Кадровый документооборот

В этом блоке вам доступны готовые шаблоны форм Кадровые документы, Расчётный листок, Отпуск, Карточка сотрудника.

Кадровые документы

Форма позволяет работодателю подписывать кадровые документы квалифицированной электронной подписью прямо в заявке, а затем отправлять их сотруднику на подпись в сервис Госключ.

Из чего состоит шаблон

При подключении формы Кадровые документы автоматически устанавливается еще 4 формы: Карточка сотрудника, Отпуск, Кадровые документы, Расчётный листок.

Поля и коды полей формы

В шаблоне формы Кадровые документы уже указаны коды полей формы, необходимые для обмена данными с сервисом Госключ.

Код поля — строковой идентификатор поля формы, необходимый для работы расширений и корректного обмена данными между внешним сервисом и формой Pyrus. Форма Кадровые документы отображает информацию о процессе подписания документа и включает следующие поля, которые заполняются автоматически.

Справочники, работающие в форме

При подключении формы создаются два справочника:

• Перечень кадровых документов (123 позиции) с кодами в соответствии с Приказом Минтруда РФ №578Н;

• Список организаций, представители которых подписывают документы от имени работодателя.

Важно! Справочники создаются автоматически только один раз при подключении формы. При повторном подключении новые справочники не создаются.

Встроенные расширения

КриптоПро — для подписания документа представителем работодателя в заявке. Госключ КЭДО — для подписания документов сотрудником электронной подписью в приложении Госключ.

Карточка сотрудника

Форма работает как кадровый профиль и содержит основную информацию о сотруднике: ФИО, СНИЛС, полные паспортные паспорта и адрес регистрации по месту жительства.

Все заполненные карточки сотрудника хранятся в едином реестре и выполняют роль кадрового архива.

Форма входит в шаблоны Pyrus КЭДО, с помощью которых организовано двустороннее подписание кадровой документации — работодателем прямо в заявке, и сотрудниками — в приложении Госключ.

Код поля — строковой идентификатор поля формы, необходимый для работы расширений и корректного обмена данными между внешним сервисом и формой Pyrus.

Заполнение карточки сотрудника из 1С:ЗУП

С помощью приложения Pyrus Sync можно синхронизировать Pyrus с системой 1С:ЗУП и автоматически заполнять карточки сотрудников, регулярно обновляя кадровый архив.

В Pyrus будут автоматически подгружаться все необходимые данные, в том числе паспортные.

Как настроить синхронизацию

1. Откройте Pyrus Sync и перейдите в раздел Integrations

   

2. Нажмите кнопку Employee Card Settings, чтобы открыть настройки.

   

3. Для обмена данными между двумя сервисами установите соответствие между информацией из 1С и полями формы Карточка сотрудника. Нажмите Save.

   

4. В блоке переведите Employee Card переключатель в положение Включено, чтобы запустить синхронизацию.

   

Отпуск

Форма используется для планирования, согласования и оформления отпусков сотрудников.

Ежегодный плановый и дополнительный оплачиваемый отпуск

• В конце года кадровый специалист в штатном порядке заполняет график отпусков в 1С на следующий год. Подпробнее об отправке графика отпусков из 1С в Pyrus.

• За определенное время (заранее заданное в настройках расширения Мониторинг сроков) до начала отпуска сотрудникам приходят уведомления с напоминанием. Расширение устанавливается в форму автоматически при подключении.

  

Если сотрудник идет в запланированный отпуск

• Заявка автоматически поступает сотрудникам кадровой службы. Специалист по кадрам формирует приказ на отпуск в 1С, нажимает Отправить в Pyrus, где автоматически создается задача по форме Кадровые документы.

• Кадровый специалист подписывает приказ электронной подписью с помощью встроенного расширения КриптоПро и направляет сотруднику на подпись в Госключ.

Если сотрудник хочет перенести отпуск

• Если сотрудник хочет перенести даты отпуска, он заводит новую заявку по форме Отпуск, выбирает «Перенос отпуска», указывает новые даты, нажимает Отправить, и задача уходит руководителю. Предыдущая заявка будет автоматически закрыта после проведения в 1С графика отпусков с новыми датами.

  

• После согласования переноса отпуска руководителем сотрудника, специалист по кадрам в 1С формирует Заявление на перенос отпуска.

• Далее он снова нажимает кнопку Отправить в Pyrus. Pyrus с помощью расширения 1С запрашивает график отпусков по сотруднику и сравнивает даты, указанные в форме Pyrus, с датами отпуска в 1С:

  • если даты отпуска в обеих системах полностью совпадают, заявка в Pyrus остается без изменений;
  • если в Pyrus есть заявка на отпуск, в которой указаны даты, не зафиксированные в 1С, Pyrus удаляет эти даты из заявки и закрывает задачу;
  • если в графике отпусков в 1С есть отпуск с датами, по которым в Pyrus не открыта задача, то в Pyrus создается новая и запускается процесс согласования, описанный выше/

Подробнее о синхронизации отпусков при переносе

Другие виды отпуска

Другие виды отпуска сотрудник всегда оформляет сам.

• Сотрудник выбирает тип отпуска, указывает даты, заполняет другие необходимые для согласования данного типа отпуска поля, а затем нажимает Отправить.

  

• Pyrus формирует прямо в заявке PDF-файл с заявлением, сотрудник еще раз просматривает его и нажимает Подтвердить и отправить.

  Подсказка: файл создается по преднастроенному в форме печатному шаблону. Если для ваших кадровых процессов нужен другой шаблон заявления, вы можете изменить его. Подробно о печатных шаблонах

  

• Сразу после в заявлении появляется виза Утверждено. Это действие равнозначно подписанию документа простой электронной подписью (ПЭП).

• Файл с подписью сотрудника и PDF-файл с заявлением прикладываются в отдельные поля задачи.

Справочники, которые автоматически создаются при подключении формы:

• справочник с перечнем 123 кадровых документов с их кодами (согласно Приказу Министерства труда РФ №578Н);
• справочник с реквизитами вашей организации (или нескольких организаций — при наличии нескольких юридических лиц)

Расширения, установленные в форме:

• ПЭП КЭДО
• Мониторинг

Расчётный листок

Форма позволяет уведомлять сотрудников о зачислении заработной платы. При начислении зарплаты в папке «Входящие» сотрудника появляется задача с приложенным PDF-файлом расчётного листка.

Все заполненные расчётные листки хранятся в едином архиве в Pyrus. При необходимости их можно скачать одним кликом.

Форма устанавливается автоматически одновременно с формой Кадровые документы, с помощью которой организовано двустороннее подписание кадровой документации. При этом их можно использовать и отдельно.

Важно! Чтобы организовать рассылку расчетных листков через форму Pyrus, необходимо прописать этот способ в локальном нормативном акте и ознакомить всех сотрудников под подпись.

Из чего состоит шаблон

Форма включает поля для указания даты зачисления заработной платы, получателя и поле для прикрепления файла с расчетным листком.

Поля и коды полей формы

В шаблоне формы Расчётный листок указаны коды полей формы, необходимые для обмена данными с внешними сервисами.

Отправка расчетных листков из 1С:ЗУП

Если у вас подключена форма Карточка сотрудника, вы можете загружать расчётные листки сотрудников прямо из 1С:ЗУП.

Для этого следуйте инструкции: Как отправить расчетные листки из 1С:ЗУП