Как ставить задачи, чтобы они выполнялись.
Погожим утром, прихватив традиционную кружку кофе, вы открываете список задач. Самочувствие прекрасное, настроение рабочее. «Полный отчет за 1 квартал», «Стратегия продвижения продаж», — читаете вы и озираетесь в нерешительности. Трудовой подъем и бодрость духа вдруг куда-то подевались. «Это что, задачи на сегодня?! Больше похоже на заголовки монографий», — мрачно бормочете вы, отправляясь за новой порцией кофе. Знакомая история?
Недооценивать вклад формулировки задачи в успех ее выполнения — большая ошибка. Глобальные формулировки дезориентируют и демотивируют, не замечали? И наоборот, достаточно чуточку конкретизировать постановку вопроса, разделить работу на этапы, например, чтобы дело пошло куда веселее.
Вредно: крупными мазками рисовать объем работы, ее конечную цель, вероятные затраты труда и времени, приоритетность задачи.
Полезно: скрупулезно позиционировать приоритет, объем работы, срок и все остальное.
При постановке задачи главное — не лениться. Не жалейте времени и сил сейчас, и потом вы получите щедрые дивиденды в той же валюте.
Что делать
Всем известно: задача должна начинаться с глагола. Используйте это избитое правило, не стесняйтесь. Внятно расскажите исполнителю (пусть вы он самый и есть), что он должен сделать. Не заставляйте его самого искать ответ на извечный вопрос русской интеллигенции. Найти его не удалось и самому Герцену.
Предположим, намечается выступление на конференции, подача заявок до 5 апреля. Организаторы требуют сразу прислать текст доклада — кажется, нужно его написать. С этого слова и будет начинаться задача: «Написать черновик доклада для конференции».
Обратите внимание, не «выступить на конференции» и даже не «отправить заявку для участия в конференции». Оставим гамбургский счет политиками и спортсменам, будем строги, но точны. Мы разделим путь к достижению желанной цели (триумф на конференции) на этапы, которые и станут для нас задачами: написать проект доклада, отредактировать его, утвердить окончательную версию, снабдить иллюстрациями, отправить доклад вместе с заявкой, отрепетировать выступление, выбрать костюм, выступить, расставить по вазам цветы и ответить на восхищенные письма, в конце концов.
Глаголы-задачи:
Забронировать, обсудить, закупить, оплатить, связаться, позвонить, написать, отредактировать, заполнить, собрать, загрузить, выделить, удалить, записать, зарегистрировать, ответить, прокомментировать, изучить, запланировать, обновить, подтвердить…
Глаголы-абстракция:
Проанализировать, построить, решить, завершить, выстроить, построить, удостовериться, закончить, проследить, внедрить, распространить, организовать, исследовать, модернизировать…
Детальное расследование
Представьте: вы журналист, пишете заметку. Ясно, что от умения изложить историю увлекательно и ничего не упустить зависит успех. Вы удивитесь, с задачами все примерно так же. И если увлекательностью в этом случае еще можно пожертвовать, то информативностью — ни-ни.
У нас есть задача «Написать черновик отчета отдела маркетинга в первом квартале 2016 года» (так выглядит теперь отравивший утренний кофе десятком абзацев выше «Полный отчет за 1 квартал»). Попробуем использовать стандартные вопросы из арсенала журналиста:
Кто? (Кто будет решать задачу? Кто должен быть вовлечен? Кто в курсе?)
Что? (Что делаем? Что хотим получить в итоге? Что будет маркером окончания работы? Что за сведения станут ключевыми?)
Зачем? (Чем важна задача? Как ее решение повлияет на более глобальные проекты?)
Каким образом? (Существуют ли предпочтительные для вас пути решения? Особенно полезно задуматься об этом, если вы ставите задачу кому-то другому. Наивно рассчитывать на дар телепатии, даже если вы неоднократно отмечали у коллег его признаки).
Пишем подробно, не ленимся, как будто на кону Пулитцеровская премия.
«Написать черновик отчета отдела маркетинга в первом квартале 2016 года»
«Руководитель требует подробный отчет (10-15 страниц) о результатах работы (успехах и неудачах) нашего отдела в первом квартале 2016 года. Для оценки можно использовать документ “Стратегические цели компании в 2016 году”, а также отчет “Итоги работы отдела маркетинга в 1 квартале 2015 года”. Поскольку на основании отчета планируется корректировать дальнейшее распределение бюджета, особое внимание следует уделить нашим успехам. В моментах, где нам еще есть куда расти, предпочтительно выбрать как можно более позитивный тон и сосредоточиться на уроках, извлеченных из ошибок. Если есть вопросы, обязательно задавайте».
Радость общения
Призыв задавать вопросы — не элемент вежливости и не фигура речи. Важность свободной рабочей коммуникации в деле успешного решения задач сложно переоценить. Поэтому, во-первых, удостоверьтесь, что коллеги не стесняются обращаться к вам за разъяснениями, а во-вторых старайтесь отвечать на вопросы оперативно.
Цель — это мечта с точным сроком исполнения
Цитата Дианы С. Хант, автора известных во всем мире книг об управлении временем и целеполагании, исчерпывающе объясняет, почему для задачи так важен срок. Причем, лучше его «переоценить», чем «недооценить».
Не подкрепленный фактами временной оптимизм приведет к неминуемому срыву дедлайнов. Превратившись в систему, эта практика принесет не оптимизацию сроков работы, а массу вреда. Лучше уж сразу трезво планировать затраты времени на задачу. А если боитесь пробуксовывания процесса и плавного сползания трудовой активности к моменту дедлайна, ставьте промежуточные сроки.
Условный алгоритм
Сколько времени займет работа, обычно более-менее ясно, когда задача поставлена правильно. Это позволяет оптимально распланировать рабочий день. Скажем, если вам лучше работается на свежую голову, вдумчивые занятия естественно планировать на утро. Мелкие задачки приятно порешать, чтобы отвлечься и развлечься в коротких, до получаса, промежутках между встречами и совещаниями.
Самонадеянно ежедневно ждать в гости гениальные идеи. Так не позволим же криво поставленным задачам и коммуникативным неудачам встать на пути их воплощения в жизнь!
