Права на чтение и редактирование статей и тем
Для сотрудников вашей организации
Регулировать доступ сотрудников к чтению и редактированию статей в Базе знаний можно на трех уровнях.
На уровне организации в целом. По умолчанию в настройках организации указано, что создавать корневые статьи и темы могут все сотрудники организации. Однако для больших компаний это чревато избытком статей и тем, громоздкой структурой базы знаний, в которой самим же сотрудникам будет трудно ориентироваться.
Поэтому можно сделать так, чтобы создавать корневые темы и статьи мог только сотрудник с правами Администратора. Для этого войдите в раздел Организация.
Установите галочку в соответствующем разделе и нажмите Сохранить.
Обратите внимание, что в данном режиме сотрудники сохраняют возможность создавать подтемы в рамках родительской темы, а также вносить изменения в статьи, к которым у них есть доступ в качестве редакторов.
На уровне темы. Вы можете определить доступ сотрудников к статьям по определенной теме.
Откройте тему в левом меню, а затем нажмите значок с тремя точками в верхнем левом углу и выберите Доступы.
Задайте уровень прав: только чтение, редактирование или же вовсе отсутствие доступа.
Если для всех сотрудников установлен статус Читатель, имеет смысл указать одного или нескольких человек, которые будут иметь статус Редактор, чтобы при необходимости вносить в статьи изменения.
Подсказка: вы можете дать публичный доступ к статье по прямой ссылке, установив соответствующую галочку в настройках доступа — все, кто получит такую ссылку, смогут прочитать материал, при этом другие статьи из вашей базы знаний будут им недоступны.
На уровне статьи. Для статей, которые не относятся ни к одной теме и лежат в папке Несортированные, можно установить права отдельно для каждой статьи.
Откройте статью, нажмите на значок с тремя точками слева по аналогии с тем, как вы делали это при установке доступов к теме, и выберите Доступы. Установите права доступа к статье для сотрудников вашей компании.
Для бизнес-партнёров
Вы можете открыть доступ к статьям и темам базы знаний не только своим сотрудникам, но и сотрудникам организаций, с которыми вы работаете как с бизнес-партнёрами. Так партнёр получит нужные инструкции, регламенты и другие материалы прямо в Pyrus — без публичных ссылок, которые могут распространиться дальше, чем нужно.
Как открыть доступ
Доступ сотруднику партнёра выдаётся так же, как своим коллегам.
- Откройте статью или тему и перейдите в раздел Доступы.
- Добавьте сотрудника организации-партнёра и выберите роль — Читатель или Редактор.
Доступ выдаётся конкретному человеку. Настройка Доступно всем сотрудникам организации на бизнес-партнёров не распространяется — их нужно добавлять по одному.
Если открыть доступ к теме, сотрудник партнёра увидит и вложенные в неё темы и статьи, к которым у него есть доступ.
Что может и чего не может делать сотрудник партнёра
| Может | Не может |
|---|---|
| Читать статью или тему, к которой ему открыли доступ | Перемещать, создавать и удалять статьи и темы |
| Редактировать статью, если выдана роль Редактор | Менять доступы к статье или теме |
| Находить доступные материалы через поиск | Открывать доступ по публичной ссылке |
Сотрудник партнёра не может стать единственным администратором статьи или темы — у материала всегда должен оставаться администратор из вашей организации.
Как это выглядит у партнёра
Материалы, которыми с ним поделились, сотрудник партнёра увидит в отдельном разделе Бизнес-партнёры в своей Базе знаний.
Материалы сгруппированы по названиям организаций, которые открыли доступ. В разделе отображаются только те статьи и темы, к которым доступ открыт, — остальное содержимое вашей Базы знаний партнёру не видно.
Как изменить или закрыть доступ
Доступ можно изменить или закрыть в любой момент в разделе Доступы: поменяйте роль или удалите сотрудника из списка. После этого материал перестанет быть доступен партнёру. 