть, на каком этапе документ застревает, кто за него отвечает, какой процент отклонений. Когда у нас есть все эти данные, устранить проблему гораздо легче.

Сейчас в компании в Pyrus работает 40 человек, все они пользуется веб-версией и мобильным приложением.

Профиль