10 советов о том, как работать эффективно

Для постоянных читателей нашего блога не будет секретом, что мы, авторы Пайруса, сами активно пользуемся сервисом. Даже программисты в компании предпочитают Пайрус другим системам.Сотрудники привыкли к ясной и четкой постановке задач, к организованной совместной работе. Что важнее, в компании сформировался свод неписанных правил, культура управления. Мне, как человеку новому, было проще увидеть отличия и изложить некоторые правила на бумаге. Надеюсь, эти советы будут полезны и вам.1. Ставьте задачу конкретно. В первой строчке задачи лучше указать, что нужно сделать, далее дать краткое описание. Ведь первая строка текста задачи будет показываться как заголовок задачи в списке задач.

2. Не начинайте задачу со строк типа «Здравствуйте», «Пришла в голову мысль» и тому подобных. Такие заголовки в списке задач не будут удобны ни вам, ни вашим коллегам. Через пару дней вы не сможете вспомнить, глядя на заголовок, что же на самом деле нужно сделать.

Читать далее 10 советов о том, как работать эффективно

Новый подход к управлению бизнес-процессами

В чём преимущества удалённой работы? Какие инструменты позволяют людям выполнять совместные проекты, находясь на разных концах света? Чем плоха электронная почта для деловой переписки? Как упростить и ускорить бизнес-коммуникацию?

Обо всём этом рассказал создатель Pyrus.com Максим Нальский на встрече в Digital October Center. Возможно, это видео позволит вам по-новому взглянуть на управление командной работой.

Что отличает Пайрус от других систем управления задачами?

Многие системы управления задачами позволяют записать набор задач, организовать их в списки и двигать задачи вверх-вниз внутри списков или между списками. Это удобно для руководителей проектов, но не помогает другим участникам задачи в организации собственного времени и не увеличивает оборачиваемость задач в команде.Пайрус основан на идее структурированных коммуникаций. Основная цель Пайруса – записать всю информацию о задаче в одном месте, обеспечивая при этом прозрачность распределения ответственности за задачу, что можно проиллюстрировать следующим примером:

Руководитель проекта создает задачу и назначает ответственным одного из членов команды (ЧК1). Когда ЧК1 нужно уточнить какие-то детали, он просит разъяснения у руководителя; для этого он пересылает ему задачу.

В этот момент, и руководитель (автор) задачи и ЧК1 видят задачу в Пайрусе. При этом очевидно, кто из них (в данный момент – автор) является ответственным за задачу и должен выполнить следующее действие.

Руководитель решает, что ответственность за задачу надо передать другому члену команды (ЧК2). Теперь ответственным стал ЧК2, и все трое (руководитель/автор, ЧК1 и ЧК2) видят произошедшие изменения в Пайрусе.
.

Прозрачное распределение ответственности для каждой задачи обеспечивает передачу необходимой информации только задействованным членам команды. Остальные члены команды не отвлекаются на неважную для них коммуникацию и продолжают работать над своими задачами: таким образом, сокращаются сроки выполнения как мелких поручений, так и крупных проектов, и в целом упрощается процесс управления задачами.

При входе в Пайрус, каждый участник видит список задач, в которых он сейчас ответственный. Список дел можно организовывать по методу GTD® (“Getting Things Done®”) или любым другим способом. По умолчанию, пользователям не видна информация по задачам, где ответственность лежит на других участниках, однако, при желании можно видеть и эти задачи, если доступ к ним открыт.

На странице каждой задачи каждый участник видит последовательность всех действий по ней, включая:

  • Кто и когда открыл задачу;
  • Вопросы и ответы каждого участника;
  • Сдвиги сроков выполнения;
  • Назначения ответственных;
  • Приложенные файлы.
Кроме того, любой человек, имеющий доступ к задаче, может написать комментарий.
Коммуникация через Пайрус настолько удобна, что часто она полностью заменяет использование электронной почты внутри компании.

У Пайруса есть мобильные клиенты для всех популярных платформ (iPhone/iPad, Andriod, Windows Phone 7). Уведомления о задачах, включая новые назначения или комментарии по текущим задачам, приходят прямо на мобильный телефон, что также упрощает взаимодействие между членами команды.

Доступ к задачам

Если у сотрудника есть доступ к задаче, то он может найти задачу в поиске, прочитать по ней всю информацию и совершить любое действие. Доступ к задаче можно получить следующими способами:
  • будучи ее автором;
  • будучи ответственным по задаче;
  • находясь в списке согласований по задаче;
  • находясь в команде открытого проекта, к которому привязана задача.

Таким образом, если мне назначили задачу, я по ней что-то сделал и отправил следующему ответственному, то впоследствии я всегда могу к ней вернуться: что-либо уточнить и дописать, поменять сроки, назначить другого ответственного и т. д.

С другой стороны, если два человека моей организации переписываются по задаче, то никто другой не видит сообщений этой переписки.

Если я создал проект и включил в него нескольких коллег, то все задачи проекта автоматически становятся доступными каждому участнику проекта. Если для меня нежелателен такой уровень открытости, я выставляю у проекта уровень безопасности Ограниченный и тогда все задачи проекта могут видеть только администраторы.

Если я удаляю человека из проекта, то он теряет доступ ко всем задачам проекта (за исключением тех, где он был явно прописан ответственным или согласующим).

Если администратор организации увольняет человека, то он мгновенно теряет доступ ко всем задачам в Пайрусе.

Проекты в Пайрусе

Когда задач становится много – удобно организовать их в списки, называемые проектами. Проекты напоминают теги, задача может лежать в нескольких проектах одновременно.
В каждом проекте есть администраторы и команда. Создатель проекта является его первым администратором.
Администраторы могут добавлять и удалять участников, назначать других администраторов и изменять любые настройки проекта. Участник команды проекта может добавлять задачи в проект.

***

У проектов бывают 2 уровня доступа — совместный и ограниченный. Совместный доступ (включен по умолчанию) означает, что каждый участник проекта может видеть любую задачу. Ограниченный доступ означает, что участник может видеть только те задачи, которые назначены ему или в которых он уже участвовал.
Администраторы всегда имеют доступ к любой задаче проекта.

***

Проект можно разбить на подпроекты. Все администраторы и участники проекта автоматически являются администраторами или участниками подпроекта.
В подпроект можно добавлять новых участников. Тогда все они смогут ставить задачи в подпроект или просматривать задачи подпроекта (если доступ совместный).
При этом участники подпроекта никогда не видят задачи головного проекта или параллельных подпроектов.
Примеры использования подпроектов:

  1. Проект «Система электронного голосования»
    • Постановка задач
    • Разработка
      • Релиз 1.0 — 10 ноября
      • Релиз 1.5 — 15 декабря
      • Транк
    • Тестирование
  2. Проект «Мультфильм»
    • Сценарий
    • Анимация
    • Озвучивание

Уровень доступа подпроекта по умолчанию совпадает с уровнем доступа проекта, но может быть изменен.

***

На базе проектов можно организовать поэтапное выполнение задач несколькими людьми (workflow).

Как работать в Пайрусе?

Зарегистрируйтесь на сайте pyrus.com. Пайрус – система командной работы, поэтому при регистрации лучше указать свой служебный адрес электронной почты и сразу пригласить нескольких коллег.Вы можете ставить задачи себе и другим людям. Если вы не видите коллегу в списке – пригласите его. Пайрус отправит ему приглашение по электронной почте.

Кстати, если ваша корпоративная почта обслуживается Google, то вы можете войти в Пайрус по ссылке «Войти через Google Apps» на главной странице.

***

При входе в систему вы видите список задач, где ответственный сейчас – вы. Войдя в задачу, вы можете написать комментарий, приложить файлы и назначить другого человека, ответственным за задачу (переназначить задачу). Она исчезнет из вашего списка дел и появится в списке у нового ответственного.

В задаче вы можете указать срок исполнения. Просроченные задачи будут нарисованы красным, а те, срок которых истекает сегодня – коричневым.

Все когда-либо поставленные вами задачи видны в списке «От меня». Там удобно отслеживать «повисшие» задачи – назначенные на определенного сотрудника, но игнорируемые им в течение нескольких дней.

Когда задача выполнена, ее можно закрыть. Если кто-то закрывает задачу моего авторства, она всплывает у меня в списке перечеркнутой. Я могу войти в задачу и убедиться, что все сделано как надо. Если что-либо требует уточнения или доделки, я открываю задачу заново.
***

Для организации собственного времени свои задачи удобно разбивать (путем перетаскивания мышкой за область с точками слева от задачи) по спискам:

  • Входящие – все новые задачи по умолчанию попадают в эту папку
  • Сегодня – задачи, которые вы собираетесь сделать до вечера
  • Следующие – задачи, которые вы собираетесь сделать сегодня, если останется время
  • Запланированные – задачи, которые вы не хотите видеть перед глазами до определенного дня. В этот день задача автоматически попадет в список Сегодня.
  • Когда-нибудь – задачи, которые вы хотели бы сделать, но не уверены, когда у вас найдется на это время.

Вы можете выделить несколько задач галочками и переместить их в любой список одной командой.

***

Если я переназначаю задачу, то Пайрус отправляет уведомление по электронной почте новому ответственному. Получивший может прямо в почтовой программе, не заходя в Пайрус, ответить на письмо. Тогда его ответ вместе со всеми вложениями будет автоматически сохранен в Пайрусе и задача переназначена обратно на меня.

Освоившись с Пайрусом, удобно поставить мобильное приложение для iPhone, iPad, Android или Windows Phone 7. Уведомления по новым задачам будут приходить на ваш мобильный телефон мгновенно.

Особенно удобен интерфейс Пайруса на планшентных компьютерах. Он позволяет заменить традиционные GTD® приложения, добавив к ним удобство совместной работы.

Пайрус – это удивительно просто!