Кадры

В этом блоке вам доступны готовые шаблоны форм Заявление на отпуск, Командировка, Расчетный лист, Обходной лист, Новый сотрудник, Учет рабочего времени.

Кадровые документы

Форма позволяет работодателю подписывать кадровые документы квалифицированной электронной подписью прямо в заявке, а затем отправлять их сотруднику на подпись в сервис Госключ.

Из чего состоит шаблон

При подключении формы Кадровые документы автоматически создается дополнительная форма Карточка сотрудника. Таким образом, шаблон включает в себя две формы:

• Кадровые документы — отображает процесс подписания документа сторонами;
• Карточка сотрудника — выполняет роль кадрового архива с информацией о сотрудниках.

Поля и коды полей формы

В шаблоне формы Кадровые документы уже указаны коды полей формы, необходимые для обмена данными с сервисом Госключ.

Код поля — строковой идентификатор поля формы, необходимый для работы расширений и корректного обмена данными между внешним сервисом и формой Pyrus.

Форма Кадровые документы включает следующие поля, которые заполняются автоматически.

Форма Карточка сотрудника содержит информацию о сотруднике, которому документ отправляется на подпись: имя, фамилия, отчество, СНИЛС, должность.

Подробнее о настройке шаблона формы

Справочники, работающие в форме

При подключении формы также создаются два справочника:

1. перечнем 123 кадровых документов с их кодами (согласно Приказу Министерства труда РФ №578Н);
2. со списком организаций, представители которых будут подписывать документы от имени работодателя.

Встроенные расширения

Также в шаблон формы встроено расширение КриптоПро, позволяющее представителю работодателя подписывать документ прямо в заявке, и расширение Госключ для подписания документов сотрудниками в приложении.

Как настроить маршрут

При подключении формы Pyrus автоматически создаст два этапа в редакторе маршрута формы.

1. На первом этапе окажется автор заявки сотрудник кадровой службы, который подписывает документ от лица организации.
2. На втором этапе будет установлен бот Госключ, который информирует о статусе подписания документов сотрудниками.
3. Если вам нужно дополнительное согласование, например руководителя департамента и т.д., добавьте согласующего на следующий этап самостоятельно.

Подробно о настройке маршрута формы

Ознакомление с ЛНА

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы организации, в котором прописаны правила работы, корпоративные стандарты, социальные гарантии и обязанности сотрудников: должностные инструкции, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.

Работодатель обязан своевременно знакомить работников с ЛНА в листах или журналах ознакомления, чтобы избежать недоразумений и конфликтов в будущем.

Это удобно делать с помощью готовой формы Ознакомление с ЛНА.

1. HR-специалист или делопроизводитель заполняет форму, прикладывая к заявке лист ознакомления с ЛНА в и нажимает Отправить.

   

   Подсказка: лист ознакомления с ЛНА — это документ, который подтверждает факт того, что работник ознакомился с локальным нормативным актом, например с правилами внутреннего распорядка компании, и обязуется соблюдать его положения. Формат такого документа законом не регламентируется, поэтому организации могут составлять листы ознакомления с ЛНА по своему усмотрению.

   

2. Затем в комментариях отмечает нужных сотрудника/ков, и заявка оказывается у них во Входящих.

   

3. Сотрудники ставят в заявке визу Прочитано, означающую, что они ознакомлены с документами. Виза Прочитано в данном случае выступает в роли простой электронной подписи (ПЭП).

   

4. Когда все визы Прочитано проставлены, HR-специалист утверждает заявку и она автоматически закрывается.

   

Из чего состоит шаблон

Шаблон формы включает следующие поля:

• поле типа Справочник для выбора типа документа; к полю привязан справочник-перечень 123 кадровых документов с их кодами (согласно Приказу Министерства труда РФ №578Н);
• поле типа Файл для листа ознакомления с ЛНР;
• поле типа Примечание, в котором разъясняется, что виза Прочитано является ПЭП.

Поля и коды полей формы

Код поля — строковой идентификатор поля формы, который используют для коррекного обмена данными между двумя формами, как, например в подпроцессах, или для переноса данных из одной формы в другую, как в связанных формах.

Также коды полей необходим для работы расширений и корректного обмена данными между внешним сервисом и формой Pyrus.

В шаблоне формы Ознакомление с ЛНА предустановлены следующие коды полей.

Заявление на отпуск

Форма позволяет создать в компании удобную и комплексную систему согласования и оформления отпуска сотрудника.

• Сотрудник заполняет форму заявления: выбирает тип отпуска, указывает его продолжительность и нажимает Отправить.

• Pyrus формирует прямо в заявке PDF-файл с заявлением, сотрудник еще раз просматривает его и нажимает Подтвердить и отправить.

• Сразу после этого специальный бот проставляет в заявлении визу Утверждено. Это действие равнозначно подписанию документа сотрудником простой электронной подписью.

• Файл с подписью сотрудника и PDF-файл с заявлением прикладываются в отдельные поля задачи.

• Далее заявление отправляется по маршруту и последовательно переходит от кадрового специалиста к руководителю, а затем к финансовой службе.

Из чего состоит шаблон

Шаблон включает одну форму, в которой собрана вся необходимая информация для согласования:

• ежегодного основного оплачиваемого отпуска;

• отпуска за свой счет;

• отпуска по беременности и родам;

• переноса отпуска.

В зависимости от выбранного типа отпуска (в шаблоне формы — поле типа Выбор), в заявку загружаются необходимые поля.

Также к форме подключено два справочника:

• справочник с перечнем 123 кадровых документов с их кодами (согласно Приказу Министерства труда РФ №578Н);
• справочник с реквизитами вашей организации (или нескольких организаций — при наличии нескольких юридических лиц)

При заполнении заявлении сотруднику или HR-специалисту нужно будет просто выбрать нужный документ или организацию из выпадающего списка.

Как настроить маршрут

Подробно о маршрутизации в формах Пайрус

1 этап. Согласование HR-специалиста

Если у вас в компании больше одного HR-специалиста, на этот этап лучше назначить роль HR, в которую войдет руководитель кадровой службы и его подчиненные.

HR-специалист уточняет остаток дней отпуска сотрудника на планируемые даты, а также другие детали — в зависимости от выбранного типа отпуска.

Если все в порядке, HR-специалист согласует заявление, и оно отправляется дальше по маршруту.

2 этап. Согласование руководства

Этот этап можно разбить на несколько последовательных шагов, если требуется согласование нескольких руководителей. Чтобы Pyrus определял их автоматически, рекомендуем настроить справочник Структура организации в соответствующем разделе.

Подробнее о настройке Оргструктуры

3 этап. Оформление и выплата отпускных

Если у вас в компании больше одного бухгалтера, на этот этап тоже лучше назначить роль Бухгалтерия, в которую войдет главный бухгалтер и его заместители.

После прохождения заявкой всех этапов согласования и оформления инициатор заявки получает уведомления о ее закрытии.

Кому дать доступ

Доступ необходимо предоставить всем сотрудникам организации. Администраторами целесообразно сделать руководителя кадровой службы, бухгалтера и руководителей отделов или команд.

Командировка

Форма позволяет создать в компании удобную систему оформления командировки сотрудника и согласования его служебных расходов. Заявка последовательно переходит от непосредственного руководителя к финансовой службе.

Из чего состоит шаблон

Шаблон включает одну форму, в которой собрана важная для согласования и оформления командировки информация: даты и цель поездки, информация о принимающей стороне, детализация расходов и возможность дать дополнительные комментарии по ним. Также есть печатный шаблон заявления на командировку.

Как настроить маршрут

1 этап. Согласование руководителя. Этот этап можно разбить на несколько последовательных шагов, если требуется согласование нескольких руководителей. Чтобы Pyrus определял их автоматически, рекомендуем настроить справочник Структура организации в соответствующем разделе.

Подробнее о настройке Оргструктуры

2 этап. Подписание заявления

Если у вас в компании больше одного бухгалтера, на этот этап лучше назначить роль Бухгалтерия, в которую войдет главный бухгалтер и его заместители.

3 этап. Командировка согласована

После прохождения заявкой всех этапов согласования и оформления инициатор получает уведомления о ее закрытии.

Кому дать доступ

Доступ необходимо предоставить всем сотрудникам организации. Администраторами целесообразно сделать бухгалтера и руководителей отделов или команд.

Обходной лист

Удобный чек-лист для кадровой службы, заполняемый перед увольнением сотрудника. Маршрут включает материально ответственных лиц, которые должны подтвердить, что покидающий компанию работник не имеет материальных задолженностей и в полной мере передал деловую и корпоративную информацию своему руководителю или заместителю.

Из чего состоит шаблон

Шаблон включает одну форму, в которую входят подразделения, которые подтверждают отсутствие "долгов" у сотрудника. По умолчанию этих подразделений три: руководитель отдела, в котором работал сотрудник, ИТ-отдел, отвечающий за техническое обеспечение рабочих мест, и финансовая служба. Вы можете самостоятельно добавить нужные подразделения и ответственных.

Как настроить маршрут

Добавьте на каждый этап отделы, которые должны подтвердить отсутствие задолженности у сотрудника. По умолчанию маршрут такой:

1 этап. Заместитель сотрудника или его руководитель

Подтверждает, что дела переданы.

2 этап. Бухгалтерия

Подтверждает отсутствие задолженностей и наличие подписанного руководством заявления об увольнении.

3 этап. ИТ-отдел

Подтверждает, что оборудование сдано и увольняющийся сотрудник лишен доступов и паролей к корпоративным системам.

Кому дать доступ

Всем ответственным за увольнение сотрудника из каждого отдела.

Новый сотрудник

С помощью этой формы вы ускорите и облегчите прием на работу нового сотрудника, оформление необходимых документов и обеспечение его рабочего места всем необходимым.

Что входит в шаблон?

Шаблон включает одну форму, в которой собраны данные о должности и непосредственном руководителе сотрудника, о типе его рабочего места, учетных записях и доступах, а также о переданном ему в пользовании оборудовании.

Как настроить маршрут

По умолчанию в маршруте присутствует только непосредственный руководитель новичка. Самостоятельно добавьте на этапы сотрудников, которые должны подготовить место, оборудование, ознакомить нового сотрудника с правилами компании и техникой безопасности.

Кому дать доступ

Доступ к шаблону в качестве Участников следует предоставить всем ответственным за прием сотрудника из каждого отдела.

Расчетный лист

Удобный способ уведомления сотрудников о зачислении им на счета заработной платы.

Из чего состоит шаблон?

Единая форма включает в себя информацию о дате зачисления, количестве отработанных дней, окладе, премиях и налоговых вычетах, а также специальных надбавках или удержаниях.

Как настроить маршрут

Подробно о маршрутизации в формах Пайрус

Сделайте единственный этап и добавьте на него поле Сотрудник.

Кому дать доступ

Всем сотрудникам организации следует предоставить права Участников, а Администратором формы назначить бухгалтера.