workflow:predefined-form-templates

Готовые решения для типовых корпоративных процессов

Используйте шаблоны заявок Pyrus, чтобы избежать ошибок, автоматизировать общение с клиентами, согласование счетов, документооборот и множество рутинных и регулярных процессов в компании. В готовых формах есть все необходимые поля, при этом вы можете дополнять, совершенствовать и подгонять их под уникальные потребности вашей организации.

Обратите внимание: чтобы получить доступ к готовым шаблонам форм Пайрус, вам необходимы права Администратора.

Счёт на оплату

С помощью этой формы вы наладите процесс согласования счетов в компании. В ходе согласования счёта Pyrus проверит, не выходит ли сумма оплаты за рамки бюджета, выделенного на тип расхода, департамент или контрагента. Вы можете настроить гибкий маршрут согласования платежа, а также использовать реестр заявок и наглядные отчёты для анализа и мониторинга финансовых операций. Сразу после согласования Pyrus автоматически экспортирует счёт в систему 1С в виде платежного поручения.

Из чего состоит шаблон

Форма Счёт на оплату. Включает в себя всю необходимую для согласования и оплаты информацию:

Подсказка: при заполнении формы вы можете проверить счёт на наличие дубликата. Если окажется, что у счёта есть близнец, Pyrus сообщит об этом прямо в заполненной форме. Настроить проверку

Справочник Контрагенты. Подключается по желанию и синхронизирован с базой ЕГРН. Благодаря справочнику вы выбираете контрагента, которому адресован платеж, из выпадающего списка, а не вводите вручную.

Подсказка: Вы можете подключить импорт базы контрагентов из 1 С. Как это настроить

Скрипт, формирующий назначение платежа. Прописывает назначение платежа по счёту автоматически.

Скрипт, вычисляющий сумму НДС. Автоматически проставляет сумму НДС в счёте в зависимости от размера платежа.

Бот проверки бюджетов лимитов. Проверяет наличие заполненной формы Бюджет, если форма не заполнена, сообщает об этом прямо в заявке. Если сумма в счёте не превышает бюджетный лимит, автоматически согласует счёт, если превышает — возвращает на первый этап.

Форма Бюджет. Включает данные по количеству денежных средств, выделенных на выплаты контрагенту на заданный период времени, остаток этих средств на момент согласования счёта.

Скрипт для вычисления остатка бюджета. Проверяет, сколько денег осталось на оплату счётов по контрагенту.

Как настроить маршрут

Подробно о маршрутизации в формах Пайрус

Форма Счёт на оплату

1 этап. Согласование

Добавьте финансового директора, чтобы он одобрил счёт. Или руководителя автора заявки — для этого нужно настроить Оргструктуру.

Подробнее о настройке Оргструктуры

2 этап. Проверка бюджетного лимита

Бот сообщит, остались ли деньги в бюджете на указанный период.

3 этап. Экспорт платежного поручения в 1С

Счёт автоматически преобразуется в платежное получение и оказывается в системе 1С.

Как настроить интеграцию с 1С

4 этап. Архив

Заявка переносится в архив.

Подсказка: При настройке интеграции с 1С можно задать сценарий, когда заявка не уходит в архив, а отправляется на следующий этап ответственному сотруднику для уведомления об оплате.

Форма Бюджет

1 этап. Согласование

Добавьте коллегу, который утверждает бюджеты в вашей компании.

2 этап. Счёт согласован

Автор получает уведомление о согласовании.

Кому дать доступ

Лучше сделать форму доступной для всех сотрудников организации. Владелец процесса должен иметь права администратора.

Согласование договора

Форма позволяет создать в компании удобную, упорядоченную и прозрачную систему согласования документа с внешними ­­контрагентами в срок. Вы сможете настроить гибкий маршрут прохождения по этапам, возможность пролонгации, печать договора по форме сразу из Пайруса и многое другое.

Из чего состоит шаблон

Форма включает в себя всю необходимую для согласования документа информацию, в том числе: ссылку на предыдущий договор с контрагентом, срок, в который нужно заключить новый, возможность его продлить в зависимости от условий, а также распечатку договора по установленному образцу прямо из заявки.

Как настроить маршрут

Подробно о маршрутизации в формах Пайрус

1 этап. Согласование и редактирование

Добавьте отделы, которые участвуют в принятии решения о подписании договора и его содержании. Внести в маршрут можно как конкретного сотрудника, так и роль, состоящую из этого сотрудника и его заместителей.

Подсказка: Рекомендуем назначать роли, чтобы обеспечивать непрерывность бизнес-процесса, когда ответственный на этапе сотрудник отсутствует (болен, в отпуске, в самолете, и т.д.).

Подробнее о том, как создавать и назначать роли в маршрутизации

В комментариях сотрудники будут обсуждать текст договора, вносить правки и предложения. Делать это можно и в облачной среде, например, в Гугл-документах, а в комментариях фиксировать промежуточные и финальные итоги.

Если в договор нуждается в значительных изменениях, в комментариях удобно адресно обращаться к сотруднику, в чью компетенцию входит их внесение.

2 этап. Подписание и оплата

На этот этап также лучше назначить роль Бухгалтерия, в которую войдет главный бухгалтер и ее заместители.

3 этап. Договор согласован

После прохождения документом всех этапов согласования инициатор заявки получает уведомления о закрытии.

Подсказка: после согласования договора часто необходима оплата счёта по нему. Для согласования оплаты счета тоже есть готовый шаблон. Пользуйтесь!

Кому дать доступ

Сотрудники отделов, которые участвуют в согласовании, автоматически становятся Участниками формы. Сотрудников договорного отдела целесообразно снабдить правами Администратора.

Отпуск

Форма позволяет создать в компании удобную и комплексную систему согласования и оформления отпуска сотрудника. Заявка последовательно переходит от непосредственного руководителя к генеральному директору, а затем к финансовой службе.

Из чего состоит шаблон

Шаблон включает одну форму, в которой собрана важная в отсутствие сотрудника информация: к кому обращаться по рабочим вопросам, как с ним связаться, в каком часовом поясе он будет находиться. Также есть печатный шаблон заявления, которое можно распечатать прямо из формы, и возможность приложить отсканированную копию бумажного заявления.

Как настроить маршрут

Подробно о маршрутизации в формах Пайрус

1 этап. Согласование руководства

Этот этап можно разбить на несколько последовательных шагов, если требуется согласование нескольких руководителей. Чтобы Pyrus определял их автоматически, рекомендуем настроить справочник Структура организации в соответствующем разделе.

Подробнее о настройке Оргструктуры

Подсказка: вы можете включить в маршрут дополнительных сотрудников в качестве Наблюдателей. Их согласования не потребуется для того, чтобы заявка проходила по этапам. При этом они будут получать уведомления по всем действиям. Например, офис-менеджер не согласует отпуск сотрудника, но ему нужно знать о его отсутствии для расчёта регулярных закупок в офис и т.д.

2 этап. Подписание заявления

Если у вас в компании больше одного бухгалтера, на этот этап лучше назначить роль Бухгалтерия, в которую войдет главный бухгалтер и его заместители.

Подсказка: рекомендуем назначать роли, чтобы обеспечивать непрерывность бизнес-процесса, когда ответственный на этапе сотрудник отсутствует (болен, в отпуске, в самолете, и т.д.).

Подробнее о том, как создавать и назначать роли в маршрутизации

3 этап. Отпуск согласован

После прохождения заявкой всех этапов согласования и оформления инициатор заявки получает уведомления о ее закрытии.

Кому дать доступ

Доступ необходимо предоставить всем сотрудникам организации. Администраторами целесообразно сделать руководителя кадровой службы, бухгалтера и руководителей отделов или команд.

CRM

Форма позволяет создать удобно и продуктивно вести и анализировать клиентскую базу. В ней есть все необходимые данные клиента, включая сферу его деятельности и актуальный статус. Доступны разнообразные аналитические отчеты и история итераций. Прямо из формы можно распечатать коммерческое предложение.

Из чего состоит шаблон

Форма представляет собой карточку клиента с пятью настроенными статусами. При необходимости можно установить любой новый статус на ваше усмотрение.

Также шаблон содержит оформленное для печати коммерческое предложение и подгруженные справочники с информацией о сфере деятельности и других характеристиках компании-клиента.

Как настроить маршрут

При создании карточки клиента выберите ответственного менеджера и сделайте его единственным участником задачи. Переход клиента с этапа на этап фиксируется не маршрутизацией и согласованиями, а изменением статуса.

Кому дать доступ

Доступ разумно предоставить всем, кто работает с клиентами. Рядовых сотрудников клиентского отдела сделайте Участниками формы, руководителя отдела ее Менеджером.

Заявка на поиск сотрудника

С помощью этой формы руководители смогут быстро и удобно сделать заявку на поиск нового сотрудника в HR-отдел.

Из чего состоит шаблон

Шаблон включает форму, в которой есть все необходимое для поиска и первичного отбора кандидата: 1) данные о структурном подразделении, должности будущего сотрудника, его руководителе, желательном сроке закрытия вакансии; 2) пожелания относительно графика работы и размер его заработной платы; 3) требование к образованию, опыту работы и ключевым компетенциям кандидата.

Как настроить маршрут

1 этап. Выбор ответственного HR-специалиста

После создания заявки выберите ответственного сотрудника отдела подбора персонала и сделайте его единственным участником заявки.

Подробно о маршрутизации в формах Пайрус

Кому дать доступ

Предоставьте доступ всему отделу подбора персонала. Рядовые сотрудники будут Участниками формы, а руководитель ее Администратором.

Командировка

Форма позволяет создать в компании удобную систему оформления командировки сотрудника и согласования его служебных расходов. Заявка последовательно переходит от непосредственного руководителя к финансовой службе.

Из чего состоит шаблон

Шаблон включает одну форму, в которой собрана важная для согласования и оформления командировки информация: даты и цель поездки, информация о принимающей стороне, детализация расходов и возможность дать дополнительные комментарии по ним. Также есть печатный шаблон заявления на командировку.

Как настроить маршрут

1 этап. Согласование руководителя. Этот этап можно разбить на несколько последовательных шагов, если требуется согласование нескольких руководителей. Чтобы Pyrus определял их автоматически, рекомендуем настроить справочник Структура организации в соответствующем разделе.

Подробнее о настройке Оргструктуры

2 этап. Подписание заявления

Если у вас в компании больше одного бухгалтера, на этот этап лучше назначить роль Бухгалтерия, в которую войдет главный бухгалтер и его заместители.

Подсказка: рекомендуем назначать роли, чтобы обеспечивать непрерывность бизнес-процесса, когда ответственный на этапе сотрудник отсутствует (болен, в отпуске, в самолете, и т.д.).

Подробнее о том, как создавать и назначать роли в маршрутизации

3 этап. Командировка согласована

После прохождения заявкой всех этапов согласования и оформления инициатор получает уведомления о ее закрытии.

Кому дать доступ

Доступ необходимо предоставить всем сотрудникам организации. Администраторами целесообразно сделать бухгалтера и руководителей отделов или команд.

Обходной лист

Удобный чек-лист для кадровой службы, заполняемый перед увольнением сотрудника. Маршрут включает материально ответственных лиц, которые должны подтвердить, что покидающий компанию работник не имеет материальных задолженностей и в полной мере передал деловую и корпоративную информацию своему руководителю или заместителю.

Из чего состоит шаблон

Шаблон включает одну форму, в которую входят подразделения, которые подтверждают отсуствие «долгов» у сотрудника. По умолчанию этих подразделений три: руководитель отдела, в котором работал сотрудник, ИT-отдел, отвечающий за техническое обеспечение рабочих мест, и финансовая служба. Вы можете самостоятельно добавить нужные подразделения и отвественных.

Как настроить маршрут

Добавьте на каждый этап отделы, которые должны подтвердить отсуствие задолженности у сотрудника. По умолчанию маршрут такой:

1 этап. Заместитель сотрудника или его руководитель

Подтверждает, что дела переданы.

2 этап. Бухгалтерия

Подтверждает отсутствие задолженностей и наличие подписанного руководством заявления об увольнении.

3 этап. ИТ-отдел

Подтверждает, что оборудование сдано и увольняющийся сотрудник лишен доступов и паролей к корпоративным системам.

Кому дать доступ

Всем ответственным за увольнение сотрудника из каждого отдела.

Новый сотрудник

С помощью этой формы вы ускорите и облегчите прием на работу нового сотрудника, оформление необходимых документов и обеспечение его рабочего места всем необходимым.

Что входит в шаблон?

Шаблон включает одну форму, в которой собраны данные о должности и непосредственном руководителе сотрудника, о типе его рабочего места, учетных записях и доступах, а также о переданном ему в пользовании оборудовании.

Как настроить маршрут

По умолчанию в маршруте присутствует только непосредственный руководитель новичка. Самостоятельно добавьте на этапы сотрудников, которые должны подготовить место, оборудование, ознакомить нового сотрудника с правилами компании и техникой безопасности.

Кому дать доступ

Доступ к шаблону в качестве Участников следует предоставить всем ответственным за прием сотрудника из каждого отдела.

Расчетный лист

Удобный способ уведомления сотрудников о зачислении им на счета заработной платы.

Из чего состоит шаблон?

Единая форма включает в себя информацию о дате зачисления, количестве отработанных дней, окладе, премиях и налоговых вычетах, а также специальных надбавках или удержаниях.

Как настроить маршрут

Подробно о маршрутизации в формах Пайрус

Сделайте единственный этап и добавьте на него поле Сотрудник.

Кому дать доступ

Всем сотрудникам организации следует предоставить права Участников, а Администратором формы назначить бухгалтера.

Новая версия продукта

Особенно актуально для IT-компаний. Форма для реализации новой версии программного продукта и информирования о его выходе.

Что входит в шаблон?

Форма включает в себя информацию о дате релиза, ответственном сотруднике, версии, а также описание основных обновлений.

Также форма позволяет отслеживать стадии реализации продукта и всегда быть в курсе, на каком этапе находится разработка.

Как настроить маршрут

Этап 1. Реализация. Это обязательный этап, на котором должен быть ответственный за выход продукта специалист. По желанию на второй этап могут быть добавлены коллеги или сотрудники организации для уведомления о выходе версии.

Кому дать доступ

Необходимо предоставить доступ всем сотрудникам, участвующим в реализации продукта.

Закупка оборудования

Удобная форма для заказа сотрудниками офисного оборудования.

Из чего состоит шаблон?

Форма включает информацию о заказчике оборудования, исполнителе закупки, а также о типе и комплектации оборудования и сумме заказа.

Как настроить маршрут

Подробно о маршрутизации в формах Пайрус

Этап 1. Закупка. Добавьте на этот этап исполнителя закупки. Если таких сотрудников в компании несколько, рекомендуем назначить на этот этап Роль, в которую войдут они все.

Подробнее о том, как создавать и назначать роли в маршрутизации

Этап 2. Прием в эксплуатацию. На этом этапе заказчик оборудования подтверждает, что оно поставлено ему в полном объёме и в полной исправности.

Кому дать доступ

Доступ необходимо предоставить всем сотрудникам, которые имеют право заказывать оборудование, а также всем, в чьи рабочие обязанность входит его закупка.

Была ли эта статья полезной?

Да, спасибо! Нет, остался вопрос