Компания Human&business объединяет несколько направлений: пищевое производство, товары для животных, сеть зоомагазинов, а также кафе, кофейни и гостевые дома. Александр Золотарев, руководитель проектов Human&business, рассказал, какие процессы холдинг ведет в Pyrus, добиваясь унификации и прозрачности на каждом этапе.
Унификация всех процессов
Сейчас около 250 сотрудников компании используют Pyrus. При помощи специальных форм они отправляют заявки в техподдержку и АХО, проверяют контрагентов на благонадежность, согласовывают договоры и финансовые операции, ведут строительные проекты.
«Главной целью внедрения Pyrus была унификация всех процессов: единые стандарты, контроль и аналитика различных процессов, количество задач и затраченного времени.»
Платформа помогает поддерживать единые стандарты работы и качества сервиса. К примеру, в сети кофеен используются специальные чек-листы для оценки: чистота на кухне и в зале, состояние оборудования, витрина, вывески, персонал.
На начальном этапе основные формы, скрипты и маршрутизация были настроены при помощи одного специалиста, а затем был подключен бизнес-аналитик.
«Pyrus – это low-code платформа, поэтому ее достаточно легко настроить человеку, который знаком с логикой процесса.»
В итоге процессы стали прозрачными и контролируемыми:
«Как результат – понятная нагрузка на сотрудников и персонал, прозрачная аналитика и возможность отследить, как решаются вопросы. Видно, на каких этапах все зависло и кто тормозит процесс: конкретные сотрудники или роли. Раньше все это происходило в почте, и отследить было просто невозможно.»
Таск-менеджер и мессенджер
При помощи Pyrus в компании Human&business удалось наладить управление задачами и коммуникацию в едином пространстве.
«До Pyrus был полный хаос: руководство работало в одном приложении, сотрудники – в другом. Например, встречи кто-то назначал в календаре Google, а кто-то в Яндекс. Теперь эта проблема решилась.»
Теперь все встречи планируются в календаре на платформе.
Все задачи в рамках проекта или отдела ведутся на канбан-доске, где наглядно отображаются статусы, объем работы в целом и по каждому сотруднику.
Сотрудники планируют задачи на две недели, а потом отчитываются по ним.
«Например, когда сотрудник переходит из одного отдела в другой, я ставлю задачу: опиши, пожалуйста, все процессы и проекты, которые ты ведешь, все согласования и регламенты. Он прикрепляет ссылки на задачи, включая подпроцессы, и я могу посмотреть, какие задачи закрыты, какие до сих пор в работе и почему, на каком этапе и кто согласовывает.»
Такой подход помогает отслеживать нагрузку и сроки, чтобы эффективнее распределять задачи и проекты внутри отдела. А также ставить KPI и анализировать результаты работы за неделю, месяц или год.
Help Desk: заявки на ПО, оборудование и связь
Сотрудники обращаются в техподдержку при помощи форм заявок, где указывают проблему, которую нужно решить.
В зависимости от темы обращения заявка содержит различные поля и попадает к нужному сотруднику, а в наблюдатели автоматически назначается руководитель группы.
Рекрутинг и HR-процессы
Все начинается с «Заявки на поиск сотрудника», которую заполняет руководитель направления, а согласовывает руководитель отдела. Затем она попадает к специалисту по подбору персонала, который уточняет условия и требования к кандидатам, включая зарплатную вилку, и размещает вакансию на Avito и HeadHunter.
Все отклики автоматически превращаются в задачу по форме «Кандидат» с заполненными данными из профиля и резюме. Оставшиеся данные заполняет рекрутер, включая ожидаемую зарплатную вилку: ее сравнивают со средней по рынку.
Все карточки кандидатов прикрепляются к заявке на подбор. Если соискателя одобрил руководитель, который оставил заявку, его добавляют в задачу «Кандидат» в качестве наблюдателя.
Эффективность процесса отслеживается при помощи сводки за определенный период: в ней видно, сколько задач по кандидатам находится в том или ином статусе, на какую зарплату они рассчитывают, откуда пришли и т.д. Все это помогает оценить загруженность рекрутеров и скорректировать их работу.
В Pyrus проводятся опросы среди сотрудников. Например, для оценки качества питания в офисе. Все пожелания тщательно анализируются и отправляются поварам, чтобы они скорректировали меню.
Бухгалтерия и ЭДО
Все оплаты в Human&business проходят согласование через форму «Заявки на расходование денежных средств».
Когда все этапы согласования пройдены, автоматически запускается подпроцесс «Согласование платежа», куда загружается счет и другие документы. Их проверяют сотрудники финансового отдела, а оплата автоматически проводится через 1С.
В Pyrus также заполняются заявки на закупку мебели, оборудования и другие.
Маршрут процесса настроен гибко: например, если сумма превышает 50 тыс. рублей, к согласованию подключается юридический отдел. Если закупка касается мебели или оборудования, к задаче прикладывается спецификация и другие документы. Когда товар доставлен, ответственные сотрудники сравнивают его с описанием и ТЗ, прикладывая фотоотчет.
Хотите автоматизировать процессы у себя в компании? Заполните заявку, чтобы наш эксперт связался с вами и провел демонстрацию. Присоединяйтесь к сообществу Pyrus в Telegram: следите за новостями, задавайте вопросы и получайте поддержку комьюнити.