Кадры

Облачный Pyrus

В этом блоке вам доступны готовые шаблоны форм Заявление на отпуск, Командировка, Расчетный лист, Обходной лист, Новый сотрудник, Учет рабочего времени.

Заявление на отпуск

Форма позволяет создать в компании удобную и комплексную систему согласования и оформления отпуска сотрудника.

Сотрудник заполняет форму заявления: выбирает тип отпуска, указывает его продолжительность и нажимает Отправить.

Pyrus формирует прямо в заявке PDF-файл с заявлением, сотрудник еще раз просматривает его и нажимает Подтвердить и отправить.

Сразу после этого специальный бот проставляет в заявлении визу Утверждено. Это действие равнозначно подписанию документа сотрудником простой электронной подписью.

Подсказка: чтобы бот сработал корректно, к форме необходимо подключить расширение ПЭП КЭДО.

Файл с подписью сотрудника и PDF-файл с заявлением прикладываются в отдельные поля задачи.
Далее заявление отправляется по маршруту и последовательно переходит от кадрового специалиста к руководителю, а затем к финансовой службе.

Из чего состоит шаблон

Шаблон включает одну форму, в которой собрана вся необходимая для согласования отпуска информация.

Для согласования ежегодного основного оплачиваемого отпуска:

Для согласования отпуска за свой счет:

Для согласования отпуска по беременности и родам:

Для согласования переноса отпуска:

Также к форме подключено два справочника:

справочник с перечнем 123 кадровых документов с их кодами (согласно Приказу Министерства труда РФ №578Н);
справочник с реквизитами вашей организации (или нескольких организаций — при наличии нескольких юридических лиц)

При заполнении заявлении сотруднику или HR-специалисту нужно будет просто выбрать нужный документ или организацию из выпадающего списка.

Как настроить маршрут

Подробно о маршрутизации в формах Пайрус

1 этап. Согласование HR-специалиста

Если у вас в компании больше одного HR-специалиста, на этот этап лучше назначить роль HR, в которую войдет руководитель кадровой службы и его подчиненные.

HR-специалист уточняет остаток дней отпуска сотрудника на планируемые даты, а также другие детали — в зависимости от выбранного типа отпуска.

Если все в порядке, HR-специалист согласует заявление, и оно отправляется дальше по маршруту.

Подсказка: рекомендуем назначать роли, чтобы обеспечивать непрерывность бизнес-процесса, когда ответственный на этапе сотрудник отсутствует (болен, в отпуске, в самолете, и т.д.). Подробнее о том, как создавать и назначать роли в маршрутизации

2 этап. Согласование руководства

Этот этап можно разбить на несколько последовательных шагов, если требуется согласование нескольких руководителей. Чтобы Pyrus определял их автоматически, рекомендуем настроить справочник Структура организации в соответствующем разделе.

Подробнее о настройке Оргструктуры

Подсказка: вы можете включить в маршрут дополнительных сотрудников в качестве Наблюдателей. Их согласования не потребуется для того, чтобы заявка проходила по этапам. При этом они будут получать уведомления по всем действиям. Например, офис-менеджер не согласует отпуск сотрудника, но ему нужно знать о его отсутствии для расчёта регулярных закупок в офис и т.д.

3 этап. Оформление и выплата отпускных

Если у вас в компании больше одного бухгалтера, на этот этап тоже лучше назначить роль Бухгалтерия, в которую войдет главный бухгалтер и его заместители.

После прохождения заявкой всех этапов согласования и оформления инициатор заявки получает уведомления о ее закрытии.

Кому дать доступ

Доступ необходимо предоставить всем сотрудникам организации. Администраторами целесообразно сделать руководителя кадровой службы, бухгалтера и руководителей отделов или команд.

Командировка

Форма позволяет создать в компании удобную систему оформления командировки сотрудника и согласования его служебных расходов. Заявка последовательно переходит от непосредственного руководителя к финансовой службе.