Проблемы лидерства и достижения выдающихся командных результатов актуальна для многих компаний.
Как правильно поставить задачу сотрудникам? Как сделать так, чтобы сотрудники несли ответственность за свои действия? Эти и другие вопросы наверняка знакомы каждому организатору.
В книге «Простое лидерство» Бодо Шеффер и Борис Грундль дают понятное руководство по работе эффективного лидера. Того, кто умеет ставить и распределять четкие задачи, мотивировать людей на качественное исполнение и контролировать результаты всего процесса.
Книга — образная (все методики в виде историй) и насыщенная информацией. При чтении постоянно делал заметки, потому что очень хотелось, чтобы идеи прижились и работали на меня. Этими заметками и решил поделиться.
Тип первый. Назовем его Новичок. Этому сотруднику нужно выдавать максимально четкие инструкции и постоянно контролировать правильность их исполнения. Для таких случаев можно создавать для сотрудника максимально детализированную задачу:
Рис. 1 Пример постановки задачи на первом этапе
Неограниченное текстовое поле задачи позволяет расписать ее исполнение по шагам. Причем, если исполнителю непонятно описание задачи, или у него возникают вопросы по ходу исполнения, то он всегда может задать вопрос, написав комментарий.
Для промежуточного контроля над исполнением каждого шага такую задачу в Pyrus, например, можно разбить на этапы, назначив для каждого эиз них контролера в виде согласующего.
Тип второй. Назовем его Освоившийся.
Когда компетентность сотрудника подросла, задачей руководителя становится обучение сотрудника постановке целей. Только так сотрудник будет заинтересован в результатах своего труда.
Для отслеживания целей удобно ввести отдельный проект “Цели” и подпроекты “Цели Года”, “Цели Месяца”, “Цели Недели”. В Pyrus в них можно добавлять задачи — вызовы для сотрудников. Регулярно просматривая данный проект, руководитель и сотрудники будут знать все о продвижении их проектов.
Действия по достижению целей можно отслеживать в виде подзадач.
Компетентность сотрудника растет, при этом меняется его отношение к работе. Руководитель на этом этапе должен повысить требования к сотруднику и следить за равномерно высоким уровнем исполнения всех задач.
Для отслеживания результатов по сотруднику можно использовать фильтр задач, в которых данный сотрудник является ответственным
Рис. 2 Фильтрация задач по ответственному исполнителю
Регулярный срыв сроков или большое количество переносов дат завершения проектов говорит о том, что сотрудник не справляется с обязанностями.
Другой вариант отслеживания стабильности работы сотрудника — анализ времени исполнения задач в Pyrus. При исполнении каждой задачи сотрудник может ввести время, которое потребовалось на ее исполнение. Серьезные различия во времени исполнения однотипных задач также говорят о неэффективности сотрудника. Ему или нужна ваша помощь, или дополнительная мотивация.
Тип третий. Назовем его Опытный.
При достижении данного этапа уже можно формулировать задачи в виде целевых результатов. Контроль может осуществляться как по закрытию задач, так и по ходу исполнения. Пайрус сохраняет всю историю работы над задачей. Проводя регулярный анализ выполненных задач, руководитель может видеть, в каком месте исполнения у сотрудника случаются сбои, а значит, тут же выполнять корректирующие действия. этого проверять на то, являются ли эти цели развивающими (приносят прибыль или снижают издержки) или нет. Для этого, например, регулярно проводить анализ того, что из обязательно поощрять сотрудников за действия, приводящие к положительным финансовым результатам.
Создание систем. Когда методика создана, то встает задача распространения знаний о ней по всей компании. Обычно для этого используются регламенты и инструкции. Для их хранения в Pyrus можно воспользоваться библиотекой документов. Библиотека поддерживает версионность — сотрудники всегда смогут посмотреть “как правильно”.
Делегирование полномочий. Сотрудники склонны “перевешивать обезьян” — передавать ответственность за исполнение задач руководителю. Некоторые руководители считают, что чем больше задач они “пропускают через себя”, тем лучше. В результате дел у руководителя становится слишком много, и вместо решения стратегических задач приходится заниматься рутиной. Расскажи, что он должен сделать. Опиши ему детали предстоящего задания. Объясни как можно подробнее, почему это задание имеет такую важность. Попроси изложить суть задания своими словами. Проверь, все ли он понял как надо. Расскажи ему о его полномочиях и вспомогательных средствах. Передай ему ответственность. Назначь контрольный срок. Если проект занимает много времени, определи промежуточные цели, которые ты будешь контролировать. В самом начале авторы отмечают критическую важность ясной постановки задач для каждого сотрудника компании. Ясная постановка задач: 1. Создает критерий для измерения работы. 2. Обеспечивает контроль. 3. Дает ощущение уверенности и ориентир. 4. Создает основу для эффективной коммуникации. И далее выделяют пять задач лидера: 1. Стимулирование развития людей. 2. Осуществление миссии предприятия. 3. Создание систем. 4. Делегирование полномочий. 5. Контроль Чтобы проработать эти задачи на практике, попробовал сделать их частью моей системы исполнения дел, которой на данный момент является Pyrus. Так что к краткому описанию каждой из этих задач добавляю несколько шагов по их возможному практическому применению.
Постановка задач и стимулирование развития. Начнем с самого важного — с постановки задачи. На практике десятки дел остаются невыполненными зачастую только потому, что нет ясности между тем, кто ставит задачу, и тем, кто исполняет. Авторы отмечают, что для качественного выполнения задач сотруднику необходимы две вещи: мотивация и навыки. Причем в зависимости от того, как долго сотрудник работает в компании, соотношение этих вещей меняется. Если сотрудник только устроился в компанию, то у него достаточно мотивации, но мало навыков. Если же он, наоборот, давно работает в компании, то все необходимые навыки у него уже есть, и дело остается за постоянным стимулированием его мотивации. Нужно помнить об этом и правильно ставить задачу для каждого из сотрудников.
Тип четвертый. Назовем его Знаток.
Сотрудник уже компетентен и самомотивирован. Здесь главное — делегировать полномочия. При этом важно, чтобы сотрудник понимал, что вместе с полномочиями на него возлагается ответственность. Вот почему руководитель должен постоянно проводить контроль исполнения. Здесь Pyrus помогает не забыть, кто и какие действия совершал, таким образом, способствуя анализу того, что и кто именно способствовал достижению итогового результата.
Осуществление миссии предприятия.
При постановке задач и построении систем важно держать в голове основные цели предприятия. Для этого их надо сначала сформулировать и после выполненных действий привело к увеличению доходов, снижению расходов и т.д. Любой руководитель для оптимизации работы компании должен задумываться о создании набора эффективных методик, которые можно было бы использовать в качестве шаблона для решения не одной, а целого ряда задач. Здесь важно, чтобы эти методики были подвижные, могли бы подстраиваться под каждую задачу в зависимости от ее условий. По мнению авторов книги, процесс создания и использования методики должен выглядеть примерно так: 1. Формулировка задачи и набор идей для ее решения. 2. Поиск оптимальных решений, выбор самого эффективного, описание и упрощение. 3. Системное внедрение методики для решения класса задач. 4. Применение методики всеми сотрудниками для решения данного класса задачи и расширение на другие классы задач. 5. Экономия ресурсов, и, следовательно – успех. Например, одной из таких методик для меня может быть имеющийся в Pyrus механизм многоэтапного согласования. Здесь рабочий процесс можно разбивать на этапы, осуществляя контроль на каждом из них. Для своевременного информирования об изменениях в работе можно воспользоваться механизмом объявлений. При правках ключевых документов можно разместить объявление с краткой сутью всех изменений. Шеффер предлагает следующий алгоритм делегирования задания сотруднику: «Хорошо, если после устного разбора задачи при личной встрече, руководитель сам создает ее в системе исполнения дел и добавляет себя в согласующие».
Эффективный контроль. Контроль необходим не только руководителю, но и сотрудникам. Он позволяет им оставаться в тонусе и знать о своих сильных и слабых местах. Помимо контроля итогового результата, нужно не забывать контролировать компетентность сотрудника и его отношение к работе. Для регулярного контроля удобно использовать формы в Pyrus. Заданные поля с обязательностью заполнения не позволят забыть важные характеристики, а в комментариях к задаче можно отразить замечания и пожелания по улучшению.
А что способствует эффективной работе в вашей компании? И как вы используете Pyrus для оптимизации всех процессов?
