Все свои идеи я сразу превращаю в задачи

Оптимизация процессов в центре предпринимательства.

В нашем Центре развития предпринимательства мы организуем огромное количество мероприятий. Только в прошлом году мы организовали 304 события. А для любого события необходимо согласовать время, тексты выступлений и решить массу организационных вопросов. Без постоянной коммуникации организовать столько событий нереально – поэтому мы настроили Pyrus для оптимизации процессов в команде. В офисе нам состыковаться очень сложно, а в Pyrus каждый из нас может просматривать важные задачи даже во время мероприятий.

Если я слышу хорошую идею или вижу спикера, которого мы можем привлечь, то сразу ставлю соответствующую задачу в Pyrus. В этой же системе мы ведем и общий годовой учет выполненных работ.

Например: за год мы должны проконсультировать 880 предпринимателей. Эту цифру мы разбиваем на кварталы и месяцы с конкретным количеством ожидаемых консультаций. Отмечая в Pyrus сколько закрыто консультаций по плану, мы видим, нужно ли создавать дополнительные мероприятия или план уже выполнен.

Другое направление деятельности нашего центра – обучение. В годовом плане написано, сколько человек мы должны обучить. Если посещаемость мероприятий была ниже прогноза, надо создавать дополнительные лекции и мастер-классы. В Pyrus удобно следить за отклонениями от плана и оперативно реагировать на новые задачи или идеи.

Отдельное спасибо Pyrus за то, что помог нам в настройке работы нового сайта. Все изменения обсуждались у нас толпой и сопровождались бесконечными спорами, а внештатному IT-специалисту приходилось приезжать с другого конца города. На любую мелочь мы тратили по 3-4 часа в неделю. Теперь руководители отделов составляют задачу, передают ее IT-специалисту. Когда работа выполнена, он переправляет задачу мне вместе со ссылками. Я смотрю и либо подтверждаю, либо предлагаю внести какие-то дополнительные изменения.

Для мониторинга нагрузки внештатных специалистов Pyrus нам тоже очень пригодился. Мы смотрим задачи каждого сотрудника и время, которое он потратил на их выполнение.

Например: у нас есть с внештатный юрист с оговоренной нагрузкой. Вначале нашего сотрудничества возник конфликт – юрист говорил, что он не успевает закрывать задачи, потому что их слишком много. Мы выгрузили из Pyrus все поставленные и выполненные задачи за 2 месяца. Затем посчитали время на каждую задачу и выяснили, что мы загрузили юриста на 70% от договоренностей. После этого вопросы по нагрузке и срокам отпали.

Механизм поощрений сотрудников теперь тоже стал совершенно прозрачным и наглядным. В конце отчетного периода я смотрю, сколько задач было завершено каждым сотрудником, и на основе этого формирую премии. Все сотрудники знают, что премии выдаются только на основе завершенных задач в Pyrus – это снимает все вопросы по мотивации.

Профиль