Интервью финансового директора компании «Русинвест».
Деятельность нашего инвестиционно-строительного холдинга носит преимущественно проектный характер. В длительных проектах есть четкое разделение на этапы и приоритеты, результат отдельного этапа влияет на проект в целом. Для оптимизации проектной работы нам было необходимо внедрить систему контроля и постановки задач. Мы ознакомились с разными системами и остановились на Pyrus. Сейчас он полностью заменяет внутрикорпоративное общение по электронной почте. В отличие от почты – в Pyrus ничего не теряется.
Для нашего бизнеса главная составляющая успеха – соблюдение сроков. Система позволяет ставить задачи и контролировать их исполнение на разных управленческих уровнях. В Pyrus мы видим список задач по проектам и полную информацию по их статусам. Так можно отслеживать ход исполнения задач и вмешиваться, если возникают вопросы, простои или просрочки. Конечно, это не решает проблему просрочки, но зато сроки задержки всегда на виду.
В каждой компании есть регламентированные процессы – оплата, выставление счетов, согласование договоров, – которые можно и нужно формализовать. В Pyrus мы создали шаблоны для заявок на оплату счетов и маршруты для согласования договоров – благодаря этому эффективность и скорость работы повысились в разы.
После нескольких месяцев использования системы мы обнаружили одну характерную психологическую проблему. Формат любого обращения в Pyrus – это задача. Выяснилось, что сотрудники часто стесняются поставить задачу своему непосредственному руководителю, хотя на деле это может быть совсем не задача, а просто важная информация. Чтобы решить эту психологическую проблему, необходимо прописать внутренние регламенты компании: кто за что отвечает, как формируются задача и кому она выставляется, – и объяснить сотрудникам, как работать в Pyrus с этим регламентом.
Любой руководитель знает, как тяжело внедрять новые программные продукты: сотрудники неохотно воспринимают такие новшества. Pyrus интуитивно понятен каждому и не требует долгого привыкания. Но для того чтобы все сотрудники одновременно стали использовать этот продукт, потребовалось применить управленческую волю. После того как я сообщил коллегам, что больше не отвечаю на рабочие письма по электронной почте, все оперативно перешли на Pyrus.
Профиль
Сфера деятельности: инвестиционно-строительный бизнес
Опыт использования Pyrus: 1 год
Количество сотрудников в Pyrus: 50 человек
Самое удобное в Pyrus: отслеживание большого количества задач по проектам, создание форм и маршрутов для документов (согласование договоров и оплата счетов).
