FacebookTwitterVKTelegram

Алгоритм автоматизации процесса в Pyrus

Каким образом настроить поля и маршрутизацию формы.

Пользователи Pyrus уже автоматизировали сотни своих бизнес-процессов с использованием форм и проектов. Часть из них обращалась к нам за консультациями и помощью в настройке. В результате у нас сформировался алгоритм, по которому удобно проводить автоматизацию.

Сначала надо понять что за процесс мы автоматизируем и что хотим получить на выходе. Другими словами, определить цель процесса. Второй важный момент — обозначить всех участников процесса. В качестве участников могут выступать люди или роли для групп однородных исполнителей. Для наглядности мы создали специальную форму в Pyrus, где будем собирать информацию. Вот как она выглядит:

Общее описание процесса

После определения цели и участников надо составить таблицу с шагами. Здесь может потребоваться творческий подход. Дело в том, что некоторые процессы ветвятся. В зависимости от ситуации, цепочка исполнения может пойти по различным маршрутам и часть этапов может оказаться необязательной. Здесь мы должны указать все шаги последовательно, даже если часть из них в реальной ситуации будет пропущена. Для каждого шага мы задаем: Название, Описание работ на этапе, Результаты исполнения шага, Участников и Ответственного за исполнение:

Детализация шагов

Ответственного за исполнение лучше выбирать из участников шага, тогда между ним и остальной группой исполнителей не будет конфронтации.

Половина дела сделана! После составления таблицы с описанием процесса покажите его участникам и попросите посмотреть, не забыто ли каких-либо важных шагов. Обычно находится еще парочка моментов, которые были упущены при составлении схемы.

Следующий шаг — перенос схемы в Pyrus. Если на предыдущих этапах все было сделано правильно, то этот шаг очень прост. Создаем форму и добавляем туда всех участников. После чего для каждого этапа создаем поля с результатами и добавляем людей в маршрутизацию. Первая версия формы готова!

Попробуем ее сначала на небольшой группе исполнителей. Учитывая их пожелания, производим доработку формы и создаем инструкцию для исполнителей. Ее можно будет приложить в раздел Файлы, чтобы она всегда была под рукой. Далее распространяем опыт на всех участников!

Для того, чтобы не забыть важных шагов, можно использовать чек-лист:

Чек-лист по процессу

Успехов в настройке процессов!

FacebookTwitterVKTelegram