Находить IT-таланты сейчас — настоящий квест: опытные эксперты нарасхват, поэтому работодателям нужно действовать быстро и системно. На примере кейса JetRuby рассказываем, как при помощи Pyrus настроить процесс рекрутинга от заявки до оффера так, чтобы каждый этап был прозрачным и управляемым.
Компания JetRuby занимается мобильной и веб-разработкой полного цикла: от стратегии и прототипа до запуска и техподдержки. В компании работают 300 человек, при этом процесс рекрутинга идет непрерывно: в работе постоянно находятся как минимум 10-20 вакансий. Ищут не только разработчиков и тестировщиков, но и финансистов, маркетологов, руководителей среднего и высшего звена. Кроме того, специалисты JetRuby консультируют клиентов как по техническим вопросам, так и привлечению и удержанию IT-талантов.
Проблема: как настроить рекрутинг и другие процессы в одной системе?
Чтобы удержать лидерство, компании нужны не просто специалисты, а эксперты в своем деле. Привлечь их непросто, и от того, насколько четко проходят все этапы рекрутинга, зависит, захотят ли кандидаты работать в компании. Поэтому генеральный директор сам выстроил процесс и полностью его контролирует: он следит за тем, сколько соискателей находится на каждом этапе и где «узкие места» в этой воронке. От системы управления персоналом требовалось максимально упростить все этапы рекрутинга и автоматизировать бизнес-процессы.
В компании использовали и тестировали популярные HRM-системы, а бизнес-процессы пробовали строить на одной из open-source платформ. Но ни один из сервисов не позволял создать единое рабочее пространство, где было бы одинаково удобно работать всем: и рекрутерам, и финансистам, и инженерам. Таким пространством стала платформа Pyrus, которую JetRuby удалось полностью настроить под себя и наладить единую коммуникацию всех подразделений.
Шаг 1: заполняем заявку
Поиск нового сотрудника в JetRuby начинается внутри компании. Если нужного специалиста в команде не нашлось, заполняют форму «Заявка на найм персонала».
Создавать задачи по этой форме могут только участники роли «Руководитель». Ее проставляют для руководителей департаментов, отделов и групп. Подробнее про то, для чего нужны роли читайте в нашей справке.
Автор заявки заполняет форму: какой специалист нужен, в какой отдел, специализация и уровень, зарплата.
Форма Заявки в Pyrus — шаблон, где можно настроить стандартные поля для всех задач этого типа
После этого ее согласовывают руководители автора задачи. Этот процесс может включать до пяти этапов: например, если заявку подает руководитель группы, ее согласовывает руководитель отдела, потом — департамента и так далее.
Шаг 2: составляем идеальный портрет кандидата
Перед финальным утверждением задача попадает к Head of HR. Он составляет перечень требований к соискателю: возраст, опыт работы, знания и навыки, место жительства, готовность к релокации. В результате получается идеальный портрет, с которым рекрутер будет сравнивать каждого кандидата.
После этого заявку с профилем кандидата согласовывают ее автор и руководитель департамента, в который входит отдел найма и адаптации. В финале почти каждую заявку согласовывает CEO компании. Затем Head of HR распределяет заявки между HR-специалистами, в зависимости от их загрузки и других параметров.
В компании действует программа «Приведи друга». Чтобы посоветовать знакомого, сотрудник заполняет форму «👍Рекомендую друга в компанию». Если кандидат пройдет испытательный срок, сотрудник, который его посоветовал, получит премию. Чтобы оповестить коллег о вакансии, при создании заявки автор ставит соответствующую галочку. Тогда после ее распределения бот отправит рассылку в Slack всем сотрудникам.
Шаг 3: отбираем кандидатов
Когда рекрутер получил заявку в работу, он приступает к поискам: на HeadHunter, LinkedIn и Хабр Карьера, через знакомых, в профильных чатах, Telegram-каналах и других источниках. Под каждого подходящего соискателя он создает в Pyrus задачу по форме «Кандидат». Она также создается автоматически, когда кандидаты откликаются на HeadHunter, корпоративном HR-портале или других ресурсах.
В задачу автоматически подтягиваются данные из профиля кандидата на сайте и файл с резюме
В этой же форме рекрутер общается с кандидатом: приглашает на собеседование, отправляет тестовое.
Воронка кандидата в JetRuby насчитывает около 20 этапов, которые могут меняться — в зависимости от позиции и уровня соискателя. Чтобы не запутаться в том, когда и какой сотрудник должен подключиться, в компании составили матрицу ответственности.
Все соискатели проходят собеседования. Для этого запускается отдельный процесс — «Интервью».
В форме «Интервью» можно настроить готовые маршруты для рекрутинга, автоматизировать выбор слотов и отправку фидбэка
Для разных позиций количество и типы интервью отличаются. Например, соискатели в бэк-офис проходят первичное собеседование, потом — интервью с руководителем группы, затем — отдела. Для Junior-разработчиков маршрут будет таким: тестовое задание → первичное интервью → техническое интервью → собеседование с тимлидами, руководителями отдела и департамента.
Интервьюер отмечает время, потраченное на собеседование. Эти данные отображаются в «Заявке на найм» для расчета стоимости найма. Когда задача по форме «Интервью» закрывается, в задаче «Кандидат» автоматически сохраняются записи интервью. Здесь же собирают другие данные: резюме, тестовые задания, hard- и soft-skill матрица.
В комментариях к задаче «Кандидат» коллеги обсуждают соискателя, а финальное решение принимает руководитель автора заявки — глава департамента или CEO.
Шаг 4: отправляем оффер
После того, как кандидата согласовали все участники маршрута, HR-специалист запускает новую задачу по форме «Согласование Job Offer» или приглашение на стажировку. Документ с оффером формируется автоматически из заполненных полей задачи. После согласования с автором заявки рекрутер отправляет его кандидату.
Если кандидат принимает оффер, в этой же задаче согласуют дату выхода на работу, запрашивают документы для оформления. После этого задачи «Кандидат» и «Заявка на найм персонала» закрывают.
Если с кандидатом не сложилось, рекрутер заполняет в форме «Кандидат» поля «Выход из воронки»: указывает, на каком этапе соискатель «отвалился», с чьей стороны был отказ и его причины.
Бывает, что кандидат хорошо показал себя, но на его позицию уже взяли другого. Тогда рекрутер поставит галочку «Резерв»: когда вакансию снова откроют, с этим соискателем свяжутся в первую очередь. Если кандидат совсем не подходит, ставят галочку «Дисквалификация».
В зависимости от планов на кандидата рекрутер может поставить галочку «Резерв» или «Дисквалификация»
Сейчас процесс рекрутинга занимает, в среднем, до 30 дней, но в компании хотят ускорить его до семи: в IT важно успеть нанять ценного специалиста первым, пока его не перехватили конкуренты.
От отклика до оффера — один Pyrus
Уже более пяти лет в JetRuby пользуются Pyrus для автоматизации HR-процессов. За это время на платформе построили весь процесс рекрутинга — от заявки на подбор до оффера.
Среди главных плюсов Pyrus как low-code системы управления персоналом — простота и гибкость: ее внедрили и настроили, по большей части, силами нескольких специалистов, и это — с учетом множества интеграций и сложной маршрутизации.
«С настройкой Pyrus справится любой, без привлечения IT-специалистов. Главное — это гибкость: сегодня у нас воронка кандидата состоит из 18 этапов, а завтра мы решим ее сократить до трех. В Pyrus это можно сделать практически в один клик.»
Ирина Полянская, архитектор бизнес-процессов JetRuby
На Pyrus настроили и другие HR-процессы: онбординг, адаптацию, обучение. В JetRuby дорожат своей репутацией работодателя и ценят таланты. Поэтому стремятся сделать так, чтобы работа в компании была максимально комфортной: проводят регулярные встречи с руководителем, собирают обратную связь от коллег в формате 360, предлагают беспроцентные кредиты и другие бонусы. В Pyrus также реализован процесс «Ревью»: раз в год сотрудник проходит чек-ин по skill-матрице, и по результатам ему пересматривают грейд и зарплату. Это помогает поддерживать мотивацию и поощрять таланты внутри компании.
Но Pyrus — это не просто кадровая информационная система, а платформа для всех ключевых бизнес процессов. В JetRuby с ее помощью автоматизировали поддержку пользователей, маркетинг, управление финансами, взаимодействие между отделами.
| Хотите автоматизировать рекрутинг у себя в компании? Заполните заявку, чтобы наш эксперт связался с вами и провел демонстрацию.Узнайте больше, какие еще процессы можно настроить на платформе Pyrus на сайте. Присоединяйтесь к сообществу Pyrus в Telegram: следите за новостями, задавайте вопросы и получайте поддержку комьюнити. |
