Многие системы управления задачами позволяют записать набор задач, организовать их в списки и двигать задачи вверх-вниз внутри списков или между списками.
Это удобно для руководителей проектов, но не помогает другим участникам задачи в организации собственного времени и не увеличивает оборачиваемость задач в команде.
Пайрус основан на идее структурированных коммуникаций. Основная цель Пайруса – записать всю информацию о задаче в одном месте, обеспечивая при этом прозрачность распределения ответственности за задачу, что можно проиллюстрировать следующим примером:
Руководитель проекта создает задачу и назначает ответственным одного из членов команды (ЧК1). Когда ЧК1 нужно уточнить какие-то детали, он просит разъяснения у руководителя; для этого он пересылает ему задачу.
В этот момент, и руководитель (автор) задачи и ЧК1 видят задачу в Пайрусе. При этом очевидно, кто из них (в данный момент – автор) является ответственным за задачу и должен выполнить следующее действие.
Руководитель решает, что ответственность за задачу надо передать другому члену команды (ЧК2). Теперь ответственным стал ЧК2, и все трое (руководитель/автор, ЧК1 и ЧК2) видят произошедшие изменения в Пайрусе.
Прозрачное распределение ответственности для каждой задачи обеспечивает передачу необходимой информации только задействованным членам команды. Остальные члены команды не отвлекаются на неважную для них коммуникацию и продолжают работать над своими задачами: таким образом, сокращаются сроки выполнения как мелких поручений, так и крупных проектов, и в целом упрощается процесс управления задачами.
При входе в Пайрус, каждый участник видит список задач, в которых он сейчас ответственный. Список дел можно организовывать по методу GTD® (“Getting Things Done®”) или любым другим способом. По умолчанию, пользователям не видна информация по задачам, где ответственность лежит на других участниках, однако, при желании можно видеть и эти задачи, если доступ к ним открыт.
На странице каждой задачи каждый участник видит последовательность всех действий по ней, включая:
- Кто и когда открыл задачу;
- Вопросы и ответы каждого участника;
- Сдвиги сроков выполнения;
- Назначения ответственных;
- Приложенные файлы.
Кроме того, любой человек, имеющий доступ к задаче, может написать комментарий.
Коммуникация через Пайрус настолько удобна, что часто она полностью заменяет использование электронной почты внутри компании.
У Пайрус есть мобильные клиенты для всех популярных платформ (iPhone/iPad, Andriod, Windows Phone 7). Уведомления о задачах, включая новые назначения или комментарии по текущим задачам, приходят прямо на мобильный телефон, что также упрощает взаимодействие между членами команды.
