Кадровый электронный документооборот в Pyrus

В Pyrus можно организовать ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО), включая:

• заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
• ознакомление с приказами и локальными нормативными актами (ЛНА);
• прием и согласование заявлений от сотрудников;
• двустороннюю подпись любых иных кадровых документов.

В Pyrus КЭДО работники подписывают документы электронной подписью через приложение Госключ, а организация — с помощью расширения КриптоПро.

Приложение Госключ позволяет работникам получать ключи (сертификаты) электронной подписи бесплатно при наличии учетной записи на Госуслугах.

Переход на Pyrus КЭДО позволит вам:

• оперативно подписывать и согласовывать документы даже с сотрудниками, работающими удаленно;
• подписывать кадровые документы онлайн и экономить на печати, а также на отправке договоров и приказов сотрудникам, которые работают удаленно;
• автоматизировать рутинные ручные операции кадровой службы и избежать ошибок при заполнении документов и обработке заявок.
• управлять удобным электронным кадровым архивом: находить любой документ парой кликов, одной кнопкой подписывать много документов сразу и т.д.

Какие подписи используются в Pyrus КЭДО

• Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним и иные двусторонние документы подписывают:
  • представитель работодателя — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) с помощью расширения КриптоПро;
  • работники — усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), созданной в приложении Госключ.
• Заявления от работника (например, на перенос отпуска, на выдачу справок и копий документов и т.д.), а также листы ознакомления с локальными нормативными актами и приказами сотрудники подписывают простой электронной подписью (ПЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) в приложении Госключ.

Что нужно, чтобы перейти на КЭДО

Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот, необходимо выполнить ряд подготовительных действий.

1. Получить необходимые сертификаты и (если нужно) доверенность для подписи документов от лиц организации. Подробнее

2. Подключить готовые шаблоны форм для кадровых документов и заявлений в Pyrus или настроить собственные формы.

3. Составить положение о переходе организации на КЭДО и выпустить приказ о переходе на КЭДО.

4. Направить всем сотрудникам уведомление о переходе на КЭДО и получить от каждого из них заявления с согласием или отказом на переход согласно ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации"

   Подробно о правилах перехода компании на КЭДО

5. Для загрузки документов из 1С:ЗУП установить внешний модуль для 1С.

Оформляем цифровые подписи и доверенности

Вариант 1. Кадровые документы подписывает генеральный директор

Если электронные кадровые документы в вашей организации будет подписывать генеральный директор самостоятельно, ему необходимо получить в ФНС усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) на себя.

Подробнее о получении УКЭП руководителем

Вариант 2. Кадровые документы подписывает специалист по кадрам

Если электронные кадровые документы в вашей организации будет подписывать не генеральный директор, а другой сотрудник, ему нужно будет оформить:

• УКЭП физического лица (оформляется сотрудником самостоятельно в МФЦ или банке);
• машиночитаемую доверенность (МЧД) на подписание кадровых документов от имени организации (генеральный директор компании может оформить такую доверенность на нужного сотрудника с помощью своей УКЭП на сайте ФНС).

Создать доверенность (МЧД) на сайте ФНС

Если в вашей организации работает несколько специалистов по кадровому делопроизводству и все они должны иметь право на подпись кадровых документов, необходимо:

• каждому специалисту оформить УКЭП физического лица для себя;
• генеральному директору оформить МЧД на каждого кадрового специалиста.

Как перевести компанию на КЭДО: нормативная база

Для успешного перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. В этом процессе важно следовать установленным шагам, чтобы обеспечить соответствие законодательству и интересам сотрудников.

Шаг 1: подготовка нормативной базы

Приказ о введении КЭДО в вашей компании

• Подготовьте документ, в котором указаны дата начала работы КЭДО, сроки уведомления сотрудников и другие важные аспекты процесса.
• Обеспечьте подписание приказа руководством компании.

Положение о кадровом электронном документообороте

• Подготовьте документ, который описывает процедуры и правила работы с КЭДО внутри компании.
• Убедитесь, что все сотрудники ознакомлены с положением до начала электронного взаимодействия.

Уведомления о переходе на КЭДО

• Создайте уведомление о переходе компании на КЭДО и праве сотрудника дать согласие на переход и разошлите всем сотрудникам.

Внесение изменений в трудовой договор

• Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору, которое будет отражать изменения, связанные с переходом на КЭДО.

Шаг 2: Получение согласия сотрудников на переход на КЭДО

Необходимо получить от каждого сотрудника письменно согласие о переходе на КЭДО. Если сотрудник отказался от перехода, впоследствии он может передумать и написать заявление с согласием в любой момент. Если на момент трудоустройства сотрудник не имел предшествующего трудового стажа, он переводится на КЭДО автоматически.

Двустороннее подписание кадровых документов в Pyrus

С помощью комплекта форм Pyrus КЭДО можно подписывать:

• кадровые документы, загруженные в Pyrus автоматически из 1С;
• кадровые документы, загруженные в Pyrus вручную.

О том, как организованы оба типа подписания, читайте в статье о расширении Госключ КЭДО

Подписание заявлений работниками

Для отправки заявления на имя организации сотрудник заполняет форму в Pyrus. Каждая форма может быть отдельным заявлением, или вы можете совмещать несколько вариантов заявлений в одной гибкой форме, состав полей которой будет меняться по мере заполнения.

Например, сотрудник заполняет форму Отпуск: выбирает тип отпуска, указывает его продолжительность, подписывает простой электронной подписью (ПЭП) и отправляет работодателю.

Обратите внимание: изменение значений полей форм, предназначенных для заявлений сотрудников, после отправки должно быть запрещено.

Настройка расширения Госключ в Pyrus

Для обмена данными между двумя сервисами необходимо задать соответствие между информацией из внешней системы, в данном случае из сервиса Госключ, и полями формы Pyrus.

Для этого при настройке шаблона формы, к которой вы подключаете расширение, нужно обязательно указывать коды полей — строковые идентификаторы, которые сохраняются при переименовании поля или при смене его ID.

Если вы подключаете расширение Госключ к готовой форме Кадровые документы, коды полей указывать не нужно, они уже прописаны в шаблоне.

Если у вас уже есть рабочая форма для ведения кадровых процессов и вы хотите подключить расширение к ней или вы создаете свою форму с нуля, не забудьте указать нужные коды полей в шаблоне.

Коды полей формы Pyrus для работы расширения Госключ

Обратите внимание: в сервис Госключ можно отправить только подписанный организацией документ. Чтобы подписывать документы в Pyrus, работодателю необходимо подключить расширение КриптоПро к форме с реестром кадровых документов, а также установить модуль КриптоПро на рабочий компьютер.

Далее для установки расширения следуйте пошаговой инструкции

Кадровый архив

Все кадровые документы, согласованные и подписанные в заявках по формам, хранятся в едином реестре, где мгновенно можно найти любой документ, отфильтровав его по типу, по сотруднику, статусу подписания или любому другому полю.

Также архив документов из реестра можно скачать одним кликом, например, для предоставления аудиторам.

Подробнее о возможностях реестра заявок по формам