На основании опыта наших клиентов мы разработали специальные формы, которые позволяют упорядочить работу с документами.
Каждой компании приходится работать со множеством документов. Как организовать потоки так, чтобы входящие запросы не терялись? Как контролировать сроки ответа контрагентов?
Реестр исходящих документов
Форма предназначена для регистрации исходящих документов. Для каждого отправляемого документа заполняются реквизиты и срок ожидания ответа. Также можно прикрепить изображение документа.
Для срока ответа удобно настроить автоматическую установку даты:
При помощи расширенного поиска документ легко найти по теме, участникам и дате отправки.
Реестр входящих документов
Подобным образом можно организовать и реестр входящих документов.
Для удобства и скорости обработки можно определить категории входящих документов и настроить маршрутизацию в зависимости от категории.
Чтобы отслеживать цепочку официальной переписки можно установить связь между входящими и исходящими документами. Например, если исходящий документ является ответом на какое-либо входящее письмо, то в комментарии к исходящему документу можно поставить «В ответ на #». Система автоматически распознает номер и преобразует его в ссылку.
Эта ссылка также будет видна из той задачи, на которую она поставлена:
Таким образом, по ссылкам можно будет увидеть как проходил обмен документами.
