Финансы и бухгалтерия
В этом блоке вам доступны готовые шаблоны форм Счёт на оплату, Согласование договора, Договор аренды.
Счёт на оплату
С помощью этой формы вы наладите процесс согласования счетов в компании. В ходе согласования счёта Pyrus проверит, не выходит ли сумма оплаты за рамки бюджета, выделенного на тип расхода, департамент или контрагента. Вы можете настроить гибкий маршрут согласования платежа, а также использовать реестр заявок и наглядные отчёты для анализа и мониторинга финансовых операций. Сразу после согласования Pyrus автоматически экспортирует счёт в систему 1С в виде платежного поручения.
Из чего состоит шаблон
Форма Счёт на оплату. Включает в себя всю необходимую для согласования и оплаты информацию:
Подсказка: при заполнении формы вы можете проверить счёт на наличие дубликата. Если окажется, что у счёта есть близнец, Pyrus сообщит об этом прямо в заполненной форме. Настроить проверку
Справочник Контрагенты. Подключается по желанию и синхронизирован с базами ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Благодаря справочнику вы выбираете контрагента, которому адресован платеж, из выпадающего списка, а не вводите вручную.
Подсказка: Вы можете подключить импорт базы контрагентов из 1 С. Как это настроить
Скрипт, формирующий назначение платежа. Прописывает назначение платежа по счёту автоматически. 
Скрипт, вычисляющий сумму НДС. Автоматически проставляет сумму НДС в счёте в зависимости от размера платежа.
Бот проверки бюджетов лимитов. Проверяет наличие заполненной формы Бюджет, если форма не заполнена, сообщает об этом прямо в заявке. Если сумма в счёте не превышает бюджетный лимит, автоматически согласует счёт, если превышает — возвращает на первый этап.
Важно: чтобы робот корректно проверил соответствие счета на оплату бюджетному лимиту и согласовал его, убедитесь, что:
- форма Бюджет согласована на всех этапах, кроме последнего этапа;
- статья расходов в форме Бюджет точно совпадает со статьей расходов, указанной в заявке Счет на оплату;
- дата счета вписывается в период, указанный в согласованном бюджетном лимите;
- остаток средств, указанный в форме Бюджет, меньше, чем сумма согласуемого счета.
Форма Бюджет. Включает данные по количеству денежных средств, выделенных на выплаты контрагенту на заданный период времени, остаток этих средств на момент согласования счёта.
Скрипт для вычисления остатка бюджета. Проверяет, сколько денег осталось на оплату счётов по контрагенту.
Как настроить маршрут
Подробно о маршрутизации в формах Пайрус
Форма Счёт на оплату
1 этап. Согласование
Добавьте финансового директора, чтобы он одобрил счёт. Или руководителя автора заявки — для этого нужно настроить Оргструктуру.
Подробнее о настройке Оргструктуры
2 этап. Проверка бюджетного лимита
Бот сообщит, остались ли деньги в бюджете на указанный период.
3 этап. Экспорт платежного поручения в 1С
Счёт автоматически преобразуется в платежное получение и оказывается в системе 1С.
4 этап. Архив
Заявка переносится в архив.
Подсказка: При настройке интеграции с 1С можно задать сценарий, когда заявка не уходит в архив, а отправляется на следующий этап ответственному сотруднику для уведомления об оплате.
Форма Бюджет
1 этап. Согласование
Добавьте коллегу, который утверждает бюджеты в вашей компании.
2 этап. Счёт согласован
Автор получает уведомление о согласовании.
Кому дать доступ
Лучше сделать форму доступной для всех сотрудников организации. Владелец процесса должен иметь права администратора.
Согласование договора
Форма позволяет создать в компании удобную, упорядоченную и прозрачную систему согласования документа с внешними контрагентами в срок. Вы сможете настроить гибкий маршрут прохождения по этапам, возможность пролонгации, печать договора по форме сразу из Пайруса и многое другое.
Из чего состоит шаблон
Форма включает в себя всю необходимую для согласования документа информацию, в том числе: ссылку на предыдущий договор с контрагентом, срок, в который нужно заключить новый, возможность его продлить в зависимости от условий, а также распечатку договора по установленному образцу прямо из заявки.
Как настроить маршрут
Подробно о маршрутизации в формах Пайрус
1 этап. Согласование и редактирование
Добавьте отделы, которые участвуют в принятии решения о подписании договора и его содержании. Внести в маршрут можно как конкретного сотрудника, так и роль, состоящую из этого сотрудника и его заместителей.
Подсказка: Рекомендуем назначать роли, чтобы обеспечивать непрерывность бизнес-процесса, когда ответственный на этапе сотрудник отсутствует (болен, в отпуске, в самолете, и т.д.).
Подробнее о том, как создавать и назначать роли в маршрутизации
В комментариях сотрудники будут обсуждать текст договора, вносить правки и предложения. Делать это можно и в облачной среде, например, в Гугл-документах, а в комментариях фиксировать промежуточные и финальные итоги.
Если в договор нуждается в значительных изменениях, в комментариях удобно адресно обращаться к сотруднику, в чью компетенцию входит их внесение.
2 этап. Подписание и оплата
На этот этап также лучше назначить роль Бухгалтерия, в которую войдет главный бухгалтер и ее заместители.
3 этап. Договор согласован
После прохождения документом всех этапов согласования инициатор заявки получает уведомления о закрытии.
Подсказка: после согласования договора часто необходима оплата счёта по нему. Для согласования оплаты счета тоже есть готовый шаблон. Пользуйтесь!
Кому дать доступ
Сотрудники отделов, которые участвуют в согласовании, автоматически становятся Участниками формы. Сотрудников договорного отдела целесообразно снабдить правами Администратора.