Кадровый электронный документооборот в Pyrus

В Pyrus можно организовать ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО), включая:

• заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
• ознакомление с приказами и локальными нормативными актами (ЛНА);
• прием и согласование заявлений от сотрудников;
• двусторонняя подпись любых иных кадровых документов.

КЭДО в Pyrus реализовано на базе мобильного приложения Госключ, которое позволяет работникам получать ключи (сертификаты) электронной подписи бесплатно при наличии учетной записи на Госуслугах.

При использовании Pyrus КЭДО:

• вам не придется печатать договоры и приказы, тратить время на подписание в офисе и пересылку документов почтой сотрудникам, которые работают удаленно;
• проще избежать ошибок при заполнении, подписании и хранении документов;
• сотрудникам для подписи нужно только мобильное приложение Госключ, в котором электронный ключ подписи работника выпускается бесплатно;
• документы на подпись автоматически загружаются в Pyrus из 1С:ЗУП;
• вы можете создавать свои шаблоны заявлений от сотрудников;
• удобный поиск в электронном кадровом архиве позволит найти любой документ за пару секунд, и ни один документ не будет потерян.

Какие подписи используются в Pyrus КЭДО

• Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним и иные двусторонние документы подписывают:
  • представитель работодателя — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) с помощью расширения КриптоПро;
  • работники — усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), созданной в приложении Госключ.
• Свои заявления работодателю (например, на перенос отпуска, на выдачу справок и копий документов и т.д.), а также листы ознакомления с локальными нормативными актами и приказами сотрудники подписывают простой электронной подписью (ПЭП).

Подписание кадрового документа из 1С:ЗУП

Обратите внимание: в сервис Госключ можно отправить только подписанный организацией документ. Чтобы подписывать документы в Pyrus, работодателю необходимо подключить расширение КриптоПро к форме с реестром кадровых документов, а также установить модуль КриптоПро на рабочий компьютер.

Вы можете воспользоваться готовой формой Кадровые документы со встроенным расширением КриптоПро. В ней есть все нужные для КЭДО поля, которые заполняются автоматически.

Шаг 1. Войдите в систему 1С:ЗУП «Сотрудники» и выберите сотрудника, для которого нужно сформировать кадровый документ. Сформируйте документ и нажмите кнопку КЭДО.

В Pyrus будет автоматически создана новая заявка на подписание по форме, выбранной при подключении расширения Госключ. В качестве подписанта в заявке будет указан сотрудник, выбранный в 1С:ЗУП.

Шаг 2. Кадровый специалист подписывает документ квалифицированной электронной подписью и отправляет сотруднику в Госключ.

Когда документ подписан организацией, в заявке появляется соответствующее уведомление, а также комментарий об успешной отправке документа в Госключ.

Шаг 3. Когда сотрудник подписывает документ Госключом, в заявку Pyrus приходит уведомление об этом. В случае неподписания сотрудником отозвать отправленный ему документ нельзя.

Шаг 4. После того, как сотрудник подпишет документ, в заявку Pyrus будет автоматически приложен файл с подписанным документом и отдельно — файл с подписью сотрудника.

Также в приложенном PDF-файле с документом автоматически проставится цифровой штамп о подписании.

Шаг 5. Вы можете проверить действительность электронной подписи. Для этого нажмите специальную иконку рядом с подписанным файлом документа в левой части экрана.

Подписание кадрового документа, созданного и загруженного в Pyrus вручную

Кадровый специалист выбирает название нужного документа из выпадающего списка, указывает сотрудника, который должен его подписать, и загружает файл документа.

Если на сотрудника еще не заведена карточка, создать ее можно прямо из формы, нажав значок + напротив поля Подписант.

Далее нужно заполнить карточку и нажать Отправить.

Дальнейший процесс подписания такой же, как и в случае с документом, загруженным из 1С:ЗУП.

Заявления сотрудников работодателю

Для отправки заявления на имя организации сотрудник заполняет форму в Pyrus. Каждая форма может быть отдельным заявлением, или вы можете совмещать несколько вариантов заявлений в одной гибкой форме, состав полей которой будет меняться мере заполнения.

Например, для согласования и оформления отпуска сотрудника существует готовая форма, которую можно подключить парой кликов.

Для остальных заявлений вы можете создать свои формы и настроить их в соответствии со своими корпоративными процессами.

Обратите внимание: редактирование значений полей форм, предназначенных для заявлений сотрудников, должно быть запрещено.

Кадровый архив

Все кадровые документы, согласованные и подписанные в заявках по формам, хранятся в едином реестре, где мгновенно можно найти любой документ, отфильтровав его по типу, по сотруднику или по статусу подписания.

Также архив документов из реестра можно скачать одним кликом для, например, предоставления аудиторам.

Подробнее о возможностях реестра заявок по формам

Что нужно, чтобы перейти на КЭДО

Чтобы подключить расширение Госключ и начать подписывать документы в рамках КЭДО, необходимо выполнить ряд подготовительных действий.

1. Получить необходимые сертификаты и (если нужно) доверенность. Подробнее

2. Настроить формы для кадровых документов и заявлений в Pyrus.

3. Составить положение о переходе организации на КЭДО и выпустить приказ о переходе на КЭДО.

4. Направить всем сотрудникам уведомление о переходе на КЭДО и получить от каждого из них заявления с согласием или отказом на переход согласно ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" Подробно о правилах перехода компании на КЭДО

5. Для сокращения времени загрузки документов из 1С:ЗУП установить внешний модуль для 1С.

Оформляем цифровые подписи и доверенности

Вариант 1. Кадровые документы подписывает генеральный директор

Если электронные кадровые документы в вашей организации будет подписывать генеральный директор самостоятельно, ему необходимо получить в ФНС усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) на себя.

Подробнее о получении УКЭП руководителем

Вариант 2. Кадровые документы подписывает специалист по кадрам

Если электронные кадровые документы в вашей организации будет подписывать не генеральный директор, а другой сотрудник, ему нужно будет оформить:

• УКЭП физического лица (оформляется сотрудником самостоятельно в МФЦ или банке);
• машиночитаемую доверенность на подписание кадровых документов от имени организации (генеральный директор компании может оформить такую доверенность на нужного сотрудника с помощью своей УКЭП на сайте ФНС).

Создать доверенность (МЧД) на сайте ФНС

• обезличенный сертификат организации (получает генеральный директор компании в ФНС).

Как оформить обезличенный квалифицированный сертификат организации

Обезличенный сертификат требуется для установки защищенного соединения на срок 24 часа с серверами системы Госключ. Он требуется только в случае, когда документы от организации подписывает не генеральный директор, и выдается в единственном экземпляре на организацию Удостоверяющим центром ФНС России.

Чтобы оформить обезличенный квалифицированный сертификат организации, в УЦ ФНС России нужно предоставить:

• письмо-заявление на официальном бланке с приложением копии распорядительного документа о создании информационной системы;
• заявление о намерениях получить обезличенный сертификат для ИС;
• удостоверение личности, СНИЛС;
• выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП с реквизитами организации; сертифицированный носитель ключевой информации (USB-А) для записи сертификата.

Перечень документов на сайте ФНС

Если специалистов по кадрам несколько

Если у вас работает несколько кадровиков и все они должны иметь право на подпись кадровых документов, необходимо:

• чтобы каждый специалист оформил УКЭП физического лица для себя;
• генеральный директор оформил МЧД на каждого кадрового специалиста.

Как перевести компанию на КЭДО: нормативная база

Для успешного перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) необходимо подготовить нормативную базу и регламенты. В этом процессе важно следовать установленным шагам, чтобы обеспечить соответствие законодательству и интересам сотрудников.

Шаг 1: подготовка нормативной базы

Приказ о введении КЭДО в вашей компании

• Подготовьте документ, в котором указаны дата начала работы КЭДО, сроки уведомления сотрудников и другие важные аспекты процесса.
• Обеспечьте подписание приказа руководством компании.

Положение о кадровом электронном документообороте

• Подготовьте документ, который описывает процедуры и правила работы с КЭДО внутри компании.
• Убедитесь, что все сотрудники ознакомлены с положением до начала электронного взаимодействия.

Уведомления о переходе на КЭДО

• Создайте уведомление о переходе компании на КЭДО и праве сотрудника дать согласие на переход и разошлите всем сотрудникам.

Внесение изменений в трудовой договор

• Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору, которое будет отражать изменения, связанные с переходом на КЭДО.

Шаг 2: Получение согласия сотрудников на переход на КЭДО

Необходимо получить от каждого сотрудника письменно согласие о переходе на КЭДО. Если сотрудник отказался от перехода, впоследствии он может передумать и написать заявление с согласием в любой момент. Если на момент трудоустройства сотрудник не имел предшествующего трудового стажа, он переводится на КЭДО автоматически.

Настройка расширения в Pyrus

1. Войдите в раздел Формы в левом меню.

   

2. Нажмите Создать форму в верхней панели и выберите Кадры.

   

3. Выберите шаблон Кадровые документы и нажмите Установить.

   

4. Если вы подключаете расширение к готовой форме Кадровые документы, расширение Госключ установится в форму и активируется автоматически. Если вы подключаете Госключ к другой форме, выполните следующие шаги.

5. При подключении расширения в шаблон формы добавляется поле, которое ссылается на другую форму — с данными сотрудника (ФИО, СНИЛС и т.д.) Если у вас в компании сотрудники сами заполняют подобную форму при онбординге, вы можете подключить ее к форме с расширением Госключ. Подробнее о настройке шаблона формы

6. Также создается справочник с перечнем 123 кадровых документов с их кодами (согласно Приказу Министерства труда РФ №578Н). При заполнении формы вам нужно будет просто выбрать нужный документ из выпадающего списка.

   

Готово! Теперь в маршрут формы для КЭДО добавится бот Госключ. Когда документ будет подписан работодателем, бот отправит его на подпись сотруднику, а затем пришлет комментарий с сообщением о том, что документ подписан второй стороной, и закроет заявку.