FacebookTwitterVKTelegram

Работа с реестрами документов

На основании опыта наших клиентов мы разработали специальные формы, которые позволяют упорядочить работу с документами.

Каждой компании приходится работать со множеством документов. Как организовать потоки так, чтобы входящие запросы не терялись? Как контролировать сроки ответа контрагентов?

Реестр исходящих документов

Форма предназначена для регистрации исходящих документов. Для каждого отправляемого документа заполняются реквизиты и срок ожидания ответа. Также можно прикрепить изображение документа.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-0.46.10_n

Для срока ответа удобно настроить автоматическую установку даты:

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-0.46.47_n

При помощи расширенного поиска документ легко найти по теме, участникам и дате отправки.

Снимок экрана 2015-08-13 в 0.50.17

Реестр входящих документов

Подобным образом можно организовать и реестр входящих документов.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-1.01.49_n

Для удобства и скорости обработки можно определить категории входящих документов и настроить маршрутизацию в зависимости от категории.

Снимок экрана 2015-08-13 в 1.04.24

Чтобы отслеживать цепочку официальной переписки можно установить связь между входящими и исходящими документами. Например, если исходящий документ является ответом на какое-либо входящее письмо, то в комментарии к исходящему документу можно поставить «В ответ на #». Система автоматически распознает номер и преобразует его в ссылку.

Snimok-ekrana-2015-08-13-v-7.13.25_n

Эта ссылка также будет видна из той задачи, на которую она поставлена:

Снимок экрана 2015-08-13 в 7.14.11

Таким образом, по ссылкам можно будет увидеть как проходил обмен документами.

FacebookTwitterVKTelegram