Компания «Стандарт-Мастер» уже больше 20 лет помогает кафе и ресторанам автоматизировать бизнес-процессы. Сейчас 54 сотрудника компании работают через Pyrus: платформа помогла упорядочить десятки внутренних и клиентских процессов.
.webp)
Прозрачные внутренние процессы от найма до отпусков
У команды была ключевая проблема — внутреннее общение велось в мессенджерах. Задачи ставили друг другу в чатах или устно, из-за чего информация часто терялась, и в результате страдали все ключевые процессы. С приходом Pyrus эту проблему в компании решили в первую очередь. Теперь все задачи ведутся в единой системе.
Первым делом в компании наладили таск-трекинг: у каждой задачи теперь есть исполнитель и сроки выполнения. За год работы в Pyrus было выполнено уже 2700 внутренних поручений.
Даже переписка в мессенджерах теперь под контролем. Команда сделала удобного телеграм-бота, который в один клик из сообщения создаёт задачу в Pyrus и вносит в календарь запланированные встречи, а Pyrus не даст ничего забыть.
HR и управление ресурсами команды
После интеграции с HeadHunter все отклики приходят в систему и здесь же обрабатываются — среднее время ответа на отклик сократилось на 7 дней. В результате HR-специалисты быстрее закрывают вакансии.
Трудоустройство и увольнение сотрудников в компании стали организованными процессами, хотя раньше это занимало много времени. Раньше руководителю нужно было написать в отдел кадров, запросить пакет документов, передать соискателю и проследить, чтобы он правильно всё заполнил. На практике документы заполнялись некорректно, требовалось переделывать, а каждая ошибка стоила часов работы. Сейчас кадровый документооборот организован по форме и сильно упрощает жизнь команде.
Ещё одна сложность была связана с возвратом оборудования при увольнении сотрудников. Технику или ключи от офиса порой не возвращали, так как не велось учёта, что и кому выдано. Сейчас в Pyrusсделали форму, в которой фиксируется весь закреплённый за сотрудником инвентарь. Теперь при увольнении система сама подскажет, что нужно сдать.
Процесс оформления отпусков тоже требовал изменений. В больших отделах было трудно координировать графики. Раньше заявления составляли вручную, долго согласовывали, и в итоге сроки сдвигались.
Сейчас сотрудники отдыхают точно по графику. В Pyrus они заранее планируют отпуск через форму, а система за две недели напоминает руководителям о предстоящем отдыхе коллег.
«Мы легко отслеживаем графики отпусков и всегда видим, какие документы подписаны, а какие — нет, что избавило нас от постоянной головной боли и беготни за сотрудниками»
— Руководитель HR-отдела.
По вопросам зарплат больше не нужно ничего считать вручную и уточнять у руководителя — всё делает система. Финансовый отдел формирует реестр выплат, а сотрудник получает уведомление со всей информацией.
Зарплата рассчитывается по количеству завершённых задач. Для этого настроена форма, в которой бот собирает пул задач сотрудника за месяц, учитывает его коэффициент эффективности и считает итоговую сумму к начислению в этом месяце. Сотрудники видят прозрачный расчёт своего дохода, а руководитель просто контролирует процесс.
Документооборот
Одна форма решила проблему документооборота, которая тянулась годами. Раньше рабочие файлы хранились разрозненно: на дисках или в личных папках. Например, чтобы провести выходное интервью, нужно было искать файл с вопросами, отправлять сотруднику и контролировать заполнение. Это занимало много времени.
Теперь для каждого документа есть отдельное поле, всё систематизировано в Pyrus. Не нужно запрашивать файлы вручную, достаточно открыть форму, и все данные уже под рукой.
База знаний
Базой знаний ранее не пользовались, а сейчас её активно ведут как для внутренних целей, так и для клиентов. Это упростило жизнь отделам финансов, кадров и продаж. Например, адаптация нового сотрудника теперь проходит легко: процесс онбординга оцифровали, а вся нужная информация хранится в базе знаний.
Добавили также форму для сбора обратной связи. Если есть какой-то нерешённый вопрос, жалобы или предложения — всё это можно написать, в том числе анонимно. Генеральный директор получает все сообщения и следит за климатом в команде.
Вот что ценят сами сотрудники компании:
Финансовые и бухгалтерские процессы
Подготовка налоговой отчётности без стресса
Раньше подготовка к защите перед налоговой была трудоёмким процессом. По каждому договору услуг нужно было вручную готовить пакет документов, из-за чего возникали ошибки и путаница в данных. Эту проблему решила форма в Pyrus, где прописано, как заполнять данные по шаблону, что исключает расхождения в документах. Готовый файл система выгружает в формате Word — это удобно, если нужно быстро внести правки.
Теперь три клиента обрабатываются не за день, а за час. Когда нужно передать документы в налоговую, сотрудники «нажимают три кнопки», формируют реестр и выгружают файлы. Остаётся лишь проверить их и отправить.
Выставление счетов стало отлаженным бизнес-процессом
Финансовый отдел избавился от хаоса с чеками в общих чатах и постоянных авралов. Теперь все оплаты ведут по форме: менеджер создаёт задачу, вносит нужную информацию — и не думает, увидел ли финансовый отдел сообщение и когда проведёт оплату.
Теперь есть специальные дни и время для платёжных операций. Если задача на оплату создана до 15:00, то она будет обработана в тот же день, а если позже — на следующий. После оплаты сотрудник финансового отдела в ту же задачу отправляет подтверждение оплаты и точно знает, что менеджер его получит. В итоге финансовый отдел работает быстрее, и ни один счёт не теряется.
Количество оплаченных счетов по абонентской плате увеличилось в 2,5 раза
Менеджерам больше не нужно вручную собирать списки клиентов, печатать для них счета, напоминать об оплате. Эту рутинную работу делегировали системе, и теперь сотрудники могут сосредоточиться на работе с людьми, а не с бумагой.
Команда пользуется выгрузкой документов из 1С, загружает в Pyrus базовую информацию, он формирует счета и дальше бот делает рассылку писем на почту клиентам. Если у клиентов возникают вопросы, они пишут ответное письмо, и менеджеры сразу в задачах Pyrus видят сообщения и отвечают.
Сохраняется вся переписка с клиентом, видна статистика по отправленным письмам и по оплатам. Автоматические напоминания приходят на почту пользователям три раза в месяц, и они своевременно вносят абонентскую плату. В итоге процент оплат счетов вырос на 150%.
«Благодаря Pyrus мы смогли упорядочить систему выставления счетов на оплату, порядок отгрузок и выдачи оборудования. Это сильно упрощает процесс работы со складом и позволяет видеть, на каком этапе находится отгрузка и кто является ответственным»
— Отдел бухгалтерии.
Работа с клиентами и коммерческие процессы
Переход в CRM Pyrus
Менеджеры сами проявили инициативу перейти на Pyrus, потому что раньше им приходилось вести сразу три CRM для разных отделов вручную, а хотелось единую систему. Pyrus стал единственным сервисом, который подошёл для всех отделов.
Чтобы убедить генерального директора, настроили процессы CRM внутри Pyrus, выстроили удобные маршруты, воронки и защитили свою идею. Директор сказал «Берём!».
«Благодаря Pyrus мы смогли сделать мощное информационное поле, которое заменило чаты, вытеснило системные запросы из мессенджеров и улучшило коммуникацию между отделами. Кроме того, мы смогли снизить количество информационных систем, тем самым сэкономили денежные средства. Pyrus — незаменимый помощник в работе каждого сотрудника и руководителя!»
— Никита Сухачев, генеральный директор компании.
Бесшовная передача клиента между менеджерами и отделами
Сейчас очень просто передать клиента другому менеджеру и не потерять историю работы с ним. Настроен процесс в 3-4 этапа, который позволяет новому менеджеру взять в работу клиента, зная всю предысторию.
По тому же принципу настроили передачу клиента в другой отдел, например от отдела внедрения к техподдержке. Если раньше из-за ручного заполнения документов некоторые клиенты «зависали» между отделами на 1-2 месяца, то теперь форма в Pyrus автоматизировала процесс. Она создаётся, когда пора передавать клиента, заполняется сотрудником и уходит дальше по маршруту.
«Pyrus стал для нас незаменимым помощником, который не только бережно хранит все задачи — от срочных поручений до стратегических целей, — но и объединил в едином потоке ведение сделок, работу с договорами и счетами. Это дало нам скорость, прозрачность и уверенность, что ни одна деталь не ускользнёт. Теперь я легко могу анализировать загрузку команды и распределять новые задачи максимально эффективно и справедливо»
— Руководитель отдела продаж.
Организация мероприятий
Компания активно ведёт вебинары и организует свои офлайн-мероприятия. Здесь тоже нашли способ оптимизировать процессы с помощью Pyrus. Для каждого события создаётся сайт, на который встроена веб-форма Pyrus для регистрации участников.
Зарегистрированные участники получают билет с QR-кодом, который они сканируют на самом мероприятии, после чего информация с явкой участника фиксируется в отдельной форме. И там же видна статистика: сколько человек зарегистрировались, сколько пришли на мероприятия, а кто ещё не пришёл, и отдел продаж может их прозвонить при необходимости.
По окончании встречи каждому на почту приходит сообщение с благодарностью за участие и формой обратной связи. Люди выставляют свои оценки анонимно, и в реестре по форме сразу видна вся аналитика.
«Благодаря Pyrus мы смогли упорядочить организацию мероприятий и корпоративов. Это упростило процесс координации задач, позволило автоматизировать подсчёт участников и ресурсов, а также видеть, на каком этапе находится событие и кто за него отвечает. В итоге работоспособность выросла на 40%, рутина сократилась, а фокус сместился на креатив»
— Event-менеджер.
Веб-формы для сбора информации от клиентов
В отделе часто пользуются веб-формами. Например, для брифинга перед началом работы с клиентом. Вместо того чтобы записывать требования в чате или блокноте, всё заполняется в форме и хранится в одном месте. Сдача работы тоже проходит через веб-форму, в которой клиент оставляет обратную связь.
Оптимизация в отделе внедрения
В отделе внедрения тоже активно пользуются Pyrus. Основные задачи ставят менеджеры: они передают, что клиент хочет внедрить и что нужно сделать для этого. Наглядно всё отобразить помогает канбан-доска. В задачу подтягивается информация: исполнитель, договор, сумма оплаты, запрос на внутренние услуги отдела внедрения. А к основной задаче создаются связанные задачи с конкретными шагами — например, что именно нужно сделать, чтобы запустить ресторан.
«В целом Pyrus — это конструктор, который достаточно легко закрывает задачи, выигрывающие от формализации. Он помогает упорядочить процессы, которые ранее казались беспорядочными. А используя скрипты и ботов, можно автоматизировать эту рутину, передав её системе»
— Руководитель отдела внедрения.
Ключевые результаты:
Главное, что удалось сделать в компании, — перейти от хаоса в чатах к единой системе коммуникации в Pyrus.
Помимо этого:
- Настроили прозрачные бизнес-процессы для всех отделов: от HR до бухгалтерии.
- Повысили продуктивность финансового отдела втрое: 6 часов обработки документов сократились до 2.
- Ускорили подготовку финансовых отчётов: документы по трём клиентам занимают час вместо целого дня.
- Упростили документооборот и хранение файлов за счёт одной формы.
- Создали единую CRM, вместо трёх разрозненных.
- Организовали трудоустройство, выдачу оборудования, онбординг, уход в отпуск и увольнение как отлаженные бизнес-процессы.
Таким образом, Pyrus стал единой платформой для всех процессов от CRM до документооборота. Теперь сотрудники тратят время на ключевые задачи, а не на поиск информации. Операционные процессы отлажены, а компания растёт.
Хотите автоматизировать процессы у себя в компании? Заполните заявку, чтобы наш эксперт связался с вами и провел демонстрацию. Подписывайтесь на канал Pyrus в Telegram, чтобы следить за актуальными новостями.