Для постоянных читателей нашего блога не будет секретом, что мы, авторы Пайрус, сами активно пользуемся сервисом. Даже программисты в компании предпочитают Пайрус другим системам.
Сотрудники привыкли к ясной и четкой постановке задач, к организованной совместной работе.
Что важнее, в компании сформировался свод неписанных правил, культура управления. Мне, как человеку новому, было проще увидеть отличия и изложить некоторые правила на бумаге. Надеюсь, эти советы будут полезны и вам.
1. Ставьте задачу конкретно. В первой строчке задачи лучше указать, что нужно сделать, далее дать краткое описание. Ведь первая строка текста задачи будет показываться как заголовок задачи в списке задач.
2. Не начинайте задачу со строк типа «Здравствуйте», «Пришла в голову мысль» и тому подобных. Такие заголовки в списке задач не будут удобны ни вам, ни вашим коллегам. Через пару дней вы не сможете вспомнить, глядя на заголовок, что же на самом деле нужно сделать.
3. Не сводите в одну задачу несколько разных тем. Лучше заводите для каждого нового вопроса, требующего обсуждения, отдельную задачу.
4. Используйте подзадачи. Если сложную задачу можно разбить на несколько простых, создайте в Пайрус подзадачи для этих простых задач.
5. Если у вас есть список дел, создайте для него задачу. А для каждого дела в этом списке —отдельную подзадачу этой задачи.
6. Создавайте проекты для своих нужд. И распределяйте свои задачи по этим проектам. Это позволит вам группировать и обозревать задачи по направлениям вашей деятельности.
7. Если это возможно — назначайте задачам сроки выполнения. Это не даст задачам надолго «зависать» без внимания. Если потом окажется, что срок выполнения задачи не реален, то его всегда можно перенести.
8. Используйте для задач папки Сегодня, Следующие, Запланированные и Когда-нибудь, чтобы организовать свою работу над задачами в соответствии с принципами методики GTD® (Getting Things Done® — «доведение дел до завершения»). При чтении задач из папки Входящие, определяйте для тех задач, которые хотите оставить себе, когда вы хотите заняться этой задачей. И указывайте соответствующую папку (Сегодня, Следующие, Запланированные или Когда-нибудь) в списке Папка:
Так же поступайте при создании задач, в которых ответственными будете вы сами. Щёлкните надпись Папки в нижней части страницы задачи и выберите папку в списке Папка в зависимости от того, когда собираетесь заняться задачей.
9. Пишите коллегам по сути, без воды, продумав содержимое своего сообщения. А перед сохранением сообщения прочтите его — нет ли там ошибок, неточностей и ляпов. Этим вы сэкономите время своих коллег, а они в ответ они будут расположены помочь вам.
10. Если вы хотите сказать «спасибо» — не ограничивайтесь сообщением в Пайрус. Лучше подойдите и поблагодарите лично, или позвоните. А ещё лучше — выпейте вместе чашку кофе.
