FacebookTwitterVKTelegram

«Рабочая станция»: как сеть коворкингов согласует платежи в Pyrus

«Рабочая станция» — это сеть коворкингов бизнес-класса. В сети пять станций: четыре в Москве и одна в Оренбурге. Они помогают фрилансерам и командам продуктивно работать, а им в этом помогает Pyrus.

Коворкинги нового типа

Первые коворкинги стали появляться в России в конце 2000-х. Тогда главная идея была в том, чтобы сэкономить. Чаще всего под общие рабочие пространства приспосабливали бывшие промышленные помещения — заводы и склады.

В первых коворкингах клиент получал самый минимум условий для работы: стол, стул, розетку и вайфай. Многие современные коворкинги так и работают до сих пор. 

Интерьеры коворкингов «Рабочей станции» разрабатывает собственное архитектурное бюро

«Рабочая станция» — это общие рабочие пространства иного уровня, чем были раньше. Хочешь — работай за столом, сидя в удобном офисном кресле, а хочешь — располагайся в углу с ноутбуком на мягком пуфике. На каждой станции есть переговорки — если нужно пообщаться с клиентом без «лишних ушей». На кухне есть кулер с холодной и горячей водой, кофеварка, холодильник и микроволновка. Коворкинги открыты круглые сутки и здесь всегда найдётся свободное место для работы. При желании в коворкинге даже можно пожить несколько дней — в «Рабочей станции» Plaza на Дмитровской работает капсульный отель.

В коворкинги «Рабочей станции» можно приходить со своими домашними питомцами, чтобы они не скучали одни дома

Коворкинг — вместо собственного офиса

В пространствах «Рабочей станции» работают не только фрилансеры, но и целые команды. Для многих трудиться в коворкингах получается удобнее и дешевле, чем снимать собственный офис. Аналитики международной консалтинговой компании Knight Frank даже посчитали, что аренда коворкинга обходится в среднем на 50% дешевле офиса.

Кабинеты и опенспейсы в «Рабочей станции» арендуют команды «Сбербанка», «Самоката» и «Первого канала». А в Оренбурге клиенты сняли для себя полностью всё помещение станции.

В «Рабочей станции» можно снять офис для двух человек или для большой команды

Для команд, которые снимают офисы, «Рабочая станция» берёт на себя все организационные вопросы и расходы. Компаниям не надо платить за интернет, свет и воду, нанимать охранников и уборщиц, закупать канцтовары. Всем этим занимается администрация коворкинга. Они следят, чтобы в кулерах всегда была питьевая вода, в кофеварке — кофе, в принтерах не заканчивалась бумага, а в конференц-залах и переговорных комнатах было достаточно разноцветных фломастеров для проведения презентаций.

Согласование платежей с помощью Pyrus

Все платежи в «Рабочей станции» согласуют в Pyrus. Расходы разделили на административные, маркетинговые, финансовые, инвестиционные и другие. Для согласования расходов по каждому виду создали отдельные формы.

Чтобы организовать бесперебойную работу коворкингов на 500 с лишним человек каждый, в «Рабочей станции» используют форму «Административный платёж». В ней согласуют все счета за ремонт, доставку, канцелярию, украшения к Новому году и даже покупку батареек.

Например, администратору станции Балчуг надо купить чай для кухни. Он заполняет форму. Указывает цель расхода — чай, тип расхода — HoReCa, плательщика — юридическое лицо компании, которое будет оплачивать счёт, и сумму оплаты.

Каждая закупка в «Рабочей станции» начинается с формы согласования платежей

Если нужно, в форме можно запросить платёжку, поставить дедлайн или добавить комментарий по оплате. Автор задачи прикладывает счёт и отправляет заявку на согласование.

Заявка на платёж проходит этапы согласования и оплаты и возвращается к автору — для завершения

Первым заявку согласует отдел закупки. На этом этапе проверяют цены и количество в заявке — вдруг где-нибудь можно купить подешевле эти лампочки для переговорных комнат.

Когда отдел закупки согласует заявку, она попадает на рассмотрение к руководителю финансового отдела. Он даёт добро, и после этого бухгалтерия получает задачу на оплату.

Задача считается открытой, пока бухгалтер не получит подтверждающие документы: счёт-фактуру, акт об оказании услуг, товарную накладную или чек из магазина. Только когда у него есть эти документы, бухгалтер ставит отметку Утверждено. Тогда задача снова попадает к автору, и он закрывает её.

Для контроля платежей используют реестр — здесь можно отфильтровать их по типам расходов, суммам, станциям

В месяц по каждой форме согласуют до 100 платежей. Финансовый директор «Рабочей станции» говорит, что с помощью Pyrus не теряется ни один платёж.

Попробуйте и вы. Воспользуйтесь нашим шаблоном формы «Счёт на оплату» или создайте свою — это не займёт много времени. А если появятся вопросы, напишите в нашу службу поддержки на почту support@pyrus.com — они обязательно помогут.

FacebookTwitterVKTelegram