Как автоматизировать управление школой на 10 000 учеников

Как крупная московская школа перешла от бумажных записок и мессенджеров к единой цифровой среде?

Больше 10 000 учеников, 15 зданий и 1100 сотрудников. При таком масштабе московская школа вела ключевые процессы в мессенджерах и таблицах Excel. Обращения родителей терялись в чатах, акты обхода составлялись вручную, а собрать комиссию для подписи документов удавалось только за 5-7 дней.

Вместе с партнёром KeepOn школа выстроила на базе Pyrus единую систему управления. Через платформу проходят все основные процессы — от заявок родителей до закупок и подписания документов. За полгода количество просроченных обращений снизилось на 85%, рекорд подписания платёжного документа составил 2,5 минуты, а через форму по обслуживанию зданий было обработано 863 заявки. Как это удалось –  рассказываем в нашем кейсе.

Служба одного окна для родителей

На почту администрации школы приходили десятки заявок в день — по питанию, переводу в другой класс и общим вопросам. При таком количестве обращений проконтролировать каждое вручную было невозможно. В результате школа нарушала официальные сроки ответа в 10% случаев, а 15% заявок и вовсе терялись без ответа.

Школа перешла на единую форму обращений в Pyrus и разместила ссылку на неё во всех родительских чатах. Система направляет обращения нужным сотрудникам с фиксированными сроками ответа. Если ситуация требует официального ответа, его оформляют на бланке, который директор подписывает прямо в Pyrus. За полгода родители отправили через форму 629 обращений. Доля просроченных ответов сократилась на 85%.

Ранний уход ребёнка

Пока ребёнок находится на территории школы, школа несёт за него ответственность, поэтому ранний уход с занятий нужно согласовывать. До внедрения Pyrus родители отпрашивали детей в личных чатах с учителями, а тем приходилось спускаться к охране — объяснять ситуацию или оставлять записку с данными ученика. Учителя отвлекались от уроков, а охрана тратила время на поиск нужной бумаги, чтобы отпустить ученика.

KeepOn реализовали в Pyrus форму раннего ухода. Родитель заполняет анкету на телефоне и ставит подпись, классный руководитель подтверждает заявление со своего устройства, а пост охраны сразу видит, какие ученики могут уйти с занятий. Процесс стал быстрым и прозрачным как для родителей, так и для учителей и руководства. Директор видит статистику ранних уходов по каждому корпусу в режиме реального времени.

Так, за 6 месяцев родители подали более 800 обращений. Согласование раннего ухода стало занимать меньше минуты.

Эксплуатация зданий

Сотрудники хозяйственной службы регулярно обходят корпуса и фиксируют неисправности. Заполнение заявок на ремонт и обслуживание занимало до 40 минут: нужно было сфотографировать неисправность, вернуться к компьютеру и вручную найти нужный вид работ среди 600 позиций в 32 разделах Excel-таблицы.

Сейчас весь этот процесс умещается в телефоне. Сотрудник на обходе открывает форму, выбирает категорию из списка — например, пожарную безопасность или электробезопасность — и сразу фиксирует нарушение с фотографией. Задача автоматически уходит ответственному, который формирует пакет документов на списание или ремонт. На Pyrus время подачи заявки сократилось до 3 минут. За 6 месяцев удалось закрыть 863 задачи по обслуживанию корпусов.

Часть выявленных нарушений автоматически переходит в заявку на закупку, поэтому между фиксацией дефекта и покупкой сохраняется сквозная связь. В Pyrus можно открыть задачу и увидеть, где именно остались неисправности, кто их зафиксировал и какой объём краски заказали.

Директору не нужно собирать данные вручную — с помощью ИИ-инструментов можно получить сводку по обслуживанию корпусов меньше чем за минуту. В сводке можно увидеть, какие нарушения встречаются чаще всего, в каких корпусах и как быстро их устраняют. Такая статистика может помочь, к примеру, в случаях, когда в нескольких корпусах повторяются одни и те же неполадки — можно закупить расходники заранее и устранить проблему до того, как она возникнет снова.

Подписание платёжных документов

По закону приёмку товаров и услуг подтверждает комиссия из 3-5 человек. Раньше члены комиссии встречались очно, распечатывали документы, подписывали их, сканировали и загружали в систему оплаты. Поскольку члены комиссии работают в разных корпусах, собраться в одном месте было непросто — процесс затягивался на 5-7 дней.

В Pyrus члены комиссии подписывают закрывающие документы дистанционно через электронную подпись, а итоговый файл формируется автоматически и сразу же уходит на оплату ответственному сотруднику. Рекордное время подписания документов по новому процессу в Pyrus составило 2,5 минуты. За 6 месяцев комиссия ни разу не собиралась очно.

Контроль закупок

Для каждой покупки школе требуются техническое задание, а также согласование финансистов и администрации. Поскольку все процессы велись через почту и многочисленные таблицы, у директора не было общей картины по закупкам. В результате заявки дублировались, а сроки часто срывались. Просрочки становились для школы серьёзной проблемой, когда дело касалось, к примеру, уборки снега или закупки учебников.

В Pyrus сотрудники подают заявки через форму – там они указывают, что нужно купить, к какому сроку и по какой цене, а также прикладывают ссылки на товары. Ответственный специалист проверяет заявку на дублирование и соответствие бюджету, а директор видит сводку со статусом каждой заявки и суммой средств в работе. За 6 месяцев через форму в Pyrus прошло 153 заявки по обслуживанию зданий на сумму 300 млн рублей.

Результаты

• Через единую форму обработано 629 обращений родителей, доля просроченных заявок снизилась на 85%.
• Время на согласование раннего ухода учеников сократилось на 90%.
• На подачу заявки на обслуживание уходит 3 минуты вместо 40.
• За полгода выполнено 863 задачи по эксплуатации корпусов.
• Подписание закрывающих документов перешло в электронный формат и сократилось с 5-7 дней до рекордных 2,5 минут.
• Через Pyrus было проведено 153 закупки на сумму 300 млн рублей.

Хотите автоматизировать процессы у себя в компании? Заполните заявку, чтобы наш эксперт связался с вами и провел демонстрацию. Подписывайтесь на канал Pyrus в Telegram, чтобы следить за актуальными новостями.