О компании
Out Digital — диджитал-агентство, которое уже восемь лет помогает крупным брендам быть заметными в интернете.
Среди клиентов — крупнейшие корпорации России: Сбер, ВКонтакте, Яндекс, Альфа-Банк, Спортмастер и другие. Сегодня в команде агентства более 70 специалистов.
О том, как в компании внедрили Pyrus и каких результатов добились, рассказала финансовый директор Татьяна.
Задача
Из-за масштабов работы и большого количества подрядчиков (блогеров и Telegram-каналов) компания столкнулась с необходимостью навести порядок в документообороте. Чтобы контролировать договоры, размещения и своевременно закрывать акты для бухгалтерии, три года назад в Out Digital начали внедрять Pyrus.
Поначалу было непросто — искали оптимальный способ выстроить систему. В платформе создали множество форм: для договоров с клиентами и поставщиками, оплат по проектам и по офису. Это решение оказалось не идеальным, но уже на этом этапе Pyrus помог исключить потерю документов и дал прозрачность для бухгалтерии: стало видно, когда должны быть закрыты услуги, работа бэк-офиса заметно упростилась.
С приходом нового финансового директора развитие системы получило новый импульс. Татьяна, при поддержке руководства, поставила задачу построить на базе Pyrus полноценную финансовую экосистему.
Компания оплатила обучение нескольких сотрудников в Академии Pyrus, курс "Скрипты и боты в Pyrus". Полученные навыки позволяют использовать возможности платформы по максимуму.
Решение
Выстраивание процесса создания и согласования договоров
Первой задачей стала автоматизация работы юридического отдела. Ранее все заявки, поступавшие через форму, направлялись руководителю отдела, которая вручную распределяла их между юристами — фактически выполняя роль «трафик-менеджера». Требовалось настроить маршрутизацию, чтобы задачи автоматически назначались нужным исполнителям. Это и стало первым шагом внедрения.
Следующим этапом стало создание шаблонов договоров. Благодаря им время на подготовку документов сократилось в разы. Если раньше отделу требовался еще один сотрудник для обработки всех заявок, то после внедрения шаблонов и маршрутов в Pyrus команда стала справляться тем же составом — при том, что объем задач вырос в несколько раз.
Третьим направлением работы стало сокращение количества форм. Руководителю юридического отдела было сложно контролировать загрузку сотрудников из-за множества различных форм в Pyrus. Решением стала единая, комплексная форма, которая охватывает все типы входящих и исходящих задач: клиентов, подрядчиков, разные виды услуг, шаблонные и нестандартные договоры.
При этом форма для пользователей остается интуитивной: в зависимости от выбранного параметра автоматически открываются только нужные поля. Внутри формы интегрировано более 20 шаблонов договоров, которые подставляются в зависимости от выбранных условий. Скрипты автоматически подтягивают реквизиты подрядчиков, рассчитывают НДС и даже формируют корректное описание для чеков самозанятых.
Ниже на картинках представлена единая форма для создания любого документа. Сначала выбирается вид задачи, который необходим, и исходя из этого открываются следующие поля формы.
Далее надо выбрать тип документа. Это важно для формирования шаблонов документов, т.к. их большое количество.
Выбор статьи бюджета необходим для того, чтобы в управленческом учете можно было сделать аналитику по продуктам — доходы, расходы, объем продаж и прочее.
От выбора перечня работ/услуг также зависит выбор шаблона документа. Кроме того, после введения сбора РКН за размещение рекламы в интернете, по данной строке можно собрать стоимость размещений и потом сверить данные, полученные из РКН.
На основе формы автоматически создается заявка на оплату, в которую переносятся все ключевые данные — сотруднику остается лишь указать дату платежа. Позже была реализована интеграция с 1С: теперь реестр из Pyrus напрямую загружается в систему и формирует платежные поручения для банка.
Сегодня с помощью этой системы все платежи обрабатывает всего один казначей, выполняя более 120 операций в день — спокойно, без стресса и с полной прозрачностью процессов.
На каждый платеж заводится отдельная заявка. Данная форма создается на основании формы документов с контрагентами и все данные сюда переносятся автоматически. Руками менеджеры указывают только планируемую дату оплаты и ее тип.
Если идет оплата самозанятому, то появляется окно, в котором указывается, что поставщику надо указать в чеке. Заполнение текста идет из формы.
Сотрудникам самим интересно автоматизировать рутину
У сотрудников появился драйв. Они сами предлагают: "Давайте сделаем шаблон для этой рутины!" Теперь вся команда юридического отдела умеет создавать шаблоны в Pyrus — я в этом процессе уже не участвую.
Снять рутину с команды — это вдохновляет! У сотрудников появляется большая вовлеченность в работу и желание развиваться в профессии.
Автоматизация управленческого учета
Это вторая ключевая функция Pyrus после документооборота. В Out Digital управленческий учет ведется в разрезе заказов: каждая рекламная кампания имеет собственную смету расходов, сроки и уникальный ID.
Для каждой кампании в Pyrus создается карточка проекта, которой система автоматически присваивает ID через подпроцесс. В карточке указываются смета, плановая сумма к выставлению клиенту и вся ключевая информация. На основе этих карточек формируются задачи на подготовку договоров, оплат и размещений.
Все задачи в компании связаны единым аналитическим полем — ID проекта. Благодаря этому при выгрузке данных по API в Google-таблицы можно быстро собрать все доходы и расходы по каждой кампании и сравнить их с изначальной сметой. А в дальнейшем можно проверить корректность заполнения и маржинальность проекта.
В рекламной кампании может быть до 15 разных продуктов. И для каждого собираются доходы и расходы и считается маржинальность. Общая маржинальность проекта также считается автоматически.
Результат: меньше ошибок, больше времени на работу
Раньше процесс сверки занимал недели. Менеджеры вручную переносили данные из смет в Google-таблицы, затем финансовый менеджер сверял их с фактическими расходами. Ошибок было много, часть затрат терялась, сроки и суммы путались, а общение в мессенджерах только усугубляло хаос.
Каждый месяц сверка превращалась в марафон длиной в десять дней, с переработками и усталостью. При этом количество кампаний доходило до 30–40 в месяц.
Теперь весь процесс выстроен в Pyrus: один финансовый менеджер ведет более 60 рекламных кампаний и закрывает отчетность всего за четыре дня без стресса и ночных смен. Все данные прозрачны, ошибки видны сразу.
Контроль скрытой дебиторской задолженности
Для рекламного бизнеса это одна из типичных проблем: акция уже проведена, расходы понесены, а клиент месяцами согласовывает оплату. Компания формально видит прибыль, но в бухгалтерии — пусто.
Теперь такие ситуации полностью под контролем. Благодаря Pyrus все задолженности отображаются в отчетах, ни одна не теряется и не остается без внимания.
Финансовая отчетность за час
Раньше на ежемесячной защите финансовой отчетности, если руководитель агентства указывал на расхождения в данных за прошлые периоды, найти ошибку было почти невозможно. Информация была разбросана по десяткам динамических таблиц.
Раньше я не могла найти нужную цифру — она терялась в куче динамических таблиц. Сейчас могу проверить любое расхождение максимум за час.
Итог
Внедрение Pyrus радикально изменило работу компании: процессы стали быстрее, ошибок меньше, а команда теперь может сосредоточиться не на рутине, а на развитии бизнеса.
Хотите автоматизировать процессы у себя в компании? Заполните заявку, чтобы наш эксперт связался с вами и провел демонстрацию. Присоединяйтесь к сообществу Pyrus в Telegram: следите за новостями, задавайте вопросы и получайте поддержку комьюнити.