Сотрудники не любят составлять отчеты о выполненных задачах. На написание отчета у менеджеров уходит слишком много времени (часто отчет требуется сдать в пятницу! вечером!!)
Между тем любой руководитель знает, что обратная связь от исполнителей – ключ к высокой эффективности.
И чем чаще он получает эту связь, тем лучше. В идеале система отчетности должна работать таким образом, чтобы руководитель проекта мог в режиме реального времени оценить ход выполнения задач, загрузку сотрудников, внести коррективы, если необходимо.
Теперь такой сервис есть в Пайрус. Руководитель проекта или сотрудник, участвующий в проекте, могут зайти в Пайрус и сформировать несколько отчетов о выполнении задач. Можно узнать количество открытых и выполненных поручений, наглядно представить динамику проекта.
Для формирования отчета нужно щелкнуть название любого проекта (поле «Проекты» на главной странице Пайруса).
Над списком задач проекта есть ссылка на отчеты (на скриншоте помечено синим прямоугольником). Кликнув по ссылке, можно перейти в панель отчетов. Доступно сразу несколько видов отчетности: общее количество открытых задач по проекту; количество задач, открытых за день; задачи, закрытые за день; среднее время первого ответа на задачу и др.
Можно ограничить выборку данных для отчета по времени. Например, просмотреть данные о выполненных задачах по конкретному проекту за последний год, 6 или 3 месяца, 30 дней или за все время существования проекта.
Менеджер получает уникальный инструмент для контроля выполнения задач. Теперь руководитель проекта даже без опроса сотрудников и утомительных совещаний точно знает, когда необходимо вмешаться и дать процессу новый импульс.
Например, если в отчете отображается постоянный рост количества задач, опытный руководитель усилит команду. Вокруг показателя ежедневно закрытых задач можно построить хорошую систему мотивации — сотрудники будут стремиться выполнить как можно больше поручений. Достаточно лишь публиковать эти данные и поощрять сотрудников за достижение результата.
Показатель среднего времени первого ответа на задачу удобно контролировать в процессах общения с клиентами. Сразу видно, насколько оперативно реагирует поддержка на запросы пользователей.
Можно даже привязать ваши обязательства перед клиентом к этому параметру – задекларировать в договоре определенную скорость реагирования на запросы. Это станет вашим конкурентным преимуществом. Не секрет, что пользователи привыкли к хорошему сервису. И если от служб поддержки клиентов, например, люди не получают ответа в течение часа-двух, репутация поставщика услуг в их глазах серьезно страдает.
Команда разработчиков выражает особую благодарность пользователям, принявшим участие в опросе и тестах «Отчетов». Направляйте свои пожелания о работе Пайрус на электронную почту support@pyrus.com. Вместе мы сделаем сервис еще удобнее.
