Вся работа в Пайрус строится через «задачи». Мы уверены: в каждой деловой коммуникации обязательно можно вычленить конкретные темы, требующие дальнейшей работы.
Поэтому все коммуникации в Пайрус изначально структурированы по таким темам — «задачам».
Что важно помнить при работе с задачами?
1) Начинайте описание задачи с ее краткого содержания. Помните: первая строка вашего текста станет заголовком, который будет отображаться в списке задач. Поэтому крайне не рекомендуется начинать свой текст с приветствий, слов благодарности и прочих формальностей. Ведь мало кому удобно разгребать список «Входящих» с одинаковыми названиями, типа «Здравствуйте!», «Всем привет!» или «Спасибо за сотрудничество».
2) Не пишите в одной задаче по двум разным темам. Для каждого нового вопроса заводите отдельную задачу. Если новая тема возникла у вас в процессе коммуникации по какой-то конкретной задаче, вы можете создать в ней подзадачу, которая будет отображаться в списке «Входящих» в виде отдельной задачи. Для этого нужно просто кликнуть на ссылку «Добавить подзадачу» справа от заголовка. В одной задаче может возникнуть сколько угодно подзадач.
3) Проверяйте ящик «Входящих» на предмет сообщений от самого себя. Если при создании задачи не был указан ответственный, им назначается автор задачи. Т.е. если вы не указали ответственного по ошибке, вы увидите собственную задачу в своих «Входящих» и, открыв ее, сможете исправить ошибку, делегировав ответственность любому из своих коллег.
4) Не ограничивайте себя в выборе адресатов. Если тот, кого вы хотите назначить ответственным за выполнение задачи, еще не является пользователем Пайруса, вы легко можете пригласить его в наш сервис, нажав на кнопку «Пригласить» и указав адрес его электронной почты.
5) Оперативнее реагируйте на вопросы коллег. У каждой задачи в каждый конкретный момент есть только один ответственный — адресат последнего сообщения. Если кто-то задал вам вопрос по своей задаче, до тех пор, пока вы на него не ответите, именно вы будете считаться ответственным за выполнение всей задачи в целом. Причем это будет видно всем лицам, участвовавшим в данной задаче на любом из этапов (подробнее о настройке бизнес-процессов читайте здесь).
6) Для сообщений, в которых вы не хотите никого делать ответственным, пользуйтесь объявлениями. Это самый удобный способ сообщить коллегам «общую» информацию («в эти праздники мы работаем по такому-то графику», «приглашаю всех на празднование моего дня рождения» , «я ухожу в отпуск с такого-то числа по такое-то» и т. д.)
Как известно, правильно поставленная задача — уже наполовину решенная. Работа в Пайрус быстро научит вас правильно ставить задачи коллегам и вовремя реагировать на задачи, стоящие перед вами. Попробуйте — убедитесь сами!
